Aplikasi Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) dirancang untuk mendukung pengelolaan keuangan negara yang lebih tertib, efektif, efisien, ekonomis, transparan, akuntabel, serta berbasis kinerja. Melalui aplikasi ini, satuan kerja (satker) dapat menyusun anggaran, melaksanakan APBN, hingga menyusun laporan keuangan secara terintegrasi.

       Namun, dalam implementasinya, ditemukan berbagai kendala dalam proses pendaftaran pengguna. Berdasarkan data dari Monsakti KPPN Jakarta VI, sejak 2 Januari hingga 24 Maret 2025, terdapat 573 tiket terkait pendaftaran pengguna. Banyaknya permintaan tanggapan dari KPPN menunjukkan bahwa pendaftaran pengguna masih menjadi kendala utama dalam pemanfaatan aplikasi ini.

Tabel di atas menunjukkan banyaknya permasalahan terkait proses pendaftaran pengguna. Sementara proses ini merupakan proses yang sangat penting karena menentukan akses dan kewenangan pengguna dalam aplikasi Sakti.

Permasalahan Pendaftaran Pengguna

        Salah satu permasalahan yang sering terjadi adalah kesalahan format pengiriman data. Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPB) telah menyediakan petunjuk teknis penggunaan aplikasi SAKTI, namun masih banyak pengguna yang mengabaikan format yang telah ditetapkan, seperti pengiriman data dalam format yang tidak sesuai. Contohnya ketika hendak mengajukan pendaftaran user baru namun yang diajukan menggunakan form pengajuan pemutakhiran kewenangan atau sebaliknya. Tidak sedikit juga pengajuan pendaftaran dengan mencantumkan seluruh pengguna yang telah memiliki user aktif sehingga proses menjadi lama dan bahkan tertolak sistem. Kesalahan dalam pengisian data juga menjadi kendala utama. Banyak pengguna yang salah memasukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK), alamat email, nomor telepon, atau kode instansi yang tidak valid, sehingga pendaftaran tertunda karena data harus diperbaiki terlebih dahulu. Selain itu, sering terjadi kasus di mana email atau Nomor Induk Kependudukan (NIK) yang digunakan untuk mendaftar sudah terdaftar sebelumnya, sehingga sistem menolak pendaftaran baru.

       Masalah lain yang sering muncul adalah terkait hak akses dan peran pengguna. Aplikasi SAKTI menggunakan sistem berbasis peran untuk mengatur hak akses. Beberapa kategori utama dalam pembagian kewenangan pengguna dalam SAKTI dikelompokkan menjadi empat kategori utama: Admin, Operator, Validator, dan Approver.

• Administrator Lokal Satker – Bertanggung jawab atas pengelolaan referensi aplikasi SAKTI dan manajemen pengguna di tingkat satuan kerja.
• Operator Modul – Terbagi dalam beberapa subkategori seperti Operator Anggaran, Operator Aset, Operator Komitmen, dan lainnya, yang memiliki tugas dalam pelaksanaan teknis di dalam sistem.
• Validator – Memastikan validasi dan kesesuaian data keuangan sebelum diteruskan ke tahapan berikutnya.
• Approver – Menyetujui transaksi dan dokumen keuangan sebelum dilakukan pencairan atau pelaporan.

       Kesalahan dalam menentukan hak akses atau kewenangan pengguna dapat menyebabkan pengguna tidak dapat mengakses fitur yang dibutuhkan.

       Gangguan teknis seperti server down atau koneksi yang buruk turut memperumit proses pendaftaran. Jika sistem mengalami kendala, pengguna sering kali tidak dapat mengakses halaman pendaftaran atau sistem gagal memproses data yang dimasukkan. Dalam beberapa kasus, verifikasi akun juga menjadi kendala karena pengguna tidak menerima email verifikasi atau link yang dikirimkan sudah kedaluwarsa.

       Terakhir, kesalahan dalam prosedur pendaftaran di instansi juga dapat menyebabkan kebingungan, terutama jika ada persyaratan tambahan yang tidak diketahui pengguna. Beberapa pengguna juga tidak memenuhi syarat untuk menggunakan aplikasi SAKTI, misalnya karena belum mendapatkan otorisasi atau pelatihan yang diperlukan.

Solusi untuk Mengatasi Permasalahan

       Untuk mengatasi berbagai permasalahan di atas, pengguna diharapkan lebih teliti dalam memasukkan data. Pastikan semua informasi sudah benar dan sesuai dengan format yang ditetapkan. Berikut adalah penjelasan mengenai tahapan pendaftaran dan panduan perekaman formulir user SAKTI:

1. Pendaftaran Email SAKTI

   Setiap pegawai yang akan menggunakan SAKTI harus memiliki email resmi dengan domain sakti.mail.go.id. Langkah-langkahnya adalah:

• Verifikasi Email Eksisting: Periksa apakah pegawai sudah memiliki email SAKTI. Jika belum, satuan kerja (satker) perlu mengajukan permohonan pembuatan email tersebut.​
• Pengisian Formulir Pendaftaran Email: Satker mengisi formulir pendaftaran email SAKTI yang dapat diunduh dari situs resmi Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb).​
• Pengiriman Formulir ke KPPN: Formulir yang telah diisi dikirimkan melalui email ke Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) setempat dengan subjek "Pendaftaran Email SAKTI (kode satker)".

2. Penetapan Surat Keputusan (SK) User SAKTI Web Full Module

   Satker perlu menerbitkan SK yang menetapkan nama-nama pegawai yang akan menjadi pengguna SAKTI, beserta peran dan tanggung jawab masing-masing dalam aplikasi tersebut.

3. Pendaftaran atau Perubahan User SAKTI Web Full Module ke KPPN

   Setelah SK diterbitkan, satker mengajukan pendaftaran atau perubahan user SAKTI ke KPPN dengan melampirkan dokumen-dokumen pendukung yang diperlukan.

4. Perekaman Formulir User SAKTI

   Setelah email SAKTI diperoleh, langkah berikutnya adalah merekam data user ke dalam sistem SAKTI. Berikut adalah panduan umum dalam pengisian formulir user:​

• Pengisian Kolom Peran (Role): Kolom peran diisi sesuai dengan kode peran yang berlaku di SAKTI Web. Jika seorang pegawai memiliki lebih dari satu peran dalam kelompok yang sama (misalnya, operator aset dan operator persediaan), maka peran tersebut dipisahkan dengan tanda koma (,). Jika peran berada dalam kelompok berbeda (misalnya, KPA sebagai approver dan PPK sebagai validator), maka masing-masing peran dicantumkan pada baris yang terpisah.​
• Konsistensi Data: Pastikan semua data yang dimasukkan sesuai dengan SK yang telah diterbitkan dan mencerminkan tanggung jawab aktual dari masing-masing pegawai.
• Penggunaan Email Resmi: Setiap user harus menggunakan email resmi sakti.mail.go.id atau email resmi kementerian terkait dalam formulir pendaftaran.

       Jika terjadi kendala teknis atau terkait hak akses, segera hubungi administrator atau tim IT yang bertanggung jawab di instansi masing-masing. Jika masalah disebabkan oleh gangguan server, pengguna disarankan untuk menunggu beberapa saat sebelum mencoba kembali. Selain itu, penting bagi pengguna untuk memastikan bahwa mereka telah menerima email verifikasi dan segera mengakses link yang diberikan sebelum kedaluwarsa. Jika belum menerima email, periksa folder spam atau junk pada email yang digunakan. Mengikuti petunjuk resmi yang diberikan oleh Kemenkeu atau instansi terkait juga akan membantu memperlancar proses pendaftaran.

       Proses pendaftaran pengguna aplikasi SAKTI merupakan tahap awal yang krusial dalam memastikan akses ke sistem keuangan negara. Namun, berbagai kendala teknis dan administratif sering menjadi hambatan. Dengan memahami masalah yang ada serta menerapkan solusi yang tepat, pengguna dapat menyelesaikan proses pendaftaran dengan lebih lancar dan efisien, sehingga pemanfaatan aplikasi SAKTI dapat berjalan optimal sesuai dengan tujuan awal pengembangannya.

Penulis : Isti'anah