Implementasi e-Perjadin dalam Mendukung Efisiensi, Transparansi, dan Akuntabilitas Pengelolaan Keuangan Negara

Latar Belakang

Perjalanan dinas merupakan salah satu komponen belanja negara dengan frekuensi transaksi yang sering dilakukan. Proses administrasi yang kompleks mulai dari tahap perencanaan, pelaksanaan, hingga pertanggungjawaban memunculkan berbagai tantangan dalam pelaksanannya. Selama ini, pengelolaan perjalanan dinas dilakukan secara manual, namun hal tersebut berpotensi menimbulkan berbagai permasalahan, seperti inefisiensi waktu, penggunaan dokumen fisik yang berlebihan, keterbatasan transparansi, sampai dengan meningkatkan risiko penyimpangan dan kecurangan. Kebutuhan organisasi yang semakin dinamis seiring dengan teknologi yang terus berkembang, namun belum terdapat perubahan signifikan dalam tata kelola perjalanan dinas menjadi latar belakang konsepsi Sistem Elektronik Perjalanan Dinas (e-Perjadin).

Sejalan dengan arah kebijakan nasional yang memuat fokus dan perencanaan pencegahan korupsi sebagaimana tertuang dalam Strategi Nasional Pencegahan Korupsi berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2018, pemerintah mendorong digitalisasi dan e-government dalam proses bisnis untuk mengurangi penggelembungan anggaran. Salah satu focus digitalisasi proses bisnis yang dilakukan yaitu terkait pengelolaan belanja perjalanan dinas. Kementerian Keuangan merespons kebijakan tersebut melalui pengembangan dan pelaksanaan Sistem Elektronik Perjalanan Dinas. Sistem ini diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 119 Tahun 2023 sebagai perubahan atas PMK Nomor 113/PMK.05/2012, serta diimplementasikan secara bertahap melalui skema piloting pada belanja perjalanan dinas.

e-Perjadin

e-Perjadin adalah sistem elektronik terintegrasi yang digunakan untuk mengelola seluruh proses perjalanan dinas, mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga pertanggungjawaban. Sistem ini mencakup penyusunan rencana perjalanan, penetapan anggaran, pencatatan aktivitas selama perjalanan dinas, serta pelaporan dan unggah bukti pertanggungjawaban secara digital. Dengan demikian, e-Perjadin menggantikan proses manual yang selama ini bergantung pada dokumen fisik dan prosedur yang tersebar.

Penerapan e-Perjadin dilatarbelakangi oleh tingginya kompleksitas dan risiko dalam pengelolaan perjalanan dinas secara manual. Proses konvensional dinilai kurang efisien, memakan waktu, serta memiliki potensi terjadinya penyimpangan dan fraud. Selain itu, temuan pemeriksaan atas belanja perjalanan dinas masih relatif tinggi dari tahun ke tahun. Oleh karena itu, e-Perjadin hadir sebagai instrumen untuk mendukung agenda pencegahan korupsi, meningkatkan akuntabilitas, serta memperkuat tata kelola keuangan negara melalui digitalisasi proses bisnis.

Manfaat e-Perjadin

e-Perjadin memberikan beberapa manfaat yaitu menghilangkan proses manual dan paper-based, simplifikasi dan efisiensi melalui integrasi probis perjadin end-to-end berbasis IT, serta otomatisasi perhitungan, pembayaran, dan pertanggungjawaban perjadin. Sistem e-Perjadin tentunya memberikan manfaat juga bagi para stakeholders seperti para pegawai, satuan kerja, pimpinan, Bendahara Umum Negara, sampai dengan APIP dan Audit Eksternal.

Bagi para Pegawai dapat merasakan manfaat e-Perjadin seperti pembayaran perjadin menjadi lebih cepat, pasti, dan wajar, prosedur perjadin menjadi lebih mudah, dan pertanggungjawaban yang juga menjadi lebih mudah. Bagi para satuan kerja, e-Perjadin memberikan manfaat integrasi proses bisnis perjadin, pengaadaan moda transportas/akomodasi, dan pembayaran, pertanggungjawaban dan pelaporan APBN menjadi lebih mudah, serta digitalisasi manajemen keuangan dan micropayment transaksi satker. Para pimpinan juga dapat merasakan manfaat dalam melakukan monitoring efektivitas perjadin dan reformulasi perjadin disesuaikan dengan kebutuhan organisasi.

Bendahara Umum Negara dapat merasakan manfaat e-Perjadin seperti manajemen likuiditas yang lebih efisien, perencanaan kas yang lebih efektif, serta tersedianya data ritel untuk analisis belanja pemerinta yang dapat mempermudah dalam melakukan data analytics. Terakhir, APIP dan auditor eksternal dapat merasakan manfaat e-Perjadin dalam hal ini mengurangi fraud perjadin, dukungan audit berbasis IT, serta tercatatnya rekam jejak pada sistem yang dapat memudahkan auditor dalam melakukan audit.

Penulis mengharapkan tulisan ini dapat menjadi bahan pemahaman bagi pegawai dan pengelola keuangan dalam mengimplementasikan e-Perjadin serta dapat memberikan masukan dalam pengembangan dan penyempurnaan sistem e-Perjadin ke depan.

Implementasi e-Perjadin

Implementasi e-Perjadin dibagi ke dalam tiga tahapan yaitu perencanaan, pelaksanaan, dan pertanggung jawaban. Pada tahap perencanaan, pengelola menyusun rencana perjalanan dinas, menetapkan anggaran, dan mengundang peserta. Kedua, tahap pelaksanaan, yaitu pelaksanaan kegiatan perjalanan dinas yang disertai pencatatan aktivitas, presensi, dan pendataan pengeluaran secara elektronik. Ketiga, tahap pertanggungjawaban, yaitu pelaporan hasil perjalanan dinas dan pengunggahan bukti dukung yang valid langsung ke dalam sistem. Seluruh proses tersebut terekam secara digital dan terintegrasi, sehingga dapat dipantau, diaudit, dan dianalisis secara lebih akurat.

e-Perjadin mulai diimplementasikan melalui skema piloting pada tahun 2025. Pelaksanaan ini dilakukan secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan sistem, evaluasi fase sebelumnya, serta kesiapan sumber daya manusia. Sampai dengan piloting, sistem ini telah digunakan oleh ratusan pegawai Kementerian Keuangan dan memproses ratusan transaksi perjalanan dinas.

Penerapan e-Perjadin melibatkan berbagai pihak dengan peran dan tanggung jawab yang jelas. Pihak tersebut antara lain pengelola kegiatan yang menyusun dan mengoordinasikan perjalanan dinas, staf PPK yang membantu proses penganggaran dan verifikasi, pelaksana perjalanan dinas sebagai pengguna sistem, administrator yang mengelola hak akses, serta Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) yang memiliki kewenangan pengambilan keputusan atas pengeluaran negara. Keterlibatan banyak peran ini bertujuan untuk memastikan adanya pemisahan fungsi dan pengendalian internal yang memadai.

Pelaksanaan piloting e-Perjadin dilakukan secara bertahap dengan mempertimbangkan kesiapan sistem dan sumber daya manusia. Data menunjukkan bahwa tingkat adopsi e-Perjadin cukup baik, dengan ratusan pegawai telah menggunakan sistem dan ratusan transaksi berhasil diproses dengan nilai miliaran rupiah. Implementasi e-Perjadin memberikan dampak signifikan terhadap efisiensi administrasi, antara lain pengurangan penggunaan kertas dan percepatan waktu pemrosesan perjalanan dinas. Dari sisi akuntabilitas, sistem ini mendukung transparansi dan pengendalian risiko melalui pencatatan data berbasis teknologi, termasuk pemanfaatan fitur pendukung seperti geotagging. Selain itu, data yang dihasilkan e-Perjadin dapat dimanfaatkan sebagai basis analisis belanja pemerintah dan bahan pengambilan kebijakan yang lebih tepat sasaran.

Selain itu, e-Perjadin menghasilkan basis data perjalanan dinas yang dapat dimanfaatkan untuk analisis belanja pemerintah dan pengambilan keputusan berbasis data. Dalam jangka panjang, sistem ini diharapkan dapat menurunkan temuan pemeriksaan terkait perjalanan dinas serta memperkuat tata kelola keuangan negara.

Tantangan e-Perjadin

Implementasi e-Perjadin menghadapi sejumlah tantangan yang tidak terlepas dari kebiasaan pengelolaan perjalanan dinas secara konvensional. Kondisi ini memunculkan tantangan berupa perubahan cara kerja. Sebagian pegawai masih memandang sistem digital sebagai tambahan beban administrasi, bukan sebagai alat untuk meningkatkan efisiensi dan akuntabilitas. Bagi pegawai senior adalah sebuah tantangan dalam mengimplementasikan e-Perjadin dikarenakan harus beradaptasi lagi dengan kemajuan teknologi.

Tantangan berikutnya berkaitan dengan kesiapan sumber daya manusia. Pengelolaan perjalanan dinas secara konvensional tidak menuntut tingkat literasi digital yang tinggi karena proses verifikasi lebih menekankan pada kelengkapan dokumen dibandingkan akurasi data secara real-time. Sedangkan dalam e-Perjadin, setiap tahapan menuntut ketelitian dan pemahaman sistem yang lebih baik, karena kesalahan input data sejak tahap awal dapat berdampak langsung pada proses pelaksanaan dan pertanggungjawaban. Dgitalisasi mengubah proses menjadi terintegrasi secara end-to-end, sehingga setiap tahap saling bergantung. Apabila terjadi kendala pada satu tahap, maka keseluruhan proses dapat terhambat.

Tantangan lain yang cukup signifikan adalah terkait kualitas dan validitas data. Melalui e-Perjadin, data dicatat dan diproses secara elektronik sejak awal, yang menuntut disiplin dan akurasi lebih tinggi dari pengguna. Selain itu, teknis dan infrastruktur akan menjadi tantangan yang paling mewarnai dalam implementasi e-Perjadin. Penggunaan aplikasi akan sangat dipengaruhi oleh ketersediaan jaringan, stabilitas aplikasi, dan respons dukungan teknis, sehingga dibutuhkan kecepatan dan ketepatan dalam merespons kendala tersebut.

Simpulan

Sistem Elektronik Perjalanan Dinas (e-Perjadin) merupakan inovasi digital yang dirancang untuk meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengelolaan perjalanan dinas pemerintah. Digitalisasi proses perjalanan dinas memberikan dampak positif berupa pengurangan penggunaan dokumen fisik, peningkatan akurasi data, kemudahan monitoring, serta tersedianya basis data yang dapat dimanfaatkan untuk analisis belanja pemerintah dan pengambilan keputusan berbasis data.

Namun demikian, keberhasilan implementasi e-Perjadin tidak terlepas dari berbagai tantangan yang masih perlu dihadapi dan dikelola secara berkelanjutan. Tantangan tersebut antara lain perubahan budaya kerja dari sistem manual ke sistem digital, kesiapan dan pemerataan literasi digital sumber daya manusia, khususnya bagi pegawai yang belum terbiasa dengan pemanfaatan teknologi, serta tuntutan terhadap disiplin dan akurasi data sejak tahap awal proses. Selain itu, ketergantungan terhadap infrastruktur teknologi, stabilitas aplikasi, dan keandalan dukungan teknis juga menjadi faktor penting yang memengaruhi kelancaran implementasi sistem.

Oleh karena itu, pengembangan dan perluasan implementasi e-Perjadin perlu terus didukung melalui penguatan manajemen perubahan, peningkatan kapasitas sumber daya manusia, penyempurnaan regulasi dan prosedur operasional, serta peningkatan kualitas sistem dan infrastruktur teknologi. Dengan pendekatan tersebut, e-Perjadin diharapkan dapat menjadi fondasi yang kuat dalam mewujudkan transformasi digital pengelolaan keuangan negara yang efektif, akuntabel, dan berkelanjutan.

Sumber:

1. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 119 Tahun 2023 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 113/PMK.05/2012 tentang Perjalanan Dinas Dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap.
2. Keputusan Menteri Keuangan Nomor KMK-4/MK/PB/2025 tentang Pelaksanaan Piloting Sistem Elektronik Perjalanan Dinas Melalui Platform Pembayaran Pemerintah pada Kementerian Keuangan.
3. Nota Dinas Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan Nomor ND-4593/PB.1/2025 hal Undangan Sosialisasi Sistem E-Perjadin dan Permintaan Usulan Pegawai sebagai Admin E-Perjadin Tingkat Eselon II.

Penulis:

Sonia Putri Nabasa Sianturi

PTPN Terampil KPPN Curup