PERAN PENTING KEPEMIMPINAN DALAM IMPLEMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU ISO 9001:2015 PADA KANTOR PELAYANAN PERBENDAHARAAN NEGARA

Oleh: Kukuh Setyo Widodo, Kepala Sub Bagian Umum KPPN Ruteng

Satu langkah strategis suatu organisasi menuju organisasi yang modern adalah dengan menetapkan suatu standar kualitas layanan yang dapat diakui secara internasional, salah satu standar layanan internasional adalah penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO yang merupakan singkatan dari The International Organization for Standardization. ISO merupakan asosiasi global yang terdiri dari badan-badan standardisasi nasional dari tidak kurang 140 negara di dunia, didirikan untuk mendukung pengembangan standardisasi dan kegiatan terkait lainnya dengan menghasilkan kesepakatan-kesepakatan internasional yang kemudian dipublikasikan sebagai standar internasional. Salah satu standar internasional yang populer digunakan untuk untuk membantu suatu organisasi dalam memastikan bahwa organisasi dapat memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingannya sesuai persyaratan perundangan, hukum dan peraturan yang terkait adalah Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015.

Direktorat Jenderal Perbendaharaan sebagai salah satu organisasi di Kementerian Keuangan yang terus bergerak menuju organisasi yang modern telah menetapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sebagai standar yang harus diimplementasikan pada seluruh KPPN mulai bulan Agustus 2018 sesuai dengan Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-151/PB/2018 tanggal 12 Maret 2018 tentang Pedoman Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara sebagai upgrade dari sistem manajemen mutu terbaru sebagai wujud perbaikan yang berkesinambungan dari Implementasi sistem manajemen mutu sebelumnya yaitu ISO 9001:2008. Dengan terbitnya Keputusan ini maka seluruh KPPN telah memiliki panduan, standardisasi, dan quality assurance implementasi Sistem Manajemen Mutu sebagai dasar pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO:2015 terbaru untuk mewujudkan pelayanan KPPN yang sesuai dengan harapan mitra kerja dan standar internasional sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi yang baik.

Dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO:2015 di KPPN, ada tiga tahapan yang diatur dengan ketentuan sebagai berikut:

1. Tahap pertama yaitu Penyusunan dan Penetapan Pedoman Mutu KPPN;
2. Tahap kedua yaitu Internalisasi Pedoman Mutu KPPN;
3. Tahap ketiga yaitu Pelaksanaan Pedoman Mutu KPPN.

Dalam pelaksanaannya, terdapat sepuluh klausul yang dipersyaratkan dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO:2015 sebagai dasar menetapkan kebijakan dan sasaran mutu (quality objective) serta pencapaiannya

Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 merupakan integrasi dari keseluruhan sistem manajemen yang meliputi struktur organisasi, rencana kegiatan, tanggung jawab, prosedur, proses dan sumber daya untuk pengembangan, penerapan, pencapaian dan pemeliharaan kebijakan atau arah perusahaan/organisasi yang harus memenuhi persyaratan 10 (sepuluh) klausul di atas.

Kepala KPPN sebagai Manajemen Puncak mempunyai peran strategis dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di unitnya, yaitu dengan menunjukkan kepemimpinan dan komitmen dalam semua tahapan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Sesuai dengan klausul ke-5 Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yaitu Kepemimpinan, Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 mensyaratkan manajemen puncak yaitu Kepala KPPN mampu menunjukkan dirinya aktif terlibat dalam dan melakukan kegiatan kunci pada sistem manajemen mutu, tidak cukup lagi bagi Kepala KPPN hanya sekadar memastikan bahwa kegiatan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 telah terlaksana, namun Kepala KPPN juga harus terlibat secara aktif dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di unitnya. Peran penting Keterlibatan Kepala KPPN dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dapat diuraikan sesuai tahapan-tahapan implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 sebagai berikut:

Tahap pertama yaitu Penyusunan dan Penetapan Pedoman Mutu KPPN

Kepala KPPN sebagai manajemen puncak dibantu oleh pengendali dokumen menyusun konsep pedoman mutu sesuai format yang telah ditentukan, sebelum kemudian ditetapkan Kepala KPPN terlebih dahulu membahas materi pedoman mutu dengan seluruh Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian Umum dengan memastikan bahwa pedoman mutu telah memenuhi persyaratan dari sepuluh klausul Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015. Kepala KPPN harus memastikan bahwa pedoman mutu telah bersifat dinamis sesuai dengan perkembangan organisasi, peraturan perundang-undangan, dan peningkatan kualitas layanan di KPPN. Bersama dengan  seluruh Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian Umum, Kepala KPPN merumuskan kebijakan mutu yang merupakan kebijakan utama KPPN atas komitmen penerapan sistem manajemen mutu yang efektif, bertanggung jawab, dan menunjukkan perbaikan secara berkesinambungan.

Tahap kedua yaitu Internalisasi Pedoman Mutu KPPN

Kepala KPPN sebagai manajemen puncak dibantu oleh pengendali dokumen dan para Kepala Seksi dan Kepala Sub Bagian Umum melaksanakan internalisasi kepada seluruh pegawai KPPN dengan cara melakukan sosialisasi secara intensif melalui forum internal kantor baik secara formal maupun non formal. Kepala KPPN harus bisa memastikan bahwa Pedoman Mutu KPPN telah dipahami oleh semua pegawai tanpa terkecuali, semua pegawai harus memahami seluruh klausul yang ada dalam pedoman mutu KPPN sesuai dengan kewenangannya masing-masing. Secara praktis internalisasi bisa dilakukan melalui hal sebagai berikut:

1. Kepala KPPN memastikan dokumen Pedoman Mutu telah terdistribusi dengan baik kepada seluruh seksi di KPPN;
2. Sosialisasi Pedoman Mutu KPPN termasuk Kebijakan Mutu KPPN dilaksanakan melalui forum internal yaitu Gugus Kendali Mutu (GKM), Morning Call, One Day One Information, maupun forum internal lainnya;
3. Memasang Kebijakan mutu KPPN di tempat yang strategis agar mudah dibaca dan diingat oleh pegawai;
4. Kepala KPPN bersama seluruh pegawai bersama-sama menandatangani komitmen implementasi ISO di KPPN
5. Dengan melaksanakan hal-hal tersebut di atas Kepala KPPN telah menunjukkan komitmen dan kepemimpinan dalam internalisasi Pedoman Mutu KPPN

Tahap ketiga yaitu Pelaksanaan Pedoman Mutu KPPN

Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 adalah dengan melaksanakan Pedoman Mutu KPPN yang telah ditetapkan, seluruh pegawai bertanggung jawab dalam pelaksanaannya sesuai kewenangan masing-masing. Kepemimpinan dan komitmen Kepala KPPN dalam implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dapat diwujudkan dalam hal-hal sebagai berikut:

1. Bertanggungjawab secara penuh terhadap efektivitas pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN dengan cara memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 mampu menjadi kontrol atas kualitas pelayanan yang diberikan KPPN baik secara internal maupun eksternal
2. Memastikan bahwa tujuan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu telah ditetapkan untuk implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN, dan tujuannya harus sesuai dengan Konteks Organisasi dan arah Strategis Organisasi yang telah disusun sebelumnya. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN harus dipastikan telah terintegrasi dalam proses bisnis KPPN, dilaksanakan dengan memastikan bahwa persyaratan dama pedoman mutu telah sesuai dengan Standar Operasional dan Prosedur (SOP) yang ada di KPPN, selain itu sasaran mutu juga telah disusun sesuai dengan Indikator Kinerja utama (IKU) KPPN dan terus disesuaikan apabila terdapat perubahan.
3. Memastikan bahwa sumber daya yang dibutuhkan untuk Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN telah tersedia dengan baik, baik itu sumber daya manusia, sistem teknologi informasi dan teknologi, serta sarana dan prasarana maupun lingkungan operasional KPPN;
4. Mengkomunikasikan ke pihak internal pentingnya manajemen mutu yang efektif dalam forum Komunikasi Internal baik itu dalam Rapat Tinjauan Manajemen, rapat internal Seksi/Subbagian Umum, GKM, surat disposisi, Nota Dinas, briefing pagi/morning briefing, Dialog Kinerja Organisasi, dan lain-lain. Kepala KPPN terlibat secara aktif dalam mengarahkan dan mendukung seluruh pegawai untuk berkontribusi pada efektivitas Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN;
5. Memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN mencapai hasil yang diinginkan, seluruh tahapan kegiatan KPPN yang terkait dengan proses layanan kepada mitra kerja beserta kegiatan pendukungnya selalu dimonitor, diukur, dianalisa, dan dievaluasi untuk memastikan bahwa kinerja dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 pada KPPN dipenuhi;
6. Melakukan usaha perbaikan secara terus menerus dan berkesinambungan untuk meningkatkan efektivitas sistem manajemen mutu, upaya perbaikan didapat berdasarkan output dari Rapat Tinjauan Manajemen yang telah dilaksanakan, dalam Rapat Tinjauan Manajemen harus bisa menentukan kebutuhan atau peluang yang harus ditindaklanjuti sebagai bagian dari perbaikan berkesinambungan.

Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa peran Kepala KPPN sebagai manajemen puncak sangatlah penting, kepemimpinan dan komitmen yang kuat serta strategi komunikasi yang tepat dan efektif akan menjadi modal yang sangat penting dalam memastikan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 telah diimplentasikan dengan baik, sebaliknya kepemimpinan dan komitmen yang kurang akan sangat berpengaruh terhadap implementasinya, mengingat penilaian Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 di KPPN seluruh Indonesia hanya bersifat sampling maka tanpa modal kepemimpinan dan komitmen di atas, sertifikat ISO bisa jadi hanya akan menjadi pajangan semata.