Mudah dan Cepat Hitung GUP: PAHATOP!

Melalui PMK Nomor 62 Tahun 2023 tentang Perencanaan Anggaran, Pelaksanaan Anggaran, serta Akuntansi dan Pelaporan Keuangan, Pemerintah menegaskan bahwa mekanisme pembayaran yang diprioritaskan adalah LS (langsung kepada penerima hak). Akan tetapi, pada praktiknya tidak seluruh belanja pemerintah efisien jika dibayarkan melalui mekanisme LS. Oleh sebab itu, pemerintah menyediakan mekanisme Uang Persediaan (UP) sebagai uang muka kerja yang dikelola oleh Bendahara.

Uang Persediaan (UP) menjadi salah satu instrumen esensial dalam memastikan kelancaran kegiatan sebuah entitas. UP diberikan kepada Bendahara untuk dikelola dan digunakan untuk operasional harian, kebutuhan belanja yang bersifat kecil, mendesak, rutin, dan pembayaran lainnya yang tidak efisien jika menggunakan mekanisme LS yang prosedurnya relatif lebih panjang.

Namun demikian, penggunaan UP juga mengandung risiko, seperti idle cash, penyalahgunaan dana, pengeluaran tidak sah, hingga lemahnya pertanggungjawaban. Oleh karena itu, pengaturan mengenai UP terus berkembang menuju digitalisasi, pembatasan transaksi tunai, dan peningkatan penggunaan mekanisme non-tunai serta Kartu Kredit Pemerintah (KKP). Salah satu di antaranya adalah pengaturan mengenai revolving atau Ganti Uang Persediaan (GUP). Hal ini lah yang kerap kali menjadi penyebab penolakan SPM GUP oleh KPPN.

Bagaimana hal ini terjadi dan apakah ada solusi untuk meminimalisasi penolakan ini?

Dalam konteks pengelolaan kas negara, revolving memiliki makna yang sangat penting karena:

• memastikan kelancaran kegiatan operasional satker;
• menjaga efisiensi pengelolaan kas negara;
• menghindari idle cash dalam rekening bendahara;
• mendorong tertib administrasi dan percepatan pertanggungjawaban.

Secara substantif, revolving bukan sekadar “mengisi ulang kas”, melainkan bagian dari siklus pengelolaan UP yang harus dilakukan secara periodik dan terukur.

 Selain PMK Nomor 62 Tahun 2023, ketentuan terkait revolving UP juga diatur dalam PER-5/PB/2024 tentang Petunjuk Teknis Penilaian IKPA. Dalam regulasi tersebut ditegaskan bahwa UP bersifat revolving dan satker wajib melakukan penggantian UP secara berkala. Pengelolaan UP/GUP ini pun menjadi salah satu indikator kualitas pelaksanaan anggaran. Dengan bobot sebesar 10%, Indikator Pengelolaan UP dan TUP pada IKPA menitikberatkan pada:

• frekuensi GUP/revolving;
• ketepatan waktu GUP;
• rasionalitas besaran UP;
• optimalisasi penggunaan dana UP/TUP.

 Terdapat 2 komponen besar dalam penilaian Indikator Pengelolaan UP dan TUP, yakni komponen

• Pengelolaan UP dan TUP Tunai (bobot 90%), dan
• Pengelolaan UP KKP (bobot 10%).

Komponen Pengelolaan UP dan TUP Tunai kemudian dihitung lagi berdasarkan nilai komposit dari subkomponen:

1. Nilai Kinerja Ketepatan Waktu (bobot 50%)

Satuan kerja wajib melakukan revolving UP Tunai minimal 1 (satu) kali dalam 1 (satu) bulan. Ketepatan waktu dihitung berdasarkan:

1. tanggal SP2D UP ke tanggal SP2D GUP Isi dan/atau SP2D GUP Nihil
2. tanggal SP2D GUP Isi ke tanggal SP2D GUP Isi berikutnya

2. Setoran TUP (bobot 25%)

Subkomponen ini dihitung berdasarkan rasio setoran TUP terhadap nominal TUP yang dikelola Satker dalam satu tahun anggaran. Sehingga, diharapkan Satker yang mengajukan dan telah disetujui menggunakan TUP oleh KPPN, mengelola dan mempertanggungjawabkan TUPnya dalam SPM PTUP sebesar 100% tidak ada setoran kembali ke kas negara

3. Persentase GUP Disebulankan (bobot 25%)

Subkomponen ini mengukur seberapa besar persentase nilai UP yang dipertanggungjawabkan dalam SPM GUP jika disetarakan dalam sebulan. Persentase GUP Disebulankan dihitung berdasarkan persentase GUP dikalikan dengan faktor hari yang disebulankan.

 % GUP Disebulankan = % GUP x (Jumlah hari sebulan*)/Rentang waktu SP2D GUP/GUP Nihil dari UP/GUP sebelumnya

 *Jumlah hari dalam sebulan mengacu pada jumlah hari kalender dari tanggal bulan berkenaan ke tanggal bulan berikutnya, misalnya:

• Apabila SP2D UP/GUP sebelumnya tertanggal 28 April, maka jumlah hari dalam sebulan adalah 30 hari (28 April ke 28 Mei);
• Apabila SP2D UP/GUP sebelumnya tertanggal 25 Januari, maka jumlah hari dalam sebulan adalah 31 hari (25 Januari ke 25 Februari); dan
• Khusus untuk SP2D UP/GUP sebelumnya tertanggal hari terakhir pada bulan berkenaan, tanggal 30 dan 31 Januari pada tahun non kabisat, serta tanggal 29, 30, dan 31 Januari pada tahun kabisat, maka jumlah hari dalam sebulan dihitung berdasarkan jumlah hari sebulan pada bulan berikutnya

Apabila nilai subkomponen ini tidak maksimal atau < 100%, biasanya akan dilakukan penolakan oleh KPPN karena mempengaruhi nilai IKPA, baik IKPA KPPN maupun IKPA Satker. 

Berdasarkan histori penolakan SPM di SAKTI selama 3 tahun terakhir, lebih dari 90% SPM GUP yang ditolak disebabkan kurangnya nilai subkomponen Persentase GUP Disebulankan. Sebagian besar Satker mengajukan nilai GUP lebih kecil dari yang diharapkan sehingga Persentase GUP Disebulankan di bawah 100%. Secara kumulatif, hal ini tentu sangat mempengaruhi nilai IKPA KPPN dan IKPA Satker.

Contoh kasus yang kerap terjadi:

• Satker A memiliki UP sebesar 9 juta Rupiah.
• Pada tanggal 22 Juni, Satker A hendak mengajukan SPM GUP dengan nilai 4,5 juta Rupiah. Persentase GUP (%GUP) dibanding UP = 50%.
• Di bulan sebelumnya, Satker telah mengajukan GUP dan telah terbit SP2D GUP tanggal 29 Mei.

Dari contoh di atas dapat diketahui bahwa:

• Jumlah hari dalam sebulan adalah 31 hari (29 Mei – 29 Juni)
• Rentang waktu SP2D GUP sebelumnya (29 Mei) ke tanggal SPM GUP (22 Juni) adalah 24 hari.

Sehingga, Persentase GUP Disebulankan:

= 50% x (31 hari/24 hari) = 64,58% (Belum Optimal)

Perhitungan tersebut menunjukkan bahwa Satker hanya mampu mengelola dan mempertanggungjawabkan 64,58% dari total UP dalam jangka waktu sebulan. Hal ini tentu sangat mempengaruhi nilai IKPA Satker dan IKPA KPPN karena Persentase GUP Disebulankan belum optimal (di bawah 100%). Oleh sebab itu, dalam rangka menjaga nilai IKPA Satker dan IKPA KPPN tetap optimal, KPPN akan melakukan konfirmasi kepada Satker apakah nominal GUP masih dapat ditingkatkan dan melakukan penolakan SPM GUP di SAKTI. Selain rekomendasi meningkatkan nominal GUP, penting bagi Satker juga untuk memperhatikan waktu pengajuan SPM GUP ke KPPN karena pengajuan dan pemrosesan di atas jam 13.00 di KPPN rentan menyebabkan SP2D GUP dimaksud akan terbit esok hari sehingga rentang waktu dengan SP2D GUP sebelumnya bertambah 1 hari dari perhitungan sebelumnya.

Contoh:

• KPPN melakukan penolakan atas SPM GUP dari Satker A senilai 4,5 juta Rupiah di atas dan merekomendasikan untuk meningkatkan nominal GUP.
• Satker A mengajukan SPM GUP kembali dengan nominal 7 juta Rupiah.

Perhitungan Persentase GUP Disebulankan

= 77,77% x (31 hari/24 hari)

= 100,45% (Sudah Optimal)

• Akan tetapi, Satker A mengajukan SPM GUP di pukul 14.30 dan telah melewati batas waktu pemrosesan SPM menjadi SP2D oleh KPPN di tanggal yang sama. SP2D GUP tersebut akan terbit di tanggal 23 Juni.
• Lantas, di mana letak kesalahannya kembali? Jika SP2D GUP tersebut akan terbit di tanggal 23 Juni, seharusnya Rentang Waktu dengan SP2D GUP Sebelumnya adalah 25 hari, bukan 24 hari.

Sehingga, perhitungan Persentase GUP Disebulankan

= 77,77% x (31 hari/25 hari)

= 96,43% (Belum Optimal)

• SPM GUP tersebut berpotensi ditolak kembali oleh KPPN dan Satker harus meningkatkan lagi nominal GUP-nya. Namun, apabila Satker A mengajukan SPM GUP sebelum pukul 12.00, SP2D GUP tersebut dapat diproses dan terbit di tanggal yang sama, yakni tanggal 22 Juni.

Penolakan terhadap SPM GUP di KPPN Gunungsitoli pada umumnya jarang terjadi karena alasan lain selain Persentase GUP Disebulankan karena faktor minimnya dokumen lampiran SPM serta Uraian dan Penerima relatif sama setiap bulannya. Namun, meskipun telah diberikan edukasi cara perhitungan GUP baik melalui personal chat, kegiatan monev rutin bulanan, konsultasi tatap muka dan daring, kesalahan ini masih terus berulang. Pergantian operator/pejabat perbendaharaan yang sangat dinamis di Satker tanpa disertai transfer knowledge yang optimal antar pegawai menjadi penyebab utama kesalahan ini masih kerap terjadi.

Penolakan SPM GUP berulang menghambat penyerapan anggaran dan kelancaran operasional Satker, pun demikian dengan efisiensi waktu pemrosesan SPM oleh FO Validator di KPPN. Kesalahan berulang yang sangat administratif ini seharusnya dapat diminimalisasi dengan alat bantu sederhana.

KPPN Gunungsitoli telah menyediakan alat bantu tersebut di situs resmi KPPN Gunungsitoli berupa online spreadsheet dengan rumus Excel sederhana. Namun, desain tampilan yang kompleks dan banyaknya field yang harus diisi Satker secara berulang membuat alat bantu tersebut kurang efektif dan efisien bagi Satker. Melihat tren kesalahan tersebut KPPN Gunungsitoli kemudian menetapkan sebuah inovasi yang direplikasi dari KPPN Ruteng, yaitu PAHATOP (Aplikasi Handal Hitung Oeang Persediaan).

PAHATOP menyajikan perhitungan Persentase GUP Disebulankan dengan desain tampilan lebih sederhana bagi Satker. Dengan PAHATOP, Satker hanya perlu memilih Kode Satker untuk memeriksa berapa Nilai GUP Optimal yang harus diajukan dalam SPM dalam 7 hari kerja ke depan. Nilai tersebut merupakan nilai minimal (bukan maksimal) yang harus diajukan di tanggal tersebut, lengkap dengan Persentase GUP dari Nilai UP (% GUP Hari-n) dan Rentang Waktu dengan SP2D GUP Sebelumnya (Selisih Hari-n).

Tampilan PAHATOP dapat dilihat melalui gambar di bawah ini.

Dari gambar tersebut, Satker A seharusnya mengajukan SPM GUP dengan nominal di atas Rp7.258.064 atau sebesar 80,65% dari Nilai UP 9 juta dan selisih hari SP2D GUP sebanyak 25 hari.

Perhitungan Persentase GUP Disebulankan

= 80,65% x (31 hari/25 hari)

= 104,17% (Sudah Optimal)

Seluruh Nilai GUP Optimal Hari-n merupakan nilai minimal GUP yang sebaiknya diajukan Satker ke KPPN agar memperoleh nilai subkomponen Persentase GUP Disebulankan optimal, sehingga nilai IKPA tidak terganggu. Perlu diingat juga, angka ini berlaku jika Satker mengajukan SPM GUP tersebut sebelum pukul 13.00 agar SP2D GUP terbit di tanggal yang sama. Pembatasan ini untuk memberi ruang waktu bagi KPPN untuk memproses dan memvalidasi SPM lainnya sesuai antrian masuk di aplikasi SAKTI.

Jadi, bagi Bapak/Ibu Satker Mitra KPPN Gunungsitoli, yuk akses PAHATOP di situs resmi KPPN Gunungsitoli melalui Menu Layanan > Inovasi > PAHATOP.

KPPN Gunungsitoli mengapresiasi setinggi-tingginya kepada KPPN Ruteng atas inovasi ini sehingga dapat direplikasi dan yang memberi  manfaat luar biasa baik bagi Satker maupun bagi KPPN Gunungsitoli.

Oleh:

Lady Ayu Finishend Daeli (Seksi PDMS KPPN Gunungsitoli)