FRESH Office, Salah Satu Upaya DJPb Menyongsong Era Government 4.0

Tidak pernah terbayangkan sebelumnya bahwa pandemi Covid-19 akan memiliki dampak di hampir setiap lini kehidupan manusia, dari mulai cara berinteraksi, beraktivitas, hingga cara bekerja. Bahwa pekerjaan yang kita lakukan ternyata bisa dilakukan dari rumah, kita bisa melakukan absen secara online, dan kita bisa melakukan rapat dan kegiatan rutin yang biasa kita lakukan di kantor secara online. Dengan kata lain Covid-19 memaksa kita untuk berinovasi dan bertransformasi secara digital dalam bekerja. "Pandemi Covid-19 telah memacu kita untuk berubah, mengembangkan cara-cara baru, meninggalkan kebiasaan lama yang tidak relevan, menerobos ketidakmungkinan, dan kita telah berusaha bermigrasi ke cara-cara baru di era Revolusi Industri 4.0 ini, agar bisa bekerja lebih efektif, lebih efisien, dan lebih produktif " terang Jokowi.

New Ways of Working

Sejalan dengan itu, Kementerian Keuangan sejak awal pandemi telah menerapkan perubahan pola kerja dengan apa yang disebut New Ways of Working, konsep ini lahir dari adanya New Thinking of Working yang telah diterapkan Kemenkeu sejak tahun 2018 walaupun masih berupa kajian kala itu, diantara bagian dari budaya New Thinking of Working adalah ABW (Activity Based Workplace) dan FWS (Flexible Working Space). Konsep ABW merupakan konsep ruang kerja dimana setiap individu pegawai tidak mendapatkan alokasi workstation/desk secara khusus, artinya pegawai dapat memilih lingkungan dan instrument yang paling sesuai bagi aktivitas mereka di suatu saat tertentu (aktivitas fokus, kolaborasi, sosialisasi, dsb.). Sedangkan konsep FWS adalah pengaturan pola kerja pegawai yang memberikan fleksibilitas lokasi bekerja selama periode tertentu dengan memaksimalkan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) untuk meningkatkan dan menjaga produktivitas pegawai. Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb), Kementerian Keuangan bersama dengan unit Eselon I lainnya, pada tahun 2019 telah melaksanakan piloting implementasi layout ruang kantor berbasis ABW.

FRESH Office DJPb

Lalu dalam rangka mengimplementasikan New Ways of Working, DJPb menciptakan inovasi yang ditetapkan dalam quickwins DJPb tahun 2021 yaitu FRESH Office DJPb. FRESH yang merupakan singkatan dari Flexible, Responsive, Smart, dan Healthy.

Flexible adalah konsep ruang kerja yang menerapkan ABW dan juga FWS.

Responsive  adalah konsep bangunan instansi yang mengakomodir denah dan tata ruang yang ramah difabel dan responsive gender, serta sarana dan prasarana yang tanggap bencana.

Smart adalah desain ruang kerja modern melalui pengoptimalisasian penggunaan teknologi informasi.

Healthy adalah konsep ruang kerja Green Office yang mengutamakan sanitasi yang baik, ventilasi dan pencahayaan yang memadai dan penyediaan ruang terbuka hijau.

Penerapan desain dan tata ruang kantor instansi DJPb dengan konsep FRESH Office ini telah diatur dalam Kepdirjen Perbendaharaan nomor KEP-97/PB/2021 tentang Buku Pedoman Standar Layout dan Desain Bangunan Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

Timeline Implementasi

Pada tahun 2021, telah ditunjuk 17 unit piloting kantor vertikal DJPb di seluruh Indonesia dalam rangka implementasi FRESH Office, pada tahun 2022 akan diimplementasikan di seluruh Kanwil DJPb dan juga KPPN Tipe A1 Non Provinsi, pada tahun 2023 akan diimplentasikan di seluruh KPPN Tipe A1, dan pada tahun 2024 akan di diimplentasikan di seluruh KPPN Tipe A2.

Perubahan Mindset

Implementasi FRESH Office ini diharapkan tidak hanya sekedar mengubah penataan layout ruang kerja, namun lebih dari itu, perubahan mindset bekerja dari para pegawai juga diharapkan karena konsep bekerja pada ABW dan FWS ini akan merubah juga kebiasaan dari para pegawai dalam bekerja, selain itu FRESH Office diharapkan dapat mengubah budaya organisasi dari sektoral menjadi kolaboratif, mendorong komunikasi secara vertikal dan horizontal menjadi lebih cair, meningkatkan efisiensi penggunaan ruang kantor dan juga tidak kalah penting menumbuhkan daya kreasi, inovasi, serta meningkatkan produktivitas pegawai. "Konsep FRESH Office tidak hanya sekedar membangun sarana prasarananya namun membangun mindsetnya dan memastikan bahwa kinerja tugas fungsi perbendaharaan semakin meningkat dan baik, membuat insan perbendaharaan semakin kompeten, berkinerja tinggi, mampu melaksanakan seluruh amanah organisasi" terang Sekretaris DJPb, Didyk Choiroel.

Tantangan

Jangan berharap bahwa kantor instansi vertikal DJPb akan menyamai kantor-kantor startup besar di ibukota karena mereka mempunyai dana tak terbatas, salah satu tantangan dalam implementasi FRESH Office ini adalah pagu atau alokasi belanja yang terbatas sehingga kantor instansi vertikal DJPb harus memikirkan skala prioritas dalam menentukan ruangan mana yang akan direnovasi secara bertahap serta penggunaan meja dan kursi yang masih layak akan dilakukan refinish agar menghemat anggaran. Bagaimanapun tantangan yang dihadapi, DJPb optimis bisa melaksanakan implementasi FRESH Office ini secara tuntas.

Dengan hadirnya FRESH Office, menandakan bahwa DJPb sudah siap untuk memasuki ruang kerja masa depan dan menyongsong era Government 4.0,  tinggal sekarang bagaimana pegawai DJPb yang ”handal” dapat segera mengubah mindset bekerja agar sejalan dengan konsep FRESH Office dan amanah organisasi dapat dijalankan dengan maksimal.

Oleh : Denny Aulia *

*) Kepala Seksi Verifikasi dan Akuntansi KPPN Solok

Catatan :
Artikel di atas merupakan pendapat pribadi dan tidak mewakili pandangan instansi dimana Penulis bekerja.

#DJPbHAnDAL
#KPPNSolokRANCAK
#KPPNSolokWBK
#KPPNSolokMenujuWBBM