ARSIP

oleh: Achy Novia
Pelaksana Subbagian Umum KPPN Sijunjung

Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus sedangkan daftar arsip aktif adalah daftar yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Pelaksanaan kegiatan ini di samping menindaklanjuti amanat Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019, juga dalam rangka melakukan pemeliharaan rutin terhadap arsip dinamis yang tercipta di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan.

Daftar Arsip Aktif adalah daftar yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas. Daftar berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat Unit Pengolah, nomor berkas, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan. Sedangkan Daftar Isi Berkas adalah daftar yang sekurang-kurangnya memuat nomor berkas, nomor item arsip, kode klasifikasi, uraian informasi berkas, kurun waktu, jumlah dan keterangan. Daftar arsip dimaksud disusun sebagaimana format terlampir (kode klasifikasi arsip mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan nomor PMK-196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan).

Penyusunan Daftar arsip aktif dilakukan setelah pemberkasan arsip aktif. Adapun tahapan dari pemberkasan arsip aktif yaitu pemeriksaan, pengindeksan, pemberian kode, tunjuk silang, pelabelan, penyimpanan berkas dan penyusunan daftar arsip aktif. Detail prosedur penyusunan daftar arsip aktif sebagaimana terdapat pada Surat Edaran Menteri Keuangan nomor SE-27/MK.1/2018 sebagaimana dibawah ini:

1. Pemeriksaan: Memastikan bahwa arsip tersebut sudah siap untuk diberkaskan, memeriksa kelengkapannya, memisahkan dengan lampiran yang memiliki jenis fisik arsip yang berbeda seperti peta, buku, bagan, dan lain lain;

2. Pengindeksan: Menganalisa arsip untur menentukan ir deks atau judul berkas. Indeks harus singkat, jelas, mudah dingat, mencerminkan isi arsip dan perorientasi pada kebutuhan penguna;

3. Pemberian Kode: Member kode berdasarkan Klasifikasi arsip sesuai yang diatur pada Peraturan Menteri Keuangan nomor 276/PM.01/2014 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan;

4. Tunjuk silang: Tunjuk silang dibuat jika arsip memiliki dua masalah atau lebih, ada pergantian nama, dan jika memiliki lampiran yang berbeda jenis fisik arsipnya;

5. Pelabelan: Menuliskan indeks dan kode klasifikasi sebagai judul yang dituangkan dalam file;

6. Penyimpanan Berkas: Memasukkan arsip ke dalam folder/boks arsip dan menyimpan ke dalam filing cabinet/rak arsip atau media penyimpanan arsip lainnya;

7. Penyusunan daftar arsip aktif: Daftar arsip aktif meliputi daftar berkas dan daftar isi berkas.

Pada lingkungan unit Direktorat Jenderal Perbendaharaan, pelaporan daftar arsip aktif dilakukan secara berjenjang dari Unit Pengolah (Satuan kerja masing-masing Seksi & Subbagian pada KPPN, masing-masing Bidang & Bagian Kanwil DJPb) ke Unit Kearsipan III (Subbagian umum pada KPPN, Bagian umum pada Kanwil DJPb) satuan kerja pada setingkat , Unit Kearsipan III kepada Unit Kearsipan II (Sekretariat DJPb) , dan Unit Kearsipan II kepada Unit Kearsipan I (Sekretariat jenderal).

Berdasarkan ketentuan Pasal 28 ayat (6) dan (7) Peraturan Menteri Keuangan Nomor 196/PMK.01/2019 tentang Pedoman Kearsipan di Lingkungan Kementerian Keuangan dinyatakan bahwa Daftar Arsip Aktif disampaikan Unit Pengolah kepada Unit Kearsipan paling lama enam bulan setelah pelaksanaan kegiatan, yaitu setiap bulan Juni dan bulan Desember tiap tahun berjalan.

Pada lingkungan kementerian keuangan, kegiatan persuratan yang menghasilkan arsip menggunakan aplikasi berbasis web yaitu Aplikasi Nadine yang sekarang dapat diakses pada web http://satu.kemenkeu.go.id/ secara online. Aplikasi Nadine sampai saat ini sudah banyak memiliki fitur yang sangat memudahkan seluruh pegawai kementerian keuangan dalam mengerjakan tugas sehari-hari. Dari aplikasi persuratan ini, pegawai juga dapat menemukan arsip dengan cepat dan akurat.

Dalam penyelenggaraan organisasi tidak akan lepas dari objek yang dinamakan arsip. Arsip akan terus terbentuk dan bertambah seiring dengan berjalannya waktu dengan berbagai kegiatan yang tercipta. Dengan bertambahnya volume arsip suatu organisasi, akan ada pula masalah yang muncul seperti ruang penyimpanan arsip fisik maupun arsip yang disimpan secara daring, tenaga pengolah, dll. Demikian pula akan muncul inovasi-inovasi dalam menangani permasalahan tersebut. Arsip sebagai rekam kegiatan yang telah lalu memliki fungsi yang pokok. Arsip akan digunakan sebuah organisasi sebagai akuntabilitas kinerja, bahan pengambil kebijakan, dan hal penting lainnya. Maka dari itu pengelolaan arsip harus dilakukan dengan baik agar manfaatnya dapat dirasakan oleh banyak pihak.

Disclaimer: “Tulisan ini merupakan opini pribadi penulis dan tidak mewakili pandangan instansi/organisasi manapun."