Oleh : Ary Dekky Hananto*
Departemen Keuangan khususnya Ditjen Perbendaharaan dan Ditjen Anggaran sedang mempersiapkan sebuah proyek revolusioner bernama Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). SPAN akan memfasilitasi koneksitas data dan integrasi database dalam proses penganggaran dan pelaksanaan anggaran. Walaupun proyek SPAN tidak hanya melibatkan proses IT akan tetapi harus kita akui bahwa infrastuktur IT SPAN akan berperan sangat vital bagi kesuksesan proyek SPAN. Di sisi yang lain, proyek SPAN juga akan membawa konsekuensi pada dinamika organisasi semisal perubahan budaya organisasi, perubahan proses bisnis, dan dinamika sumber daya manusia.
Apabila dianalogikan dengan implementasi pada private sector, SPAN bisa dianalogikan dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP). Mungkin saya dan anda lebih mengenal SAP ataupun Oracle sebagai reputable vendor dan software ERP. Melalui ERP, perusahaan mempunyai database yang akan terkoneksi dengan semua bagian di perusahaan tersebut. Manfaatnya adalah menghilangkan duplikasi data pada database yang terpisah-pisah, memudahkan perencanaan dan pengalokasian sumber daya, serta menekan biaya operasional perusahaan dan membuatnya lebih efisien. Dari sisi biaya, perusahaan-perusahaan besar rela menggelontorkan jutaan dolar untuk mengimplementasikan ERP. Sebagai contoh Cadbury Schweppes.plc, sebuah perusahaan minuman ringan di Inggris, menginvestasikan lebih dari US$200 juta untuk system ERP dengan harapan akan menghasilkan return sebesar US$500 juta (www.sap.com).
Apabila anda berkesempatan untuk mencari informasi di internet, anda akan menemukan banyak kisah-kisah sukses juga kisah-kisah kegagalan yang dialami oleh perusahaan yang telah berinvestasi sedemikian besar untuk ERP. Menurut hemat penulis, untuk menyongsong dan mendukung keberhasilan pelaksanaan proyek SPAN pada DJPBN, kita harus mau belajar dari kesuksesan dan kegagalan tersebut. Critical success factors ERP dapat menjadi acuan agar proyek SPAN bisa dimplementasikan dengan baik.
Pada workshop Business Process Improvement (BPI) dengan agenda penyampaian inception report dari konsultan BPI beberapa waktu lalu, Bapak Dirjen Perbendaharaan sempat mengingatkan akan pentingnya "continuous risk mitigation" yang menjadi salah satu critical success factor proyek SPAN.
Di Indonesia, sejauh pengamatan penulis, laporan manajemen risiko belum menjadi suatu trend walaupun secara struktural sudah mulai ada jabatan atau tim khusus yang menangani manajemen risiko semisal Risk Management Officer. Hal itu bisa dipahami karena Risk Management Standard belum menjadi standar yang "widely accepted". Apabila kita mengacu dan mempelajari AS/NZS 4360 Risk Management Standard yang menjadi standar pertama di dunia dan telah dihasilkan oleh Standards Australia, dapat diketahui bahwa standar ini telah mendapatkan apresiasi dan dukungan dari para praktisi manajemen risiko di seluruh dunia. Hal ini diperkuat dengan sebuah kutipan pernyataan berikut ini yang mungkin dapat menunjukkan bahwa tidak hanya private sector yang harus mengimplementasikan manajemen risiko melainkan juga organisasi sektor publik.
"A number of UK Departments of State also adopted the process either in full or for particular projects. The AS/NZS 4360 process was also recommended for use in publications covering the UK Local Government through to a UK Cabinet Document issued with a foreword by the Prime Minister... " (www.standards.org.au)
Sebagai gambaran proses manajemen risiko menurut AS/NZS 4360 Risk Management Standard, berikut Diagram alur proses manajemen risiko:
Dikutip dari AS/NZS 4360 Risk Management Standard
Berdasarkan alur proses diatas kemudian disusun "Risk Register" yang merupakan alat dokumentasi risk assessment yang telah dilakukan. Risk register akan menyajikan informasi antara lain jenis risiko, peluang dan dampak risiko, prioritas risiko, risk treatment, dan person/officer in charge. Dengan disusunnya risk register, pengelolaan risiko akan lebih terarah karena tahapan-tahapan pengelolaan risiko telah terdokumentasi. Selain itu pengelolaan risiko akan lebih mudah direview karena tiap-tiap risiko telah memiliki officer in charge yang fokus menangani dan bertanggungjawab mengelola masing-masing risiko.
Terkait proyek SPAN yang merupakan multiyears project, perlu kiranya Ditjen Perbendaharaan, Ditjen Anggaran, Pusintek bersama-sama konsultan BPI atau konsultan change management melaksanakan pengelolaan risiko dengan berpedoman pada Risk Management Standard sehingga risiko-risiko yang teridentifikasi bisa dikelola dengan lebih terarah dan terdokumentasikan dengan baik. Pada akhirnya risk management report proyek SPAN harus dilaporkan secara periodik sebagai bentuk pertanggungjawaban dan akuntabilitas risk management officer.
Salam sukses untuk proyek SPAN.
*Penulis adalah pelaksana pada Bagian Pengembangan Pegawai dan dapat dihubungi melalui email Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya.
Daftar Pustaka
Cadbury Schweppes undertakes global restructuring using SAP.com, SAP. Available from http://www.sap.com/uk/about/success/casestudies/cadbury2.epx (accessed 28 July 2009).
World's first Global Risk Management Standard (2004-09-15), Satndards Australia. Available from http://www.standards.org.au/cat.asp?catid=41&ContentId=196&News=1 (accessed 28 July 2009).
