Apabila terjadi kesalahan input data supplier yang telah terdaftar pada KPPN, dapat dilakukan hal-hal sebagai berikut :
A. Update Supplier
Perubahan supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut :
- Pendaftaran data supplier dengan elemen data supplier yang benar ke KPPN (melalui SPM Dummy dan pendaftaran kontrak)
- SPM dummy bernilai Rp 1,-, dengan program,kegiatan,output dan akun apapun, yang diperlukan hanya untuk pendaftaran supplier
- Membawa hardcopy SPM yang telah ditanda tangani PP SPM
- Membawa ADK SPM yang telah injek PIN PPSPM
- SPM diajukan ke FO pencairan dana
- Mekanisme perubahan data supplier menggunakan user khusus pada KPPN (melalui permintaan surat ke Kepala KPPN, format sesuai PER-58/PB/2013)
- Membuat surat permohonan perubahan supplier (seperti format dibawah)
- Melampirkan Nomor Register Supplier (NRS) yang sudah terdaftar pada KPPN
B. Penonaktifan supplier
Penonaktifan supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut :
- Surat permintaan penonaktifan supplier oleh Satker format sesuai PER-58/PB/2013)
- Laporan audit sistem yang dihasilkan oleh aplikasi
- Melampirkan NRS yang telah terdaftar
C. Merge (penggabungan supplier)
- Penggabungan (merge) data supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran.
- Penggabungan data supplier dilaksanakan oleh unit khusus pengelola data supplier atas surat yang diajukan oleh satuan kerja.
- Membuat surat permohonan seperti pada format terlampir
- Melampirkan NRS yang telah terdaftar
Perubahan data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat dilakukan dengan mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai Format Lampiran VII PER-58/PB/2013 dengan melampirkan :
- Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan / Akta Pendirian Badan Usaha;
- Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;
- Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP