Jadi, ini adalah kontrak pekerjaan pengadaan barang/jasa bagi instansi pemerintah, dilaksanakan oleh pihak penyedia barang/jasa. Pemerintah dalam hal ini diwakili oleh PA (Pengguna Anggaran), KPA (Kuasa Pengguna Anggaran), atau PPK (Pejabat Pembuat Komitmen).

Untuk definisi Kuasa Bendahara Umum Negara, yang disingkat Kuasa BUN, ada di Undang-Undang Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara. Definisinya adalah “Kuasa Bendahara Umum Negara, yang selanjumya disebut Kuasa BUN, adalah pejabat yang diangkat oleh BUN untuk melaksanakan tugas kebendaharaan dalam rangka pelaksanaan anggaran dalam wilayah kerja yang ditetapkan.”

BUN di sini adalah Menteri Keuangan. Maka yang disebut Kuasa BUN Pusat, sebagaimana definisi yang tercantum pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 03/PMK.05/2010 tentang Pengelolaan Kelebihan/Kekurangan Kas Pemerintah, adalah Direktur Jenderal Perbendaharaan. Dan Kuasa BUN di daerah adalah KPPN.

Selain hal itu, terdapat jabatan serupa di daerah, yaitu Bendahara Umum Daerah. Ia adalah “Kepala Satuan Kerja Pengelola Keuangan Daerah” yang berada di setiap Pemerintah Daerah.

Untuk definisi pelaksanaan kegiatan/kontrak, terdapat juga di Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Pada pasal 29 menyatakan bahwa “pelaksanaan kegiatan dan penggunaan anggaran pada DIPA yang mengakibatkan pengeluaran negara, dilakukan melalui pembuatan komitmen.” Pembuatan komitmen tersebut dilakukan dalam bentuk perjanjian/kontrak untuk pengadaan barang/jasa, dan/atau penetapan keputusan. Pembuatan komitmen dimaksud dilakukan oleh PPK.

Definisi PPK, sebagaimana tercantum pada Ketentuan Umum di Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 adalah “pejabat yang melaksanakan kewenangan Pengguna Anggaran (PA)/Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) untuk mengambil keputusan dan/atau tindakan yang dapat mengakibatkan pengeluaran atas beban APBN”. Atas hal tersebut, pada pasal 13 nya, tugas dan wewenang PPK dalam pembuatan komitmen antara lain adalah:

1. menerbitkan Surat Penunjukan Penyedia Barang/Jasa;
2. membuat, menandatangani, dan melaksanakan perjanjian/kontrak dengan Penyedia Barang/Jasa;
3. memberitahukan kepada Kuasa BUN atas perjanjian/kontrak yang dilakukannya; dan
4. mengendalikan pelaksanaan perjanjian/kontrak.

Dengan perjanjian/kontrak yang sudah ditandatangani tersebut, PPK melalui PP-SPM (Pejabat Penandatangan Surat Perintah Membayar) dapat mengajukan perintah pembayaran kepada KPPN, baik dengan SPM-LS maupun SPM-GU. Dalam hal akan mengajukan melalui SPM-LS, maka PPK melakukan pencatatan data perjanjian/kontrak tersebut melalui Aplikasi SAS. Selanjutnya ADK perjanjian/kontrak dari Aplikasi SAS disampaikan ke KPPN untuk dicatat ke dalam Aplikasi SPAN. Pencatatan ini penting dalam rangka memastikan pekerjaan tersebut sudah dicatat dan menjamin pencadangan dananya di APBN. Pencatatan tersebut terdiri dari data pekerjaan yang diperjanjikan/dikontrakkan, besarnya nilai pekerjaan, jangka waktu pekerjaan, jadwal pembayaran yang disepakati, termasuk addendum pekerjaan maupun perubahan jadwal pembayaran.

Secara detil, sebagaimana tercantum pada Peraturan Menteri Keuangan Nomor 190/PMK.05/2012 pasal 35 ayat (2), data-data sebuah perjanjian/kontrak yang dicatat dalam sistem pembayaran, adalah sebagai berikut:

1. nama dan kode satker, uraian fungsi/sub fungsi, program, kegiatan, output, dan akun;
2. nomor Surat Pengesahan dan tanggal DIPA (atau dokumen anggaran lainnya);

• nomor, tanggal, dan nilai perjanjian/kontrak;

1. uraian pekerjaan yang diperjanjikan/dikontrakkan;
2. data penyedia barang/jasa (nama rekanan, alamat rekanan, NPWP, nama bank, nama rekening dan nomor rekening tujuan penerima pembayaran);
3. jangka waktu pekerjaan (tanggal penandatanganan perjanjian/kontrak, tanggal penyelesaian pekerjaan, masa pemeliharaan jika dipersyaratkan, dan tanggal addendum jika ada);

• ketentuan sanksi apabila terjadi wanprestasi;
• addendum perjanjian/kontrak dalam hal terdapat perubahan perjanjian/kontrak;

1. cara pembayaran (sekaligus, termin, tahapan sesuai progres lapangan, monthly certificate (MC)).

Satuan Kerja menyampaikan data tersebut ke KPPN dalam bentuk soft copy (ADK perjanjian/kontrak). Masukan data tersebut di Aplikasi SPAN menjadi Kartu Pengawasan Kontrak (contoh pada Lampiran II). Data itulah yang digunakan untuk melakukan pengujian kesesuaian tagihan (SPM) yang diajukan, meliputi:

1. pihak yang berhak menerima pembayaran;
2. nilai pembayaran; dan
3. jadwal pembayaran.

Data-data tersebut cukup memadai. Namun, masih terdapat satu dokumen yang disampaikan dalam pengajuan pembayaran (SPM-LS) oleh Satuan Kerja ke KPPN. Dokumen tersebut adalah Ringkasan Kontrak (contoh pada Lampiran III).  Dokumen ini dibuat secara manual (non sistem). Dengan adanya dokumen tersebut, maka terdapat dua dokumen terkait data perjanjian/kontrak, yaitu Kartu Pengawasan Kontrak dan Ringkasan Kontrak.

Selanjutnya, dari data Aplikasi OMSPAN, di Modul Komitmen, terdapat menu Monitoring Kontrak. Data ini bisa diakses secara digital. Unsur data perjanjian/kontrak yang ditampilkan adalah:

1. kode satker (tanpa nama satker);
2. nomor CAN (Commitment Application Number), yaitu nomor bukti yang merupakan pengesahan atas perjanjian/kontrak yang telah didaftarkan pada SPAN;

• nama supplier (pihak penyedia barang/jasa);

1. tanggal upload (ke sistem Aplikasi SPAN);
2. jangka waktu penyampaian (pendaftaran perjanjian/kontrak);
3. tanggal perjanjian/kontrak;

• nomor perjanjian/kontrak;
• uraian pekerjaan perjanjian/kontrak;

1. kode jenis belanja (dua digit);
2. tanggal mulai pelaksanaan pekerjaan;
3. tanggal akhir penyelesaian pekerjaan;

• nilai perjanjian/kontrak;
• nilai realisasi;
• nilai sisa perjanjian/kontrak.

Jika kita bandingkan dari 3 (tiga) format dan data perjanjian/kontrak yang tersedia di atas, terdapat persamaan dan perbedaaan sebagaimana pada tabel di bawah ini:

Tabel

Perbandingan data perjanjian/kontrak antara Pengawasan Kontrak (PMK 190/PMK.05/2012), Ringkasan Kontrak (Perdirjen Per-66/PB/2005), dan Monitoring Kontrak (Aplikasi OMSPAN)

Pada tabel tersebut, terdapat unsur data yang sama namun juga terdapat unsur data yang tidak sama. Hal ini menyebabkan masih perlunya menggabungkan data yang ada di format-format tersebut. Alangkah efektifnya jika data yang diperlukan tersedia lengkap dalam satu format, secara digital.

Untuk urgensi pengujian kesesuaian tagihan yang diajukan, yaitu pengujian pihak yang berhak menerima pembayaran, nilai pembayaran, dan jadwal pembayaran, sudah dapat dipenuhi dengan data-data yang ada. Namun demikian, terdapat data yang sering diajukan oleh Satuan Kerja, dalam hal ini perubahan data perjanjian/kontrak, tidak muncul di format tersebut kecuali data manual (Ringkasan Kontrak).

Data ini penting karena, perubahan data perjanjian/kontrak dapat menyebabkan:

• perubahan tambah/kurang uraian pekerjaan;
• perubahan tambah/kurang volume pekerjaan;
• perubahan tambah/kurang nilai pekerjaan;
• perubahan tambah/kurang jangka waktu penyelesaian pekerjaan;
• perubahan garansi bank terkait;
• perubahan perjanjian/kontrak supervisi jika perubahan perjanjian/kontrak fisik dilakukan.

Informasi yang diterima dari Satuan Kerja, terdapat beberapa perubahan perjanjian/kontrak pekerjaan fisik yang tidak diikuti dengan perubahan perjanjian/kontrak pekerjaan supervisinya. Hal ini dikarenakan jadwal supervisi sudah selesai dan/atau dana sudah tidak mencukupi jika diubah/diperpanjang. Jika hal ini terjadi, maka pekerjaan fisik yang diperpanjang tersebut menjadi tidak diawasi.

Aplikasi OMSPAN yang sudah di-launching merupakan alat monitoring online dan digital, dimana Satuan Kerja menjadikannya sebagai alat utama. Tidak terkecuali data perjanjian/kontrak dan perubahannya (jika ada). Untuk itu, dalam mengendalikan perjanjian/kontrak, PPK perlu mendapat data pembanding se-valid mungkin atas kondisi terakhir. Di sisi lain, pemerintah, dalam hal ini DJPb, perlu memberikan kemudahan akses monitoring dalam rangka peningkatan layanan secara paperless.

Mencermati hal-hal tersebut, dalam rangka mendukung era digital di DJPb, perlu kiranya melakukan hal-hal sebagai berikut:

• Melebur data yang di Ringkasan Kontrak (2) (termasuk jika ada data perubahan perjanjian/kontrak) ke Kartu Pengawasan Kontrak (1). Sehingga pada saat pengajuan SPM, cukup Kartu Pengawasan Kontrak (1) saja yang disampaikan, secara digital.
• Kartu Pengawasan Kontrak (1) cukup menggunakan yang ada di SPAN saja, tanpa hard copy Ini artinya Satuan Kerja harus disiplin melakukan input data perjanjian/kontrak secara lengkap di Aplikasi SAS/Aplikasi SAKTI.
• Data perubahan perjanjian/kontrak dan bank garansi (jika ada) harus direkam di Aplikasi SAS/SAKTI secara lengkap.
• Data perubahan perjanjian/kontrak (jika ada) harus muncul secara berurutan di Aplikasi SPAN sehingga setiap perubahan yang dilakukan Satuan Kerja, terdata jelas dan runut di Aplikasi SPAN, bukan sekedar terdapat perubahan line/baris, misalnya perubahan pembayaran termin dari 12 termin/baris menjadi 10 termin/baris atau menjadi 14 termin/baris.
• Unsur data perjanjian/kontrak yang ditampilkan di Aplikasi OMSPAN disesuaikan dengan Aplikasi SPAN.

Dengan datangnya era digital dan rencana penyempurnaan dukungan format serta system yang ada, tidak berlebihan kiranya jika jargon DJPb HANDaL dapat diterima dengan suka cita. Karena selama ini proses bisnis pembayaran pengeluaran negara di tingkat pemerintah, baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah, masih memerlukan verifikasi yang bertingkat.

Demikian pula perbedaan proses bisnis dan IT yang digunakan, membuat kesan ada “gap” percepatan proses pembayaran yang dilakukan jika dengan dana APBN atau APBD.

Jika proses bisnis pembayaran kegiatan/kontrak bisa semakin disempurnakan, semoga hal tersebut juga bisa direplikasi di tingkat daerah. Sehingga kata-kata “jika pembayaran APBN bisa selesai dalam satu hari, maka di pembayaran APBD juga bisa selesai dalam satu hari” terlaksana. Bukankah APBN dan APBD juga bersama-sama bertugas melayani rakyat?

Tabik Tuan dan Puan, serta selamat memasuki era digital dan paperless.