Shodiq Abdil Aziz - Fungsional PTPN Mahir KPPN Jakarta VI 

Dalam sistem pengelolaan keuangan negara, data supplier memegang peranan penting sebagai dasar dalam pelaksanaan pembayaran atas beban APBN. Setiap pihak yang berhak menerima pembayaran wajib terdaftar sebagai supplier dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN). Ketentuan ini diatur dalam Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam SPAN.

Namun demikian, dalam implementasinya, pengelolaan data supplier masih menghadapi berbagai kendala. Mekanisme pendaftaran yang dilakukan secara terpisah pada masing-masing Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) menyebabkan terjadinya duplikasi data dan inkonsistensi informasi. Kondisi ini berdampak pada meningkatnya beban administrasi serta potensi keterlambatan dalam proses pembayaran belanja negara.

Selain itu, kualitas data yang dihasilkan sangat bergantung pada ketepatan input oleh satuan kerja (satker). Kesalahan dalam penginputan data supplier sering kali berujung pada penolakan oleh KPPN, sehingga menghambat kelancaran pelaksanaan anggaran. Oleh karena itu, diperlukan suatu kebijakan yang mampu menyederhanakan proses pengelolaan data supplier secara menyeluruh.

Permasalahan Pengelolaan Data Supplier

Berdasarkan hasil analisis dan pengalaman sebagai customer service, terdapat beberapa permasalahan utama, yaitu:

1. Duplikasi Data Supplier

Supplier yang sama didaftarkan pada beberapa KPPN, sehingga memiliki lebih dari satu Nomor Register Supplier (NRS). Seperti contoh supplier penyedia barang dan jasa, yang mana supplier tersebut tidak hanya bermitra dengan satker yang berada pada satu KPPN sehingga data supplier penyedia harus di daftarkan juga di KPPN lain sehingga bisa berpotensi terdapat pebedaan NRS.

2. Inkonsistensi Data

Perbedaan data supplier antar KPPN, seperti nama rekening, nama penerima, NPWP, dan NIP. Hal ini sering terjadi oleh supplier tipe pegawai atau tenaga honorer, yang mana ada potensi setiap pegawai dilakukan mutasi atau pindah oleh kementerian/lembaganya sehingga satker baru harus melakukan penginputan ulang data supplier pegawai tersebut. Kesalahan penginputan baik berupa spasi atau karakter saat mempengaruhi data supplier.

3. Kesalahan Input Data

Kesalahan dalam penginputan data oleh satker menyebabkan penolakan data oleh KPPN. Satker sering kali tidak mengecek terlebih dahulu apakah data supplier tersebut telah terdaftar pada aplikasi SPAN atau belum.

4. Keterlambatan Pembayaran

Proses perbaikan data yang berulang menyebabkan keterlambatan pencairan dana. Hal ini disebabkan adanya perubahan supplier dari salah satu KPPN, yang menyebabkan perbedaan data dengan KPPN lain sehingga proses pembayaran atau pencairan tertunda.

5. Ketidaksinkronan Data

Perubahan data pada satu KPPN tidak otomatis berubah pada KPPN lainnya.

Permasalahan tersebut disebabkan oleh beberapa faktor utama:

1. Pengelolaan Data yang Terdesentralisasi, Setiap KPPN mengelola data supplier secara mandiri, sehingga menimbulkan perbedaan data. Belum menggunakan NRS tunggal.
2. Proses Bisnis yang Tidak Efisien, Pendaftaran supplier yang berulang meningkatkan beban administrasi. Hal itu disebabkan setiap supplier harus terdaftar di KPPN mitra satker.
3. Kesalahan Input, Penginputan oleh operator satker seringkali tidak mengecek terlebih dahulu data yang sudah terdaftar pada aplikasi SPAN.

Simplifikasi Data Supplier sebagai Solusi

Simplifikasi data supplier merupakan kebijakan yang bertujuan untuk menyederhanakan proses pengelolaan data supplier, Kebijakan ini memiliki karakteristik sebagai berikut:

1. Pendaftaran supplier dilakukan satu kali pada salah satu KPPN

Sebelum melakukan pendaftaran supplier, pastikan operator telah mengecek terlebih dahulu pada aplikasi SAKTI pada menu komitmen kemudian sub menu import supplier interkoneksi SPAN, ini ditujukan Khusus untuk supplier penyedia barang dan jasa. Untuk supplier pegawai atau tenaga honorer (tipe 6) selama telah memiliki header supplier pada aplikasi Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI), maka tidak perlu di daftarkan supplier tersebut ke KPPN, cukup inputkan saja data suppliernya meskipun terdapat perubahan rekening atas pegawai tersebut.

Adapun data supplier yang di daftarkan meliputi (1) informasi pokok (header supplier) berupa data NPWP, NRS,nama supplier, (2) informasi lokasi (supplier addres) meliputi nama site, kode negara, kode KPPN, alamat, kota, provinsi, kode pos, dan kode tipe dan (3) Informasi Rekening (Data Bank) meliputi kode negara asal bank, kode bank, nama bank, kode SWIFT dan/atau IBAN, nama cabang bank, nama pemilik rekening, dan nomor rekening.

2. Penggunaan NRS tunggal

Supplier yang telah di daftarkan oleh KPPN akan mendapatkan NRS, yang mana NRS tersebut bisa digunakan oleh satker lain yang berbeda KPPN nya. Sehingga satker tidak perlu lagi mendaftarkan supplier tersebut meskipun supplier tersebut belum di daftarkan pada KPPN mitra satkernya, hal ini akan memangkas beban administrasi dan mempercepat proses pembayaran atas beban belanja APBN. Missal satker akan mendaftarkan supplier PT SABDANINA yang mana PT tersebut sudah terdaftar pada KPPN Palu, supplier tersebut akan digunakan oleh satker yang bermitra dengan KPPN Jakarta VI, meskipun pada KPPN Jakarta VI data supplier tersebut belum di daftarkan, maka satker dapat menggunakan data supplier tersebut dengan mengimport data supplier tersebut pada aplikasi SAKTI pada menu komitmen-import supplier interkoneksi SPAN.

3. Pemanfaatan Header Supplier yang tersedia

Hal ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan penggunanan NRS tunggal, karna konsepnya hampir sama, yang membedakan adalah penggunan header supplier ini lebih ditekankan pada supplier pegawai atau tenaga honorer (tipe 6). Pada supplier pegawai, perpindahan pegawai atau mutasi pegawai sering kali terjadi di setiap kementerian/Lembaga. Jika pegawai tersebut dipindahkan ke satker yang sudah ada sebelumnya header supplier pegawai maka pegawai tersebut tidak perlu di daftarkan suppliernya ke KPPN. Namun berbeda hal nya jika pegawai tersebut dipindahkan kepada satker baru yang mana pertama kali menerima DIPA dan belum memiliki header supplier pegawai maka satker wajib mendaftarkan supplier tersebut ke KPPN mitra kerjanya. Begitupun sebaliknya dengan tenaga honorer (tipe 6), jika tenaga honorer tersebut akan di klasifikasikan lebih rinci header suppliernya yang menyebabkan adanya penambahan header supplier baru maka perlu di daftarkan ke KPPN, namun jika data supplier tersebut di inputkan ke header supplier yang tersedia maka tidak perlu didaftarkan ke KPPN.

4. Pemanfaatan Rekening Tunggal

Saat ini Pemerintah banyak sekali merekrut PPPK pada setiap Kementerian/ Lembaga, yang mana sebelumnya PPPK tersebut berasal dari tenaga honorer. Sebelum adanya simplifikasi supplier, rekening yang telah digunakan pada tipe 6 (tenaga honorer) tidak dapat digunakan untuk pada tipe 3 (pegawai) sehingga harus menggunakan rekening baru yang belum di daftarkan. Saat ini, adanya simplifikasi supplier, rekening pada tipe 6 dapat digunakan juga pada tipe 3 sehingga PPPK tersebut tidak perlu membuka rekening baru.

Dengan adanya simplifikasi data supplier ini memberikan beberapa manfaat, antara lain:

1. Efisiensi Administrasi, Mengurangi proses pendaftaran berulang dan beban kerja administratif.
2. Konsistensi Data, Data supplier menjadi seragam di seluruh KPPN.

Percepatan Proses Pembayaran, Mengurangi waktu verifikasi dan perbaikan data.