Layanan Optima Mitra Prima, Inovasi Layanan KPPN Makasar I

Meningkatkan qualitas pelayanan, KPPN Makassar I mengadakan Grand Launching produk inovatifnya berupa  Layanan Optima  Mitra Prima, Senin (9/5), di Makasar.Layanan Optima Mitra Prima adalah sebentuk apresiasi KPPN Makassar I  kepada para stakeholder yang berada dalam wilayah kerjanya, yang terbukti mampu menjawab tantangan untuk merealisasikan pencairan dananya dengan cepat, tepat dan efisien.

Satker-satker yang berprestasi tersebut ditetapkan menjadi  Mitra Prima KPPN Makassar I selama satu bulan berikutnya. Sebagai Mitra Prima, maka satker berhak atas reward berupa Privilege untuk mengakses Ultimate Service. Apresiasi datang dari berbagai pihak. Bahkan melalui surat nomor S-5098/PB/2011, Direktur Jenderal Perbendaharaan memberikan apresiasi secara langsung atas inovasi pelayanan tersebut. Guna menelisik lebih jauh, redaktur perbendaharaan.go.id melakukan wawancara bersama Kepala KPPN Makasar I, I Nengah Gradug. Berikut petikan wawancara tersebut.

 

Apa yang dimaksud dengan Layanan Optima Mitra Prima, serta bagaimana mekanisme penilaiannya? Makassar iLayanan Optima Mitra Prima adalah sebuah layanan prioritas yang diberikan oleh KPPN Makassar I kepada stakeholder dengan kriteria khusus, layaknya layanan eksklusif yang diberikan oleh institusi/lembaga publik service lainnya yang sudah ada. Kami terinspirasi institusi perbankan yang memiliki layanan prioritas, layanan premium, layanan gold class atau apapun predikat layanan yang diberikan kepada nasabah-nasabah istimewanya. Mitra Prima mendapatkan privilege untuk mengakses Ultimate Service, layanan kelassatu kami antara lain: Prioritas Utama layanan pencairan dana tanpa antrean, Prioritas Utama  mendapatkan layanan/memilih front officer terbaik, Prioritas Utama  layanan konsultasi tanpa antrean, Prioritas Utama  layanan validasi SSP/SSBP tanpa antrean, Prioritas Utama  penyelesaian SP2D, serta Prioritas Utama  layanan-layanan lain yang terkait dengan proses pencairan SP2D.

Sedangkan mekanisme penilaiannya, untukdua bulan pertama masih kami dasarkan pada realisasi penyerapan dana. Mulai bulan depan akan kami fokuskan pada dua hal penting yang menyangkut IKU, yaitu realisasi penyerapan dana dan ketepatan waktu pengiriman serta akurasi data AFS  (Aplikasi Forecasting Satker, red). Formula yang akan kami pakai adalah 90% untuk penyerapan dana dan 10% untuk data AFS. Parameter penyerapan dana diambil dari akumulasi tertinggi pencairan dana Non Gaji  selama sebulan yang lalu. Minimal 10%. Mitra Prima sengaja kami batasi maksimal 5, sesuai dengan jumlah Front Officer (Non Gaji)  yang berjumlah 5 orang untuk menjaga kualitas layanan. Bila mereka datang secara bersamaan akan tetap terlayani dengan baik. Kami juga sediakan bingkisan kecil bagi FO yang paling banyak di kunjungi Mitra Prima, berupa predikat The Top Front Officerversi stakeholder.

Apa yang melatar belakangi ide Layanan Optima Mitra Prima? makassar 1Pernah suatu ketika salah satu stakeholder mengeluh kepada kami karena selalu dituntut berbagai macam hal, tetapi tidak ada apresiasi yang memadai setelah tuntutan itu terpenuhi. Pada saat yang lain, Kakanwil berkunjung ke kantor kami dan meminta kami memenuhi tuntutan itu dengan pemberian suatu penghargaan kepada mereka yang berprestasi. Jumat pagi, 29 April 2011, tim kreatif berkumpul pada sessi brainstorming untuk menindaklanjuti dua hal itu. Terjadi perdebatan kecil di sana. Cinderamata tidak cukup. Sertifikat pun diangggap tidak memadai. Harus ada sesuatu yang lebih nyata yang dapat mereka rasakan manfaatnya secara langsung. Kemudian muncullah usulan ide itu. Layanan Prioritas. Kami sudah menemukan jawabannya. Sesuatu yang benar-benar di depan mata namun kami tidak pernah melihatnya selama ini. Simpel, aplikabel dan bernilai tambah bagi user. Kami maupun satker. Senin 02 Mei 2011 pagi, dengan support penuh seluruh pegawai di KPPN Makassar I, kami sudah meluncurkan soft launching. Soft launching menyebar dengan cepat. Fax yang kami kirim ke Kakanwil diapresiasi.Disposisi ke seluruh Kabid dengan label “Ide Kreatif”.Fax diteruskan ke seluruh KPPN se Sulawesi Selatan & Barat. Kami telah mengguncang Sulselbar!Riak kecil yang kami buat telah menjadi gelombang. Ucapan selamat mulai mengalir. Apresiasi kembali kami terima.Tetapi kami masih belum akan berhenti. Kami baru mulai.Ada target kami yang lebih besar.

Sementara itu, kami mulai menyiapkan Grand Launching yang kami rencanakan hari Senin berikutnya.Kami tidak main-main. Tim kreatif bekerja dengan efisien. Ide-ide cerdas bermunculan. Headline di web KPPN dirancang. Leaflet dan banner dipesan. Desain sertifikat dan privilege card dibuat. Artikel untuk web Perbendaharaan.go.id disusun. Tulisan ke milis informal dikirim. Spanduk disiapkan. Bahkan kami dikirimi spanduk khusus dari Kakanwil sebagai tanda simpati. Sekaligus kesediaan beliau untuk membuka secara langsung acara Grand Launching. Kami bekerja dengan cepat. Berbagi tugas. Sungguh beruntung kami memiliki team work yang sedemikian kreatif dan solid. Walaupun berada dalam tekanan,  tetap mampu bekerja keras dan bekerja cerdas. Senin, 09 mei 2011, Grand Launching berlangsung dengan sukses.

Sejauh ini, apa dampak dari layanan tersebut bagi satuan kerja? Positif. Sangat positif.Sebagai contoh kecil, undangan Grand Launching kepada Mitra Primakami antar dengan kurir khusus untuk menjamin surat kami benar-benar diterima, sekaligus untuk melihat respon mereka. Sambutan luar biasa. Pertanyaan mereka sama: “Kenapa baru sekarang?” Besoknya diantara kelima  Mitra Primakami ternyata sudah ada yang mencoba layanan itu. SPM di sampaikan ke FO (front office, red) tanpa antrean, dari FO diberi tanda dengan stopmap khusus sehingga dalam prosesnya semua pegawai yang terlibat tahu bahwa di depan merekaada SPM prioritas. Hasilnya luar biasa. Sementara yang lain belum dipanggil nomor antreannya, dalam 15-20 menit setelah data masuk sistem,  dia sudah pulang dengan membawa SP2D. Kami bisa melihat senyumnya mengembang. Bangga. Puas.Sungguh Kami Mengerti bagaimana mengapresiasi Sebuah prestasi.

Oleh : Novri H.S Tanjung – Media Center Ditjen Perbendaharaan