Mari Mengenal Platform Digital Pengadaan Barang/Jasa: INAPROC!

Oleh: Gopinda Tri Saputra Panjaitan (JF PK APBN)

A. Latar Belakang

Sehubungan dengan Peraturan Presiden Nomor 17 Tahun 2023 Tentang Percepatan Transformasi Digital di Bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, disampaikan bahwa LKPP bekerja sama dengan PT. Telkom Indonesia meluncurkan Manajemen Akun Terpusat SPSE yang selanjutnya disebut INAPROC. INAPROC merupakan platform terpusat dari Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dan Sistem Pendukung untuk mewujudkan efisiensi, efektivitas, transparansi, akuntabilitas, keamanan informasi, dan kemudahan dalam proses pengadaan barang/jasa secara digital. Beberapa alasan yang menjadi latar belakang munculnya aplikasi ini adalah:

• Adanya kerentanan terkait keamanan akun dan data, seperti pengambilalihan akun secara ilegal, credential dumping, upaya jahat dan merugikan (malicious attempt), serta berbagai aktivitas membahayakan lainnya;
• Perlu adanya sistem manajemen akun yang menjamin keamanan dan mampu dengan baik mengawal berbagai proses bisnis terkait autentikasi, verifikasi, dan otorisasi;
• perlunya integrasi dan keterpaduan data;
• Selaras dengan arah pemusatan basis data sebagai solusi percepatan untuk menurunkan tingkat kerentanan dalam jangka pendek

INAPROC menjadi pintu gerbang sistem informasi elektronik yang mengintegrasikan berbagai layanan pengadaan barang/jasa nasional. Beberapa layanan utama yang disediakan meliputi: Katalog Elektronik versi 6, Manajemen Akun Terpusat, Sistem Manajemen Penyedia, dan Sistem Pengawasan Pengadaan barang/jasa yang selaras dengan program Strategi Nasional Pencegahan Korupsi. Melalui platform ini, pengguna seperti penyedia barang/jasa dapat melakukan registrasi, verifikasi identitas digital, dan mendapatkan akses untuk bertransaksi dalam sistem pengadaan dengan mudah dan aman.

Sebagaimana yang diketahui bersama, agar sebuah aplikasi dapat digunakan, maka sangat diperlukan user atau akun untuk dapat mengakses dan melakukan transaksi pada aplikasi tersebut. Terdapat 3 tahapan untuk dapat memiliki akses dan dapat bertansaksi pada sistem Pengadaan Barang dan Jasa. Tahapannya terdiri atas:

1. Registrasi dan Verifikasi Identitas

Pada tahapan ini, Pengguna akan diarahkan untuk melakukan registrasi untuk pembuatan Akun. Informasi yang diperlukan untuk melakukan registrasi identitas digital adalah,

• Username
• Email
• Nomor Telepon

Pada tahapan ini nantinya Pengguna akan diarahkan untuk melakukan verifikasi Email dan Nomor Telepon yang telah didaftarkan pada Akun INAPROC.
Untuk lebih lengkapnya, di sini kami akan menampilkan tautan terkait panduan penggunaa untuk tahapan registrasi dan verifikasi digital: https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/9129050097423-Panduan-melakukan-Registrasi-dan-Verifikasi-Identitas-Digital

2. Registrasi dan Verifikasi Profil

Setelah pengguna selesai melakukan tahap registrasi dan verifikasi identitas digital, langkah selanjutnya adalah pengguna harus melakukan registrasi dan verifikasi profil. Pada tahapan ini, Pengguna akan diarahkan untuk melakukan registrasi dan verifikasi terhadap identitas.

3. Registrasi dan Verifikasi Akses

Setelah kedua tahap tersebut di atas berhasil diselesaikan, selanjutnya Pengguna akan diarahkan untuk membuat akses dan menghubungkan data Instansi atau Perusahaan. Pengguna dapat memiliki lebih dari 1 (satu) akses untuk 1 akun. Terdapat 3 (tiga) tipe akses untuk Penyedia, yaitu:

• Admin Perusahaan merupakan Pengguna yang terdaftar sebagai Direktur/Penanggung Jawab/Pemegang Saham pada NIB di sistem OSS;
• Staff Perusahaan yang memiliki Akses sebagai Admin Perusahaan yaitu Pengguna yang diberikan kuasa untuk mendaftarkan aksesnya sebagai Admin pada Akun INAPROC; dan
• Anggota Perusahaan (staff biasa) ditujukan kepada Pengguna yang merupakan Staff Perusahaan dan tidak memiliki akses sebagai Admin Perusahaan.

Proses pendaftaran akun dan akses dilakukan secara berlapis melalui tahapan registrasi, verifikasi identitas, dan pembuatan akses yang menghubungkan data perusahaan atau instansi pengguna untuk keamanan dan keabsahan transaksi. Berikut penulis lampirkan tautan terkait panduan melakukan registrasi dan verifikasi akses untuk bendahara pengeluaran satu kerja: https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/9129041885455-Panduan-Melakukan-Registrasi-dan-Verifikasi-Akses-bagi-Bendahara-Pengeluaran-Bendahara-Satuan-Kerja dan panduan melakukan registrasi dan verifikasi akses untuk Bendahara Umum Daerah (BUD): https://bantuan.inaproc.id/hc/id-id/articles/10918540024079-Panduan-Melakukan-Registrasi-dan-Verifikasi-Akses-bagi-Bendahara-Umum-Daerah-BUD.

B. Tujuan dan Manfaat INAPROC

Aplikasi INAPROC bertujuan untuk menyediakan platform yang memudahkan proses pengadaan barang dan jasa bagi instansi pemerintah serta meningkatkan partisipasi penyedia barang dan jasa. Sedangkan manfaat utama dari penggunaan INAPROC antara lain adalah peningkatan efisiensi, transparansi, dan akuntabilitas dalam pengadaan pemerintah. Bagi penyedia barang dan jasa, INAPROC memiliki tujuan untuk menyediakan platfor terpusat bagi penyedia untuk berpartisipasi dalam pengadaan pemerintah secara elektronik, meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas proses end-to-end. Selain itu, terdapat beberapa manfaat utama INAPROC bagi penyedia barang dan jasa yaitu:

• Efisiensi dan Penghematan Biaya: Penyedia dapat mengunggah katalog produk, mengikuti tender secara digital tanpa batas geografis, serta mempercepat transaksi lelang dan pembayaran melalui virtual account.
• Transparansi Proses: Semua tahap pengadaan tercatat secara digital, meminimalkan risiko fraud, memastikan keadilan, dan membangun kepercayaan dengan pembeli pemerintah.
• Peluang Bisnis Lebih Luas: Integrasi dengan Katalog Elektronik versi 6 memungkinkan tracking kontrak real-time, dukungan UMKM, dan akses peluang pengadaan nasional yang lebih kompetitif.

Selain itu, platform ini juga memiliki dampak jangka panjang yaitu untuk memperkuat posisi kompetitif penyedia dengan otomatisasi administrasi, hubungan baik antarpihak, dan transformasi digital yang selaras dengan kebijakan pemerintah. Secara keseluruhan, INAPROC merupakan upaya pemerintah Indonesia dalam melakukan transformasi digital di bidang pengadaan barang/jasa yang memudahkan pengelolaan data, mempercepat proses pengadaan, serta meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam sistem pengadaan publik.

C. Alur Transaksi Pembeli

Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas, aplikasi INAPROC digunakan untuk melakukan belanja atau transaksi pembelian pengadaan barang dan jasa. Terdapat beberapa alur yang harus dilakukan supaya barang berhasil dibeli atau check out mulai dari transaksi yang dilakukan oleh Pejabat Pengadaan (PP) dan dilanjutkan dengan alur transaksi oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) atau alur transaksi yang dibuat sendiri langsung oleh PPK dan transaksi yang diajukan oleh PP. Alur Transaksi Pembeli dibedakan menjadi dua berdasarkan peran pembeli, yaitu Pejabat Pengadaan (PP) dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).

1. Alur transaksi PP

• PP dapat memulai membuat transaksi atau pesanan dengan memilih produk yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan.
• Jika produk yang dibeli lebih dari satu jenis, maka PP dapat membuka halaman Keranjang terlebih dahulu sebelum masuk ke proses Checkout.
• Pada halaman Checkout, PP harus melengkapi beberapa informasi seperti alamat pengiriman, nama PPK yang akan melakukan review, Kode RUP, dan sebagainya.
• PP memastikan nominal transaksi kurang dari atau sama dengan Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah) menggunakan metode pembayaran Uang Persediaan (UP) pada masa piloting. 
• Kemudian, PP dapat memulai proses negosiasi kepada penyedia.
• Setelah negosiasi selesai, PP dapat mengajukan pesanan hasil negosiasi kepada PPK untuk dilakukan reviu.
• Selanjutnya, PP dapat memonitor Pesanan yang dilanjutkan oleh PPK.

2. Alur Transaksi PPK

a. Transaksi Dibuat oleh PPK Sendiri

• PPK dapat memulai membuat transaksi dengan memilih produk yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan;
• Jika produk yang dibeli lebih dari satu jenis, maka PPK dapat memasukan produk ke keranjang terlebih dahulu sebelum masuk ke proses checkout;
• Pada halaman checkout, PPK harus melengkapi beberapa informasi seperti alamat pengiriman, Nomor RUP, dll dan memastikan nominal transaksi lebih dari Rp200.000.000 (dua ratus juta rupiah);
• Kemudian, PPK dapat memulai proses negosiasi kepada penyedia;
• Setelah Negosiasi selesai, PPK dapat melanjutkan proses pesanan dan membuat Surat Pesanan;
• Selanjutnya PPK dapat memonitor Pesanan yang sedang diproses dan dikirimkan oleh Penyedia;
• Ketika pesanan tiba, PPK dapat melakukan konfirmasi terima pesanan dan menandatangani BAST;
• Kemudian, PPK dapat melanjutkan proses pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih

b. Transaksi Diajukan oleh PP

• PPK dapat membuka halaman Daftar Persetujuan PPK untuk melihat pesanan yang diajukan oleh PP. 
• PPK kemudian melakukan reviu atas pesanan yang diajukan oleh PP. Jika sudah sesuai maka PPK dapat membuatkan Surat Pesanan.
• PPK memastikan Surat Pesanan telah ditandatangani oleh PPK dan Penyedia, serta data-data pesanan dalam Surat Pesanan sudah sesuai. 
• Selanjutnya PPK dapat memonitor pesanan yang sedang diproses dan dikirimkan oleh Penyedia
• Ketika pesanan tiba, PPK dapat melakukan pemeriksaan barang dan mengkonfirmasi terima pesanan dengan cara menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST).
• Kemudian, PPK dapat melanjutkan proses pembayaran sesuai dengan metode pembayaran yang dipilih