Redesain Penilaian Best Employee merupakan Rencana Aksi Perubahan yang diimplementasikan Kepala Subbagian Penilaian Kinerja, Indra Sulistyo beserta tim. Ide Rencana Aksi Perubahan tersebut dipicu oleh Duta Transformasi Kanwil DJPb Provinsi Kalimantan Timur yang ingin mengimplementasikan Nilai-Nilai Kementerian Keuangan dalam Penilaian Best Employee yang dilaksanakan secara triwulanan. Selain itu terdapat dua latar belakang yang mendorong segera dilakukannya redesain tersebut yaitu peningkatan beban kerja dikarenakan peningkatan belanja IKN dan penilaian Best Employee hanya dilakukan melalui polling/voting (sampai dengan triwulan I 2024)

Berdasarkan kondisi tersebut, terdapat gap antara kondisi seharusnya dengan kondisi sekarang yaitu:

1. Peningkatan ABK Kanwil DJPb Provinsi Kalimantan Timur implikasi peningkatan alokasi pagu belanja pembangunan IKN belum dipertimbangkan dalam Penilaian Best Employee;
2. Pemilihan Best Employee belum mencerminkan kompetensi yang dipersyaratkan KemenpanRB dan Nilai-Nilai Kemenkeu;
3. Kurang optimalnya komponen pemilihan Best Employee ketika hanya menggunakan metode polling/voting;
4. Tidak terdapat juknis/metode standar untuk pemilihan Best Employee, hanya diuraikan pelaksanaanya pada matriks SFO.

Redesain Penilaian Best Employee dilakukan dengan mengimplementasikan Nilai-Nilai Kementerian Keuangan dan Kompetensi Manajerial dan Sosio Kultural. Adapun perbandingan Metode Penilaian Best Employee antara yang lama dengan yang baru disajikan dalam gambar berikut:

Adapun perubahan yang coba diusulkan sebagai solusi/inovasi/terobosan dalam Rencana Aksi Perubahan ini yang memperhatikan peningkatan beban kerja (baik IKU maupun data penggunaan Aplikasi Kemenkeu Satu, MS Teams, dan Collaboration Tools), kompetensi ASN (Mansoskul), serta Nilai-Nilai Kementerian Keuangan. Tahapan metode Pemilihan Best Employee baru hampir sama dengan metode lama yaitu:

Permintaan Usulan Best Employee dari Bagian Umum kepada Bagian/Bidang Teknis. Pada tahapan ini Kepala Subbagian Penilaian Kinerja menyampaikan ND Pengusulan Kandidat The Best Employee kepada Kepala Bagian Umum untuk selanjutnya disampaikan kepada Kepala Bagian/Bidang Teknis. Dalam nota tersebut diuraikan tahapan, ketentuan, dan jadwal Pemilihan Best Employee. Perbendaan metode lama dan baru pada tahapan ini adalah Bagian Umum menyampaikan data:

• Data Pelanggaran Kode Etik dan Kode Perilaku yang bersumber dari Seksi Kepatuhan Internal, Bidang SKKI.
• Data Kehadiran Pegawai, yang bersumber dari Subbagian Kepegawaian, Bagian Umum.
• Data Penggunaan Aplikasi Kemenkeu Satu, MS Teams, dan Collaboration Tools yang berasal Pokja Aplikasi II, Pusintek.

Pada tahapan ini mencerminkan Nilai Integritas dari Nilai-Nilai Kementerian Keuangan serta Penggunaan data digital dalam pengambilan keputusan (Data Analytics).

Tahapan ini menghasilkan dokumen berupa Nota Dinas permintaan usulan beserta lampiran tabel yang berisi data di atas.

b. Penyampaian Usulan dari Bagian/Bidang Teknis kepada Bagian Umum. Pada tahapan ini, Bagian/Bidang Teknis melaksanakan tahapan:

1. Screening/Penyaringan Awal

Pada tahap ini Bagian/Bidang Teknis melaksanakan penyaringan awal kandidat Best Employee yang akan diusulkan dengan memperhatikan data:

1. Data Pelanggaran Kode Etik dan Kode Perilaku;
2. Data Kehadiran Pegawai;
3. Data Penggunaan Aplikasi Kemenkeu Satu, MS Teams, dan Collaboration Tools.

Ketiga data tersebut, masing-masing dirangking untuk mendapatkan kandidat yang akan diusulkan.

2. Pengusulan

Setelah mendapatkan kandidat yang akan diusulkan hasil dari tahapan Screening/Penyaringan Awal. Selanjutnya Kepala Bagian/Bidang Teknis menyusun Nota Dinas usulan yang terdiri dari satu orang kandidat kategori pejabat pengawas dan satu orang kandidat kategori pelaksana dengan mencantumkan:

1. Data Pegawai;
2. Data Kontribusi/Output berupa daftar IKU Unit atau IKU Kepala Bagian/Bidang Teknis yang dikontribusikan oleh kandidat;
3. Data Prestasi/Inovasi yang diinisiasi oleh kandidat;
4. Data Indikator Kinerja Tambahan (IKT) yang merupakan kolaborasi dengan pihak lain. Terdapat 3 level yaitu internal Unit Kanwil, internal Unit Eselon I (Kanwil dan KPPN), dan lingkup Kemenkeu (antar UE I). Indikator Kinerja Tambahan (IKT) mencerminkan kemampuan kandidat dalam berkolaborasi dengan pihak lain baik internal maupun eksternal dalam sebuah tim, serta seluruh kinerja tambahan yang dilakukan oleh kandidat.

Pada tahapan ini mencerminkan Nilai Pelayanan, Nilai Sinergi, dan Nilai Profesionalisme dari Nilai-Nilai Kementerian Keuangan.

 Tahapan ini menghasilkan dokumen berupa Nota Dinas usulan beserta tabel lampiran yang berisi data di atas. Selanjutnya data tersebut di atas akan divalidasi oleh Subbagian Penilaian Kinerja.

c. Berdasarkan usulan masing-masing Bagian/Bidang Teknis kemudian ditetapkan lima orang kandidat kategori pejabat pengawas dan lima orang kandidat kategori pelaksana Kanwil DJPb Provinsi Kalimantan Timur untuk dinominasikan dalam tahap polling/voting dan penilaian pimpinan unit. Kedua tahapan ini menggunakan kriteria berdasarkan kompetensi Mansoskul ASN yaitu: (1) Integritas, (2) Kerjasama, (3) Komunikasi, (4) Orientasi pada hasil, (5) Pelayanan publik, (6) Pengembangan diri dan orang lain, (7) Mengelola perubahan, (8) Pengambilan keputusan, dan (9) Sosio Kultural. Tahapan ini mencerminkan Nilai Kesempurnaan dari Nilai-Nilai Kementerian Keuangan.

Setelah dilakukan penilaian pimpinan unit maupun dari penilaian seluruh pegawai, selanjutnya dilakukan tabulasi penilaian oleh Subbagian Penilaian Kinerja. Pada tahap akhir dilakukan penggabungan nilai dari masing-masing komponen dengan proporsi/persentasi bobot yang telah ditentukan.  Dari tabulasi nilai tahap akhir tersebut, kandidat dengan nilai tertinggi merupakan pemenang Best Employee.

Pada tahap ini menghasilkan dokumen tabulasi nilai akhir, Nota Dinas penyampaian, Surat Keputusan Penetapan Best Employee, serta piagam penghargaan untuk triwulan berkenaan.

Optimalisasi komponen pemilihan Best Employee dengan metode baru yang terdiri dari 5 (lima) komponen penilaian, yaitu:

1. Nilai Kontribusi/Output berupa daftar IKU Unit atau IKU Kepala Bagian/Bidang Teknis yang dikontribusikan oleh kandidat;
2. Nilai Prestasi/Inovasi yang diinisiasi oleh kandidat;
3. Nilai Indikator Kinerja Tambahan (IKT) yang merupakan kolaborasi dengan pihak lain. Nilai ini berbanding lurus dengan kolaborasi serta tugas tambahan yang dilaksanakan oleh kandidat. Semakin banyak penugasan (tugas tambahan) serta kolaborasi yang dilaksanakan oleh kandidat maka nilainya akan semakin besar.
4. Nilai polling/voting seluruh pegawai menggunakan kompetensi mansoskul;
5. Nilai polling/voting pimpinan unit menggunakan kompetensi mansoskul.

Optimalisasi tersebut bertujuan untuk lebih meningkatkan fairness pada pemilihan Best Employee serta menghindari bias pada komponen penilaian polling/voting seluruh pegawai. Bias yang terjadi akibat ketimpangan jumlah sumber daya manusia dalam satu Bidang/Bagian yang dapat diarahkan suaranya untuk mendukung salah satu kandidat tertentu. Selain itu bias dapat diminimalisir dari besaran persentase bobot Nilai polling/voting seluruh pegawai yang ditetapkan tidak terlalu besar sehingga pengaruh pada nilai total juga tidak terlalu besar.