PENCEGAHAN DINI RETUR SP2D MENUJU ZERO RETUR

Oleh: Ichwan Pradana (Pejabat Pengawas pada KPPN Rantau Prapat)

Secara umum, dalam mekanisme penyaluran dana APBN, retur terhadap Surat Perintah Pencairan Dana terjadi saat Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) selaku Kuasa Bendahara Umum Negara (Kuasa BUN) di daerah memerintahkan kepada mitra Bank Operasional untuk melakukan pemindahbukuan dan/atau transfer sejumlah dana kepada penerima dana yang terdapat pada Bank penerima, berdasarkan data pembayaran yang diajukan oleh Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) satuan kerja mitra KPPN setempat, dengan menggunakan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D). Namun saat Bank penerima menerima data penerima dana yang dikirimkan oleh Bank Operasional, ternyata terdapat kekeliruan, sehingga proses pemindahbukuan dan/atau transfer dimaksud tidak dapat diteruskan oleh Bank penerima, untuk selanjutnya dana yang dikirimkan tersebut berikut data penerima dana akan  dikembalikan atau ditolak oleh Bank penerima kepada Bank Operasional.

Kekeliruan yang mengakibatkan terjadinya penolakan atau pengembalian oleh Bank Penerima dana kepada Bank Pengirim Dana yang akan menjadi retur SP2D, umumnya diakibatkan oleh beberapa penyebab, diantaranya:

1. Rekening Penerima sudah tidak aktif;
2. Kesalahan penulisan nomor rekening;
3. Kesalahan penulisan nama rekening.

Pencegahan Dini Terjadinya Retur SP2D

Sebuah pepatah bijak mengatakan bahwa "Mencegah lebih baik dari mengobati", begitu pula dalam retur SP2D, mencegah terjadinya retur SP2D tentunya akan lebih baik dibandingkan dengan melakukan proses penyelesaian terjadinya retur SP2D. Oleh karena itu, pada tahun 2022, digalakkan sebuah semangat "Gerakan Zero Retur" untuk mendorong dan meminimalkan terjadinya retur SP2D.

Melalui Gerakan Zero Retur, pencegahan terjadinya retur dapat digalakkan oleh KPPN melalui pemberian edukasi kepada satuan kerja mitra kerja masing-masing dalam pengajuan tagihan ke KPPN dan memastikan bahwa:

1. Satker agar melakukan pengecekan kebenaran nomor rekening dengan memintakan salinan rekening koran atau salinan buku tabungan dan mencocokan dengan dokumen tagihan;
2. Satker agar memastikan status rekening tersebut aktif dengan meminta surat keterangan aktif dari pihak Bank; dan
3. Satker agar melakukan pengecekan melalui Internet Banking apakah nomor rekening tersebut sudah benar dan statusnya aktif.

Selain melalui pemberian edukasi secara intensif kepada mitra kerja KPPN, peranan teknologi informasi juga sangat penting dalam mendukung kesuksesan gerakan zero retur. Sebagaimana dalam pembahasan sebelumnya, bahwa penyebab terjadinya retur secara umum disebabkan adanya kekeliruan terhadap data penerima dana (dalam hal ini disebut dengan supplier).

Untuk mencegah adanya kekeliruan terhadap data supplier yang diajukan oleh satuan kerja mitra KPPN, dapat dilakukan tindakan pencegahan melalui sistem aplikasi yang saat ini telah digunakan dalam proses penyaluran dana APBN, yaitu aplikasi SAKTI.

Pada aplikasi SAKTI di level user satuan kerja, pencegahan dapat dilakukan pada saat proses perekaman data supplier dilakukan dan saat proses pengajuan SPM ke KPPN dilakukan. Pada saat proses perekaman data supplier, maka yang dapat dilakukan adalah:

1. Satker membuka akses ke dalam aplikasi SAKTI dengan melakukan login sesuai user yang dimiliki;
2. Setelah berhasil mengakses aplikasi SAKTI, maka user akan membuka menu perekaman data supplier dan dilanjutkan merekam seluruh data yang diperlukan;
3. Setelah proses perekaman terhadap seluruh data supplier selesai dilakukan, user akan menyimpan data dengan menekan tombol simpan;
4. Saat tombol simpan ditekan, sistem SAKTI akan segera terhubung dengan sistem perBankan sesuai dengan Bank tempat rekening penerima berada, kemudian Sistem SAKTI akan melakukan verifikasi terhadap data perBankan milik supplier, diantaranya kebenaran nama dan nomor rekening serta status aktif dari rekening yang didaftarkan;
5. Apabila hasil verifikasi tersebut seluruh data penerima telah sesuai dan rekening penerima aktif, maka sistem SAKTI akan melanjutkan dengan melakukan proses penyimpanan data supplier;
6. Apabila hasil verifikasi tersebut, terdapat data penerima yang tidak tepat, maka sistem SAKTI akan menampilkan notifikasi peringatan data apa saja yang tidak tepat dan selanjutnya akan membatalkan penyimpanan data supplier;
7. Apabila menurut hasil verifikasi oleh sistem SAKTi data supplier yang direkam tidak tepat, maka user akan melakukan kembali proses perekaman data supplier dengan merekam data supplier yang benar.

Pada saat proses pengajuan SPM ke KPPN, maka yang dapat dilakukan adalah:

1. Satker membuka akses ke dalam aplikasi SAKTI dengan melakukan login sesuai user yang dimiliki;
2. Setelah berhasil mengakses aplikasi SAKTI, maka user akan melakukan proses perekaman data SPP dan SPM pada aplikasi SAKTI;
3. Setelah proses perekaman data SPP dan SPM selesai dilakukan, maka Pejabat Penandatangan SPM (PPSPM) akan melakukan validasi SPM dengan memilih SPM yang akan dilakukan validasi dan menekan tombol validasi;
4. Saat tombol validasi ditekan, sistem SAKTI akan segera terhubung dengan sistem perBankan sesuai dengan Bank tempat rekening penerima berada, kemudian Sistem SAKTI akan melakukan verifikasi terhadap data perBankan milik supplier, diantaranya kebenaran nama dan nomor rekening serta status aktif dari rekening yang didaftarkan;
5. Apabila hasil verifikasi tersebut seluruh data penerima telah sesuai dan rekening penerima aktif, maka sistem SAKTI akan membuat sebuah keycode sebagai bukti bahwa SPM dimaksud telah dilakukan verifikasi data rekening pada tanggal validasi SPM dilakukan, kemudian sistem SAKTI akan menyimpan data validasi SPM beserta keycodenya;
6. Selanjutnya user akan melanjutkan dengan proses pengiriman ADK SPM ke KPPN, pada saat user menekan tombol kirim ADK setelah memasukkan kode OTP yang dikirimkan, maka sistem SAKTI akan menempelkan data keycode validasi rekening sebagaimana penjelasan di atas ke dalam ADK SPM dan mengirimkan ADK tersebut ke KPPN;
7. Apabila hasil verifikasi tersebut, terdapat data penerima yang tidak tepat, maka sistem SAKTI akan menampilkan notifikasi peringatan data apa saja yang tidak tepat dan selanjutnya akan membatalkan penyimpanan data supplier;
8. Apabila menurut hasil verifikasi oleh sistem SAKTI data supplier yang direkam tidak tepat, maka user akan melakukan kembali proses perekaman data pembayaran  dengan merekam data supplier yang benar.

Pada aplikasi SAKTI di level user KPPN, pencegahan dapat dilakukan pada saat proses penerimaan data SPM yang diajukan user Satuan Kerja pada front office KPPN. Mekanisme pencegahan yang dilakukan antara lain:

1. Front Office (FO) KPPN membuka akses ke dalam aplikasi SAKTI dengan melakukan login sesuai user yang dimiliki;
2. Setelah berhasil mengakses aplikasi SAKTI, maka user akan melakukan proses penerimaan data SPM pada aplikasi SAKTI;
3. Setelah FO memilih SPM tertentu yang akan di verifikasi, sistem SAKTI akan menampilkan data SPM dimaksud dan setelah proses pemeriksaan kebenaran data SPP dan SPM selesai dilakukan, maka petugas FO akan melakukan validasi SPM dengan menekan tombol validasi di bagian bawah data SPM;
4. Saat tombol validasi ditekan, sistem SAKTI akan melakukan pemeriksaan apakah pada ADK yang terhubung terdapat keycode validasi rekening yang dilakukan oleh PPSPM;
5. Apabila hasil verifikasi tersebut ADK telah dilengkapi keycode validasi rekening yang tepat, selanjutnya sistem SAKTI akan menyimpan data validasi SPM beserta keycodenya;
6. Selanjutnya user akan melanjutkan dengan proses pengiriman ADK SPM ke Middle Office (MO) KPPN, dan user MO akan melanjutkan proses penerbitan SP2D sesuai dengan SOP yang ditetapkan;
7. Apabila hasil verifikasi tersebut, tidak dilengkapi dengan keycode validasi yang tepat, maka sistem SAKTI akan menampilkan notifikasi peringatan dan selanjutnya FO dapat melakukan proses pembatalan ADK SPM yang diterima dan berkoordinasi dengan satker untuk melakukan perbaikan.

Agar mekanisme pencegahan terjadinya retur dengan penggunaan sistem informasi yang digunakan saat ini berjalan dengan lancar, maka diperlukan langkah-langkah yang perlu dilakukan, antara lain:

1. Perlu dilakukan koordinasi secara intens dengan Bank Indonesia dan Bank-Bank yang tergabung dalam HIMBARA untuk dapat memberikan akses terhadap sistem SAKTI melakukan verifikasi kebenaran dan status aktif rekening supplier.
2. Perlu dilakukan koordinasi internal secara intens pada unit-unit terkait untuk menentukan proses bisnis sistem SAKTI saat melakukan proses verifikasi data rekening supplier.
3. Perlu dilakukan koordinasi dengan Pusintek mengenai kesiapan infrastruktur dan jaringan serta keamanan untuk mendukung penerapan verifikasi data supplier pada SAKTI.
4. Perlu dilakukan pembahasan dengan unit-unit terkait tentang aspek-aspek hukum dan regulasi yang perlu dipersiapkan dalam implementasi  verifikasi data supplier oleh SAKTI.