Oleh: Andi Kurnia, Kepala Seksi Pencairan Dana KPPN Jakarta VII
Dalam kehidupan sehari-hari sering kita mendengar atau terlibat secara langsung pada kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan membangun sesuatu. Membangun sesuatu yang dimaksud adalah membuat sesuatu dari tidak ada menjadi ada, atau dalam artian membuat suatu wujud atau fisik. Pembangunan yang bersumber dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN) seperti halnya pembangunan gedung pemerintah dan pembangunan jalan bila diperhatikan adalah hal yang biasa pada era modern ini. Apalagi Pemerintah sedang giat-giatnya melakukan pembangunan fisik di segala sektor, baik itu jalan, gedung, maupun transportasi.
Proyek pekerjaan fisik tidaklah terjadi begitu saja, tetapi akan melalui beberapa tahapan kegiatan pekerjaan yaitu tahapan perencanaan, tahapan pembangunan fisik serta tahapan pemeliharaan. Tahapan awal suatu proyek dimulai dengan membuat desain pekerjaan yang akan dikerjakan, kemudian dituangkan ke dalam gambar desain lengkap dengan kebutuhan penunjangnya seperti mekanikal dan elektrikal. Tahapan ini biasanya dikerjakan secara khusus oleh konsultan perencana yang mempunyai keahlian dalam hal mendesain sesuatu.
Setelah gambar desain jadi, proses selanjutnya adalah pengerjaan fisik bangunan. Tahapan ini dilakukan oleh kontraktor penyedia barang/jasa dan diawasi secara keseluruhan oleh pihak pengguna barang/jasa melalui konsultan pengawas yang ditunjuk. Kesepakatan kedua belah pihak pada tahapan ini dibuat dalam bentuk kontrak atau Memorandum of Understanding (MoU) antara pihak pengguna dan penyedia yang mengatur segala jenis peraturan terkait proyek tersebut secara detail, mulai dari pekerjaan yang dilaksanakan, jangka waktu pelaksanaan pekerjaan, detail sarana atau prasarana yang digunakan, cara pembayaran, hingga sanksi jika terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan dalam penyelesaian pekerjaan.
Tahapan terakhir setelah pekerjaan diselesaikan adalah tahapan pemeliharaan. Tahapan ini seperti bentuk penjaminan dari penyedia barang/jasa jika terjadi sesuatu hal terhadap bangunan yang telah dikerjakan oleh pihak penyedia barang/jasa, dan penyedia barang/jasa harus memastikan pekerjaan yang telah diselesaikannya dapat minimal bertahan tanpa ada cacat sampai dengan masa pemeliharaan berakhir, dengan jangka waktu sesuai kesepakatan yang tertuang dalam kontrak atau MoU. Jangka waktu yang biasanya dicantumkan adalah selama 3 bulan, 6 bulan, atau paling lama 12 bulan.
Tahapan pemeliharaan dimulai setelah adanya Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Pertama. Setelah berakhirnya masa pemeliharaan akan dilakukan checklist ulang terhadap pekerjaan yang telah dilakukan penyedia barang/jasa. Apabila semua pekerjaan telah dinyatakan “OK” oleh pihak pengguna yang dalam hal ini dikuasakan oleh Konsultan Pengawas, maka akan dibuatkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan Kedua. Setelah itu kewajiban penyedia barang/jasa dinyatakan selesai.
Berbicara mengenai masa pemeliharaan, secara garis besar banyak orang yang mengenalnya dengan istilah retensi. Tidak hanya orang awam yang tidak berkepentingan dalam suatu proyek saja yang menyebut pemeliharaan dengan istilah retensi, tetapi terkadang orang yang terlibat langsung dalam proyek itu sendiri, seperti Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) bahkan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) masih menyamakan pemeliharaan dengan retensi. Padahal jika dilihat dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) yang dimaksud dengan retensi adalah penyimpanan atau penahanan, jauh dari kata pemeliharaan itu sendiri.
Berdasarkan arti dari KBBI tadi, jika dikaitkan dengan masa pemeliharaan dari suatu proyek, retensi dapat dikatakan sebagai jumlah termin pekerjaan yang disimpan/ditahan hingga selesainya masa pemeliharaan yang ditentukan dalam kontrak. Umumnya nilai uang atau termin yang ditahan sebesar 5 persen dari nilai kontrak, dan sesuai peraturan tentang pengadaan barang/jasa pemerintah nilai yang ditahan ini dapat berupa uang yang ditahan atau jaminan dari bank/asuransi/lembaga penjaminan dengan nilai yang sama yaitu sebesar 5 persen dari nilai kontrak.
Klausul kesepakatan mengenai tata cara pembayaran pemeliharaan juga seharusnya telah disepakati di awal sebelum penandatanganan kontrak dilakukan. Pembayaran bisa melalui dua cara seperti yang telah dituliskan di atas.
Cara yang pertama adalah pembayaran dilakukan secara penuh 100 persen jika pekerjaan telah diselesaikan, dan penyedia barang/jasa wajib menyerahkan jaminan pemeliharaan yang dikeluarkan oleh bank/asuransi/lembaga penjaminan sebesar 5 persen dari nilai kontrak dengan jangka waktu jaminan mulai dari serah terima pertama sampai dengan serah terima kedua (masa pemeliharaan berakhir). Pada cara ini yang ditahan sebagai penjamin adalah berupa Jaminan Pemeliharaan yang dikeluarkan oleh pihak bank/asuransi/lembaga penjaminan.
Cara yang kedua adalah pembayaran hanya dilakukan sebesar 95 persen walaupun pekerjaan telah diselesaikan sebesar 100 persen. Sisa pembayaran sebesar 5 persen dari nilai kontrak ditahan sebagai jaminan sampai dengan serah terima kedua (masa pemeliharaan berakhir). Pada cara ini yang ditahan sebagai penjamin adalah uang atau termin pembayaran. Namun, biasanya pekerjaan pemeliharaan yang ditanggung oleh pihak penyedia barang/jasa dilakukan apabila kerusakan diakibatkan karena kesalahan pekerjaan oleh penyedia barang/jasa dalam melakukan pekerjaannya seperti keretakan dinding bangunan. Apabila kerusakan terjadi karena kesalahan pemakai atau user, maka pekerjaan pemeliharaan tidak berlaku dan untuk penyelesaian pekerjaan akan dikenakan biaya tertentu sesuai kerusakan yang terjadi di lapangan.
Dalam penentuan penggunaan retensi diperlukan kepercayaan yang tinggi antara kedua belah pihak, sehingga dalam melakukan kesepakatan tidak saling curiga. Adanya retensi akan menjadi bukti bahwa pihak penyedia barang/jasa tidak main-main terhadap keputusan yang telah dibuat dan mampu bertanggung jawab atas semua yang telah disepakati oleh kedua belah pihak. Selain itu, setiap pihak yang terlibat baik itu pihak penyedia barang/jasa maupun pihak pengguna barang/jasa akan memiliki hak yang sama.
Di satu sisi sebagai penyedia barang/jasa akan berusaha untuk mendapatkan nilai retensi yang ditahan sebesar 5 persen dan pihak pengguna barang/jasa akan merasa aman dengan jaminan retensi 5 persen baik dalam bentuk uang atau jaminan bank/asuransi yang diberikan oleh pihak penyedia barang/jasa. Artinya jika pekerjaan pemeliharaan tidak dikerjakan oleh penyedia barang/jasa, pihak pengguna barang/jasa berhak untuk tidak melakukan pembayaran sisa termin 5 persen yang belum terbayarkan tadi atau mencairkan jaminan pemeliharaannya (win win solution).
Melihat penjelasan di atas, seharusnya ke depan pemikiran orang-orang mulai berubah, khususnya orang-orang yang memang terlibat dalam proyek itu sendiri, khususnya KPA ataupun PPK dan pihak lainnya dalam proyek. Sehingga tidak ada lagi yang menyamakan kata retensi dengan pemeliharaan. Karena sudah jelas perbedaan antara retensi dengan pemeliharaan.
Retensi dalam suatu proyek lebih ke arah tata cara pembayaran atau termin pembayarannya dalam hal ini penahanan dalam bentuk uang ataupun jaminan yang dikeluarkan oleh pihak bank/asuransi yang telah disepakati dan tertuang dalam kontrak atau MoU. Sementara pemeliharaan ke arah tahapan proyek yang harus dilakukan sebagai bagian dari tindakan yang harus dilakukan untuk menjaga kondisi fisik proyek bisa terjaga atau memperbaikinya sampai ke arah kondisi yang bisa diterima oleh pengguna barang/jasa.
Disclaimer: Tulisan ini merupakan opini pribadi penulis dan tidak mewakili pandangan organisasi
