Kata strategi sering diidentikkan dengan “perang”. Setidaknya tiga dari empat definisi kata “strategi” menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah berkaitan dengan “perang”. Menurut KBBI, strategi didefinisikan sebagai: (1) ilmu dan seni menggunakan semua sumber daya bangsa(-bangsa) untuk melaksanakan kebijaksanaan tertentu dalam perang dan damai; (2) ilmu dan seni memimpin bala tentara untuk menghadapi musuh dalam perang, dalam kondisi yang menguntungkan; (3) rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus; dan (4) tempat yang baik menurut siasat perang.
Dalam konteks organisasi bisnis dan publik, tentu definisi dari strategi adalah suatu rencana yang cermat mengenai kegiatan untuk mencapai sasaran khusus. Strategi diperlukan karena setiap organisasi mempunyai visi dan misi yang hendak dicapai. Untuk mencapai visi dan misinya, organisasi perlu menetapkan suatu pola atau rencana. Pola atau rencana yang mengintegrasikan tujuan utama dan rangkaian tindakan dalam sebuah pernyataan yang saling mengikat yang berkaitan dengan prinsip-prinsip untuk mencapai misi organisasi disebut sebagai strategi organisasi. Strategi merupakan pernyataan apa yang harus dilakukan organisasi untuk mencapai keberhasilan. Strategi ini menyatakan tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai misi yang sesuai dengan kekuatan dan kelemahan organisasi.
Meskipun organisasi publik tidak bertujuan untuk mencari profit, namun organisasi ini terdiri dari unit-unit yang saling berkaitan yang mempunyai misi yang sama yaitu melayani masyarakat. Untuk itu, organisasi publik harus dapat menerjemahkan misinya ke dalam strategi, tujuan, ukuran, serta target yang ingin dicapai yang kemudian dikomunikasikan kepada unit-unit yang ada untuk dapat dilaksanakan sehingga semua unit mempunyai tujuan yang sama yaitu pencapaian misi organisasi. Jadi, pada sektor publik, strategi organisasi perlu disusun oleh setiap unit organisasi sehingga dapat menjadi acuan dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dan pencapaian misi berupa pelayanan kepada masyarakat.
Bagaimana strategi organisasi dirumuskan? Diantara cara merumuskan strategi yaitu dengan menggunakan berbagai tools analisa, antara lain analisa STEP (Sociocultural, Technological, Environmental/Economic, Political/Legal), SWOT (Strength, Weakness, Opportunities, Threats), matriks TOWS, dan matriks evaluasi faktor.
Analisa STEP merupakan media analisa untuk melakukan analisa terkait lingkungan eksternal yang dihadapi suatu organisasi. Analisa STEP diperlukan karena organisasi harus mampu mengidentifikasi isu eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi atau bahkan keberlangsungan organisasi. Isu tersebut dapat berasal dari politik/hukum, teknologi, lingkungan atau ekonomi, dan sosial budaya. Setiap organisasi mempunyai lingkungan eksternal yang berbeda-beda, oleh karena itu perlu perlakuan yang berbeda terhadap lingkungan eksternal tersebut. Sebagai contoh, akan berbeda strategi antara organisasi yang berada di wilayah perkotaan dan pedesaan, pegunungan dan pesisir, lingkungan masyarakat yang cenderung melek teknologi dan tidak, organisasi bisnis dan publik, instansi pemerintah pusat dan daerah, fasilitas publik yang memadai dan kurang, dan berbagai kondisi eksternal lainnya. Berdasarkan analisa STEP di atas, maka organisasi harus merumuskan strategi organisasi yang tepat.
Tools selanjutnya yang dapat digunakan yaitu analisa SWOT. Analisa SWOT merupakan suatu teknik untuk mengevaluasi kinerja, persaingan yang dihadapi, risiko, serta peluang dari suatu organisasi maupun bagian dari organisasi tersebut. Dengan menggunakan data internal dan eksternal, analisa SWOT dapat menjadi acuan bagaimana suatu organisasi memformulasikan strateginya agar lebih sukses dan menghindari kegagalan. Meskipun sederhana, analisis SWOT adalah alat yang ampuh untuk membantu mengidentifikasi peluang untuk peningkatan. Masing-masing faktor (strength, weakness, opportunities, threats) penting untuk diperiksa agar dapat merencanakan peningkatan kinerja organisasi dengan baik. Di situlah analisa dibutuhkan. Ketika dianalisa bersama, kerangka kerja SWOT dapat melukiskan gambaran yang lebih besar tentang dimana organisasi berada dan bagaimana menuju ke langkah berikutnya.
Strength dan weakness merupakan faktor internal, sedangkan opportunities dan threats merupakan faktor eksternal. Strengh dalam SWOT merupakan suatu kondisi internal yang berkinerja baik. Kekuatan organisasi dapat dianalisa antara lain dengan membuat pertanyaan-pertanyaan berikut: (1) “apa yang organisasi/instansi lakukan dengan baik?”; (2) “apa yang unik dari instansi kita?”; dan (3) “apa yang disukai stakeholder tentang instansi kita?”. Berlawanan dengan strength, weakness dalam SWOT mengacu pada inisiatif internal yang berkinerja buruk. Hampir sama dengan analisa pada strength, analisa terhadap weakness dapat dilakukan dengan membuat pertanyaan lain untuk mulai mengidentifikasi kelemahan organisasi seperti: (1) “inisiatif mana yang berkinerja buruk dan mengapa?”; (2) “apa yang bisa diperbaiki?”; dan (3) “sumber daya apa yang dapat meningkatkan kinerja instansi?”.
Bagian selanjutnya dari analisa SWOT yaitu analisa terhadap opportunity. Oportunity dalam SWOT adalah hasil dari kekuatan dan kelemahan organisasi yang bersamaan dengan inisiatif eksternal. Hal ini dapat berupa apa saja, mulai dari kelemahan yang ingin ditingkatkan ataupun area yang tidak teridentifikasi dalam dua fase pertama analisa. Untuk memulai opportunity, ada baiknya dimulai dengan pertanyaan-pertanyaan berikut: (1) “sumber daya apa yang dapat kita gunakan untuk memperbaiki kelemahan?”; (2) “apakah ada kesenjangan harapan para stakeholder dalam layanan kita?”; dan (3) “apa target instansi tahun ini?”. Threats dalam SWOT mengacu pada area yang berpotensi menimbulkan masalah. Ancaman tidak sama dengan kelemahan karena ancaman bersifat eksternal dan umumnya di luar kendali. Ancaman ini dapat berbentuk apa saja, mulai dari pandemi global hingga ekspektasi pengguna layanan yang semakin meningkat. Berikut adalah beberapa pertanyaan yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi ancaman eksternal: (1) “perubahan eksternal apa yang perlu dikhawatirkan?” dan (2) “apa tren ekspektasi pengguna layanan yang sedang bermunculan?”
Analisa selanjutnya yaitu analisa matriks TOWS. Analisa matriks TOWS merupakan akronim dari beberapa kata, yaitu ancaman (threats), peluang (opportunities), kelemahan (weaks) dan kekuatan (strength). Sekilas, singkatan ini hampir identik dengan SWOT, yang membedakan adalah orientasinya. Matriks TOWS menampilkan empat strategi yang umum digunakan untuk memanfaatkan peluang dan menanggapi ancaman yang muncul. Strategi yang pertama adalah strategi Strengths/Opportunities (SO). Strategi ini mengharuskan organisasi menggunakan kekuatannya untuk memanfaatkan peluang. Strategi ini sering disebut sebagai maxi-maxi strategy. Yang berikutnya yaitu strategi Weaknesses/Opportunities (WO). Strategi ini menunjukkan bahwa organisasi akan mengatasi semua kelemahannya dan memanfaatkan peluang yang ada. Akibatnya, organisasi dapat mengurangi kelemahan dan kemudian memanfaatkan peluang. Strategi ini disebut juga sebagai mini-maxi strategy. Yang ketiga yaitu strategi Strengths/Threats (ST). Organisasi akan memanfaatkan kekuatannya untuk mengatasi potensi ancaman yang muncul. Strategi ini disebut sebagai maxi-mini strategy. Yang terakhir yaitu strategi Weaknesses/Threats (WT). Strategi ini disebut dengan mini-mini strategy. Opsi strategi terakhir ini agak kurang menarik. Strategi ini menggunakan langkah-langkah untuk mengurangi kelemahan untuk menghindari ancaman.
Tools terakhir yang digunakan dalam perumusan strategi organisasi yaitu dengan metriks evalusi faktor, yang terdiri dari evalusi terhadap faktor internal berupa strength dan weakness dan faktor eksternal berupa opportunities dan threats. Masing-masing faktor tersebut diberikan bobot penilaian agar didapat nilai total dari masing-masing faktor untuk kemudian dilakukan penentuan pilihan strategi yang tepat dari empat pilihan strategi pada matriks TOWS. Dengan tools di atas seharusnya organisasi dapat merumuskan strategi organisasinya dengan baik sehingga misi organisasi dapat tercapai.
Kesimpulan dari paparan ini adalah, setiap organisasi baik sektor privat maupun publik harus merumuskan strategi organisasinya dengan baik agar misi organisasi dapat tercapai. Meskipun organisasi publik (instansi pemerintah) tidak bertujuan untuk mencari profit, organisasi publik harus dapat menerjemahkan misinya ke dalam strategi, tujuan, ukuran, serta target yang ingin dicapai yang kemudian dikomunikasikan kepada unit-unit yang ada untuk dapat dilaksanakan sehingga semua unit mempunyai tujuan yang sama berupa pencapaian misi yang sama yaitu melayani masyarakat. Beberapa cara merumuskan strategi yaitu dengan menggunakan berbagai tools analisa, antara lain tools STEP, SWOT, matriks TOWS, dan matriks evaluasi faktor.
*Artikel ini telah dimuat pada harian padang ekspres pada tanggal 24 Mei 2023
