Pendaftaran kontrak tepat waktu sangat penting untuk meningkatkan kinerja pelaksanaan anggaran. Hal ini mempermudah KPPN selaku Kuasa BUN dalam melakukan pengawasan terhadap satuan kerja (satker) sehingga pelayanan terhadap rekanan/mitra kerja satker dapat meningkat karena pemenuhan atas hak pihak-pihak yang bersangkutan dapat tersalurkan tepat waktu setelah rekanan menyelesaikan sebagian atau seluruh pekerjaannya. Dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor PMK-190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara juga ditegaskan bahwa satker menyampaikan data kontrak ke KPPN paling lambat lima hari kerja sejak Surat Perjanjian Kontrak (SPK) ditandatangani.
Melihat jumlah pendaftaran kontrak yang terlambat disampaikan oleh satker ke KPPN sampai dengan tahun 2016. Direktorat Jenderal Perbendaharaan berupaya untuk menegaskan pentingnya pendaftaran data kontrak tepat waktu ini dengan memberikan sanksi administrasi bagi satker yang terlambat menyampaikan data kontrak ke KPPN melalui langkah-langkah strategis pelaksanaan anggaran. Sampai saat ini aturan tersebut terus berlaku dengan dikeluarkannya surat dirjen perbendaharaan nomor S-1028/PB/2018 tentang Langkah-Langkah Strategis Pelaksanaan Anggaran Kementerian/Lembaga Tahun Anggaran 2018 yang diperkuat dengan surat Menteri Keuangan nomor S-67/MK.05/2018. Dengan aturan tersebut, satker yang terlambat menyampaikan data kontrak harus mengirimkan permohonan dispensasi keterlambatan pendaftaran data kontrak a.n. Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) dan bermaterai 6000 ke KPPN. Data Kontrak dapat didaftarkan setelah mendapat persetujuan dispensasi dari Kepala KPPN. Atas keterlambatan penyampaian data kontrak ke KPPN, pengajuan SPM-LS Kontraktual dapat dilakukan lima hari setelah kontrak didaftarkan. Adanya sanksi administrasi ini diharapkan tidak hanya K/L saja yang meningkatkan kinerjanya tetapi juga dapat menegaskan terhadap penyedia barang dan jasa untuk dapat memberikan informasi yang dibutuhkan dalam data kontrak.
Meskipun diberlakukannya sanksi administrasi terhadap satker yang terlambat menyampaikan data kontrak, tidak sedikit jumlah data kontrak yang masih menunggu persetujuan dispensasi keterlambatan pendaftaran data kontrak untuk didaftarkan di Aplikasi SPAN. Banyak faktor yang mempengaruhi satker menyampaikan data kontrak tidak tepat waktu ke KPPN. Hal ini menyebabkan kinerja pelaksanaan anggaran K/L tidak maksimal.
Informasi data kontrak dari penyedia barang dan jasa lambat diberikan
Data kontrak didaftarkan paling lambat lima hari kerja dari penandatanganan SPK. Satker memperoleh sebagian informasi data kontrak melalui isi dari SPK berupa tanggal, lokasi, nilai kontrak, pembayaran dengan termin/sekaligus dll. Yang tidak tercantum dalam SPK tetapi dibutuhkan satker untuk mengisi data kontrak adalah informasi perbankan berupa, nomor rekening, nama pemilik rekening, NPWP dan nama bank. Tidak jarang pihak penyedia lambat dalam memberikan informasi perbankan kepada satker. Salah satu alasannya jarak antara lokasi satker dengan penyedia barang dan jasa yang jauh sehingga komunikasi terjalin kurang lancar.
Satker dalam memilih penyedia barang dan jasa pasti sudah melalui berbagai pertimbangan untuk digunakan jasanya. Jasa penyedia barang dan jasa yang digunakan sering kali berbentuk badan hukum berupa Perseroan Terbatas (PT) atau Perseroan Komanditer (CV). PT atau CV bisa dipastikan sudah memiliki rekening khusus badan dan NPWP badan. Namun masih banyak satker yang kesulitan memperoleh informasi tersebut untuk dicantumkan dalam data supplier dan ini perlu memperbaiki jalur komunikasi dengan pihak rekanan.
Informasi data supplier dan data kontrak didaftarkan kurang akurat
Informasi data supplier didaftarkan petugas KPPN pada Aplikasi SPAN. Pendaftaran data supplier dibedakan menurut tipenya, dalam hal ini penyedia barang dan jasa masuk kedalam tipe supplier 2. Apabila penyedia barang dan jasa sudah pernah didaftarkan oleh KPPN lain, satker yang menggunakan jasa penyedia yang sama harus menyamakan nama yang didaftarkan sama persis (termasuk spasi dan titik) dengan yang sudah didaftarkan di SPAN. Jika terdapat perbedaan nama, tanda bacaan, dan spasi maka akan terjadi penolakan pada saat petugas KPPN mendaftarkan data supplier. Informasi penolakan data supplier diterima satker melalui surat elektronik dari Aplikasi SPAN atau telepon dari KPPN. Satker melakukan perbaikan data supplier dan mengajukan kembali ke KPPN. Setelah supplier terdaftar di Aplikasi SPAN, data kontrak dapat diproses pada Aplikasi SPAN oleh petugas KPPN.
Perlu diperhatikan pada Aplikasi SPAN tidak diperbolehkan beberapa tanda baca yang tidak terdapat dalam sistem aplikasi. Dalam hal pendaftaran kontrak, terdapat data kontrak yang harus diisi yakni bagian posisi(longitude,latitude) yang dapat diperoleh melalui aplikasi google maps (contoh: 41.40338, 2.17403). Satker diminta untuk mengisi kode posisi lokasi kontrak sesuai permintaan yakni kode longitude dan latitude karena terdapat satker yang mengisi posisi dengan kode yang salah (contoh: 41°24'12.2"U 2°10'26.5"T). Tanda baca pada kode ini tidak terdapat dalam sistem Aplikasi SPAN sehingga data kontrak otomatis tidak dapat diproses.
Nilai pembayaran tiap termin tidak tetap
Data kontrak disampaikan ke KPPN dengan melampirkan kartu pengawasan kontrak dan realisasi kontrak. Pada realisasi kontrak dapat diketahui jumlah termin dan jumlah pembayaran tiap terminnya. Apabila terdapat nilai pembayaran kontrak tiap termin yang berubah-ubah dikarenakan keadaan riil seperti BBM pada PT Pertamina. Satker cukup memastikan nilai total kontraknya. Tidak perlu menunggu nilai pasti pembayaran untuk mendaftarkan kontrak.
Nilai pembayaran tiap termin yang tidak tetap bukan menjadi masalah dalam penyampaian data kontrak ke KPPN. Di dalam SPK tercantum kondisi apabila terdapat hal yang menyebabkan nilai bertambah atau berkurang dapat dilakukan addendum. Dalam pengelolaan data kontrak di KPPN juga dapat dilakukan addendum atas nilai kontrak karena tidak bersifat material.
Nilai pembayaran pada data kontrak dapat menggunakan nilai sesuai yang tercantum dalam SPK. Pada saat pembayaran tiap termin, satker dapat menyampaikan addendum bersamaan dengan SPM. Banyaknya addendum terhadap data kontrak ini tidak mengurangi kualitas pelaksanaan anggaran dikarenakan kondisi riil yang tidak dapat dipastikan.
Pencapaian dalam penyampaian data kontrak tepat waktu
Banyak cara yang dapat dilakukan agar penyampaian data kontrak ke KPPN tepat waktu. Salah satunya mengirim data kontrak melalui surat elektronik. Aplikasi yang sedang trend pun bisa menjadi alternatif lain sebagai sarana pengiriman data kontrak yakni aplikasi Whatsapp. Whatsapp memiliki fitur yang terhubung melalui web sehingga dapat diakses melalui komputer. Data yang dikirim dapat disimpan dalam komputer melalui aplikasi ini.
Penyampaian data kontrak tidak harus ke KPPN karena tidak membutuhkan tanda tangan dari petugas satker. Satker dapat menginformasikan petugas KPPN setelah mengirim data kontrak untuk didaftarkan di Aplikasi SPAN. Apabila terdapat penolakan pun dapat diinformasikan segera. Setelah informasi data kontrak dan data supplier diperbaiki, data tersebut dapat dikirim kembali ke KPPN. Ini juga menjadi solusi untuk satker yang jarak tempuh ke KPPN jauh dan membutuhkan waktu berjam-jam. Tidak perlu menunggu jadwal datang ke KPPN yang dibawa bersamaan dengan SPM lain untuk diajukan.
Dengan cara dan solusi penyampaian data kontrak ke KPPN, satker dapat mengurangi bahkan menihilkan permohonan dispensasi pendaftaran data kontrak. Pengawasan terhadap kontrak dapat berjalan efektif serta pelayanan terhadap mitra kerja dapat meningkat. Kinerja pelaksanaan anggaran K/L pun dapat maksimal dan KPPN mengapresiasi kinerja satker dengan memberikan penghargaan yang menambah nilai prestise di lingkungan kerja.
