KPPN Klaten pada hari Sabtu tanggal 24 Februari 2024 ini mengadakan kegiatan Capacity Building/In House Training pukul 07.30 s.d. selesai di Candramaya Pool & Resort Jl. Dalangan, Tulung, Klaten. Capacity Building kali ini bertema “Tingkatkan Profesionalitas untuk Layanan yang Berkualitas” yang disampaikan oleh Bapak Budi Setyanta, S.E. M.M . Kegiatan ini diikuti oleh  seluruh Pegawai ASN dan Non ASN KPPN Klaten. Seluruh pegawai berkumpul di halaman KPPN Klaten pada pukul 08.15 dan berangkat menuju Candramaya pool & Resort menggunakan armada Sepur Mini, diharapkan dengan berangkat Bersama dalam satu armada akan lebih mempererat kekeluargaan antar pegawai beserta keluarga.

Integritas Dalam Pelaksanaan Tugas

Capacity Building dibuka oleh saudari Istin dan Puput sebagai Pembawa Acara. Tak lupa sebelum memulai acara seluruh pegawai menyanyikan lagu Indonesia Raya, Mars Kementerian Keuangan dan Mars DJPB, selanjutnya sambutan dan penyampaian Materi Komplemen (Integritas Dalam Pelaksanaan Tugas) oleh Kepala KPPN Klaten. Komitmen seluruh elemen organisasi sangat memengaruhi sejauh mana efektivitas dalam mencegah, mengidentifikasi, dan mengatasi situasi yang melanggar prinsip integritas. Sebagai bagian dari struktur Eselon I di Kementerian Keuangan, Direktorat Jenderal Perbendaharaan bertekad untuk menjaga serta meningkatkan budaya integritas melalui implementasi tugas kepatuhan internal dan penyempurnaan pedoman-pedoman yang ada. Sepuluh instrumen Kerangka Penguatan Integritas Direktorat Jenderal Perbendaharaan, meliputi: Kode Etik dan Kode Perilaku; Pengendalian Internal; Budaya Egaliter; Pengelolaan atas Konflik Kepentingan; Pengadaan Barang/Jasa; Modernisasi dan Inovasi Proses Bisnis Layanan Perbendaharaan; Program Deteksi dan Kecurangan (red flags); Pencatatan (record keeping); Manajemen Pengaduan dan Perlindungan Whistleblower; dan Reviu Independen UKI-El.

Selanjutnya, Penguatan dan pengembangan tugas dan fungsi KPPN sebagai respon dampak digitalisasi layanan dimulai melalui standardisasi kegiatan di KPPN, yang tertuang pada Standardisasi Kegiatan Manajemen KPPN, meliputi:

1. Penguatan manajemen eksternal, penguatan dan peningkatan kualitas layanan yang diberikan KPPN kepada stakeholder diharapkan dapat meningkatkan kompetensi para stakeholders, sehingga dapat berdampak pada peningkatan kualitas pelaksanaan anggaran di wilayah kerja KPPN. Kegiatan yang dapat dilaksankaan meliputi beberapa aspek, yaitu: Penguatan CSO, Bimbingan teknis/FGD pelaksanaan anggaran, press release APBN, dan pemberdayaan UMKM.
2. Penguatan Kapasitas Perbendaharaan, dalam rangka meningkatkan kompetensi pegawai KPPN, khususnya terkait teknis di bidang perbendaharaan, diperlukan adanya standardisasi kegiatan-kegiatan yang    mampu    menjadi    wadah    pengembangan kompetensi para pegawai KPPN melalui kegiatan GKM rutin.
3. Penguatan Manajemen Internal, kegiatan dilaksanakan dalam rangka peningkatan motivasi dan solidaritas antar pegawai sehingga dapat berdampak pada peningkatan kinerja pegawai dan organisasi KPPN. Kegiatan yang dapat dilaksankaan meliputi beberapa aspek, yaitu: capacity building/internal  gathering  KPPN,  morning  call,  doa bersama dan arahan pagi, pembinaan mental, evaluasi kinerja anggaran KPPN selaku satker, evaluasi pengelolaan SDM, jabatan fungsional, dan kerumahtanggaan, dan evaluasi kepatuhan internal dan kinerja KPPN. Standardisasi kegiatan tersebut selanjutnya agar dapat dipedomani dan dilaksanakan oleh seluruh jajaran KPPN dengan  semangat integritas.

Public Speaking-Komunikasi

Materi kegiatan Capacity Building In House Traning adalah Public Speaking. Titik berat dari materi ini adalah agar semua pegawai KPPN Klaten dapat meningkatkan kemampuannya dalam berkomunikasi secara umum, baik internal kantor atau dalam melayani stakeholder, baik one to one maupun didepan sekelompok audiens. Yang pada gilirannya penguasaan kemampuan materiil dibarengi kemampuan komunikasi-Profesialitas menjadikan layanan yang diberikan kepada stakeholder tambah berkualitas. 

Pemaparan materi pada kegiatan  ini adalah Bapak Budi Setyanta, S.E., M.M. Saat ini beliau aktif sebagai pemateri seminar dan pelatihan, khususnya untuk bidang Sales & Distribution, Retail Management, Marketing & Branding, dan materi lain yang berhubungan dengan Customer Statification, Service Excellent, Client Handling, dan Pengembangan Sumber Daya Manusia dan Organisasi. Selain itu beliau adalah Pengajar di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Janabadra Yogyakarta.

Beliau menyampaikan Komunikasi adalah diskusi atau interaksi pertukaran informasi/pesan hubungan timbal balik. Komunikasi juga merupakan phrase atau diksi yang berat, sebuah pemantapan, bukan suatu hal benar atau salah tetapi kebenaran dari suatu  komunikasi itu merupakan tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan komunikasi kadang-kadang kita harus mempunyai strategi untuk membuat sesuatu yang berat menjadi sesuatu yang sederhana.

Tantangan komunikasi adalah berbeda frekuensi atau tidak nyambung, menggunakan bahasa yang salah. Dalam berkomunikasi jangan meninggalkan adab dan menggunakan pilihan kata yang relevan. Komunikasi adalah interaksi antara satu orang dengan pihak lain. Tujuan komunikasi akan tercapai apabila ada pihak lain.

Tiga Pilar komunikasi agar efektif adalah

1. Content adalah apa yang ingin kita sampaikan atau isi dari pesan tersebut. Content berisi informasi berupa data, gambar, grafik. peristiwa. Dalam Content komunikasi sebaiknya disampaikan sesuai dengan adab.
2. Context berisi waktu, tempat, budaya, status, hubungan, latar belakang. Konten yang salah konteks akan membuat simpati sehingga meningkatkan daya belinya. Saat melakukan komunikasi dengan orang lain hendaknya mempergunakan bahasa yang halus dan benar. Dalam berkomunikasi sebaiknya mengetahui siapa yang kita hadapi. Contohnya Relasi kantor dengan satker, pedagang dengan pembeli yang dibutuhkan adalah relationship/hubungan/komunikasi. Komunikasi sebaiknya dilakukan dengan empati dan memperhatikan nilai-nilai jangan saklek. Kesan-kesan yang akan mempengaruhi penilaian dalam berkomunikasi. Sampaikan sesuatu dengan adab atau tanpa menyinggung orang lain. Komunikasi menggunakan bahasa yang santun akan lebih dihargai. Bahasa komunikasi digunakan untuk level manajerial ke atas,untuk level manajerial ke bawah menggunakan bahasa actual. Menggunakan bahasa Indonesia atau bahasa daerah. Contoh Bahasa jawa merupakan bahasa yang menghargai, bahasa yang meletakkan diri kita dengan cara menghormati orang lain. Berikan logika berpikir kepada orang lain. Kebenaran akan menjadi sesuatu yang negatif ketika kita menyampaikan dengan cara menyakiti. Dalam berkomunikasi seharusnya mengenal budaya karakter orang sehingga dapat menempatkan komunikasi sesuai konteks.
3. Deliver merupakan proses/cara berupa media, lisan, tertulis, verbal non verbal, gesture, gaya bicara, tone dan marmer. Kebahagiaan disampaikan di di depan banyak orang, sedangkan kalau memberikan motivasi/arahan sebaiknya jangan di depan orang banyak karena bisa menyakiti. Keberhasilan dalam komunikasi apabila semua pihak yang terlibat dalam komunikasi mau saling mendengarkan dengan penuh perhatian. Memberikan respon verbal atau non-verbal yang menunjukkan pemahaman. Menghindari gangguan dan mengedepankan ketertarikan pada pesan yang disampaikan. Komunikasi itu dua pihak atau lebih. Kunci komunikasi yaitu mendengarkan dan empati. Yaitu memahami dan merasakan perasaan atau pandangan orang lain, menempatkan diri dalam posisi orang lain untuk memahami perspektif mereka. Apabila komunikasi sudah efektif maka keberhasilan akan memperoleh  solusi yaitu Fokus pada penyelesaian masalah atau pencapaian tujuan. Menghindari atau mengatasi hambatan komunikasi yang dapat menghambat pencapaian tujuan.

Tiga prinsip komunikasi agar sukses :

1. Relevan : Penting bagi audience. Pastikan bahwa informasi yang disampaikan relevan dan bermanfaat bagi audiens. Identifikasi kebutuhan, kepentingan, dan harapan audiens untuk memastikan pesan yang disampaikan memiliki relevansi dengan konteks mereka.
2. Keterlibatan : Komunikasi aktif dua arah. Dorong interaksi dan partisipasi dari audiens. Buat kesempatan untuk pertanyaan, diskusi, atau tanggapan langsung. Keterlibatan menciptakan ikatan emosional dan memperkuat pemahaman.
3. Kualitas Pesan : Menarik dan mudah dipahami. Pastikan pesan yang disampaikan menarik perhatian audiens. Gunakan bahasa yang jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Hindari jargon atau teknisitas yang mungkin tidak dimengerti oleh semua audiens.

Kunci komunikasi sukses di tempat kerja :

1. Hubungan kerja efektif. Mendorong kolaborasi antar tim dan individu untuk mencapai tujuan bersama.
2. Kinerja meningkat. Dukung pembinaan dan pengembangan karyawan dapat membantu mereka mencapai potensi maksimal.
3. Manajemen konflik efektif. Dukung komunikasi terbuka untuk mengidentifikasi dan mengatasi potensi konflik sejak dini.

Kunci komunikasi sukses pada bidang layanan :

1. Hubungan kuat dengan pemangku kepentingan. Mempertahankan jalur komunikasi terbuka antara penyedia layanan dan pemangku kepentingan, seperti pelanggan, mitra bisnis, dan karyawan.
2. Pemahaman terhadap pemangku kepentingan semakin baik. Mengenali perbedaan dalam pemangku kepentingan dan menyusun strategi komunikasi yang sesuai dengan masing-masing segmen.
3. Kualitas layanan meningkat. Memberikan pelatihan yang diperlukan kepada karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan pelayanan mereka.

Menggunakan rumus 5W+1H dalam menyusun materi untuk public speaking dapat membantu merancang presentasi yang lebih terstruktur dan informatif. Berikut adalah penjelasan singkat dan contoh penerapannya:

1. Who (Siapa) : Identifikasi siapa subjek atau orang yang terlibat dalam topik presentasi.
2. What (Apa) : Jelaskan pokok pembahasan atau inti dari presentasi.
3. When (Kapan) : Tentukan waktu atau periode relevan terkait dengan topik presentasi.
4. Where (Dimana):Tentukan tempat atau lokasi terkait dengan topik presentasi.
5. Why (Mengapa) :Jelaskan alasan atau tujuan di balik topik presentasi.
6. How (Bagaimana): Gambarkan proses atau cara yang terlibat dalam topik presentasi.

Karakter produktif bisa juga disebut karakter pejuang. Karakter pejuang atau penuh semangat dapat memberikan dorongan tambahan dalam mencapai produktivitas, penting untuk diingat bahwa karakter produktif mencakup berbagai aspek.

Komunikasi yang baik adalah teladan, sedangkan komunikasi yang baik dengan eksternal adalah menghargai lawan bicara kita,siapa, apa yang mereka  inginkan dengan cara bahagia dan keterbukaan.

Kebahagiaan melihat orang lain bahagia merupakan pengalaman emosional positif yang umumnya dikaitkan dengan empati dan perasaan kebersamaan. Seseorang yang mengakui kelemahannya adalah orang yang ikhlas mencerminkan kualitas positif dalam kehidupan manusia.

Setelah penyampaian materi berikutnya adalah Sesi tanya jawab untuk pegawai agar lebih memahami materi ini. Berikut beberapa tanya jawab yang dapat ditulis.

1. Bu Ismi

Pertanyaan    : Komunikasi terkait KPPN dengan Satker. Ketika kita mengelola satuan kerja termasuk kinerja pengelolaan keuangan mereka tentu ada hasilnya agar ketika rapat kita mampu menyampaikan hasil tersebut. Bagaimana cara menyampaikan range terendah kepada satker dengan bahasa yang baik dan tidak menyinggung.

Jawaban          : Strategi yang bisa kita gunakan adalah pentingnya budaya terbuka dan sharing. Yang pertama tampilkan dulu kinerja setiap satker secara keseluruhan kemudian breakdown perbagian dan bagian yang memiliki range tertinggi diminta untuk sharing contohnya menanyakan strategi yang dilakukan dan apa yang dilakukan supaya sukses dan dapat diikuti satker lainnya. Yang kedua, jika terdapat satker yang mendapatkan nilai rendah jangan disampaikan didepan umum tetapi kita perlu untuk memanggil dan berbicara empat mata.

2. Pak Suwandi Pringadi            

Pertanyaan     : Terdapat salah satu fenomena kemenkeu di sorot tuntutan tinggi, misalnya pejabat yang anaknya terlibat judi online. Apakah penerus kita dimana yang mendatang lisensinya bisa tinggi? Sedangkan dilingkungan kami terlalu mengutamakan kerja dan kurangnya komunikasi. Bagaimana kita bisa mengembalikan semangat komunikasi di lingkungan kerja?

Jawaban          : Fungsi gudget adalah mendekatkan yang jauh, dan menjauhkan yang dekat. Semangat kerja dipupuk dari kebersamaan. Kebersamaan yang mampu membantu adalah diri kita sendiri, pekerjaan tidak ada habisnya, tetapi sisi kemanuasian kita jangan dihabisi maka harus ada ukuran kerjanya. Ukuran kinerja yang dipakai adalah paramenter kinerja. Budaya yang buruk harus dibangun dari lingkungan terkecil dari subbagian kita. Masing-masing harus saling support, capacity building salah satu kegiatan untuk meningkatkan kebersamaan.

3. Pak Riru

Pertanyaan     : Ketika pembicara menyampaikan dengan terbata-bata.  Bagaiaman tips-tips komunikasi yang efektif dan audiens bisa focus mendengarkan pembicara?

Jawaban        : Ketika kita akan menyampaikan materi kita harus mempunyai point-point pentingnya. Ketika pembukaan kita harus melakuakn first in person, mendapatkan perhatian, kemudian sesuatu yang kita lontarkan. Bermainlah dengan vocal dan interaksi dengan audiens. Contohnya jika audiens mengantuk kita bisa melakukan interaksi dengan mengobrol. Perlu perhatikan layout dan impressure.

Link Youtube Capacity Building Public Speaking disini 

Penulis : Sri Sumarni KPPN Klaten dan Ardiana Prasanti STIE YKPN Yogyakarta

Editor  : Sumadi KPPN Klaten