STRATEGI EFEKTIF MANAJEMEN PENGETAHUAN

UNTUK MENDUKUNG PERAN KPPN SEBAGAI FINANCIAL ADVISOR

Sebuah organisasi harus dapat mengidentifikasi cara yang tepat untuk mengumpulkan dan menyimpan pengetahuan yang ada dalam organisasi itu sendiri maupun di luar organisasi dan dapat memanfaatkan koleksi pengetahuan tersebut sebagai salah satu cara meningkatkan kompetensi sumber daya manusianya untuk membantu pencapaian tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

Peran KPPN sebagai Financial Advisor, sebagaimana dijelaskan dalam Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor 32 Tahun 2024 merupakan langkah penajaman fungsi dan organisasi pada KPPN dalam rangka transformasi, reformasi, dan digitalisasi pengelolaan perbendaharaan. Selain itu, peran KPPN sebagai Financial Advisor, menjadi salah satu jawaban pengelolaan keuangan negara dalam kerangka Kemenkeu Satu, dimana proses bisnis Financial Advisor meliputi tugas-tugas layanan pengguna, manajemen satker, pembinaan dan monitoring serta evaluasi pengelolaan keuangan pusat dan daerah.

Dengan demikian, untuk peningkatan kompetensi dan menjaga mutu layanan dalam rangka menjalankan peran sebagai Financial Advisor, pada KPPN  sangat diperlukan sebuah media pengelolaan pengetahuan atau knowledge management yang mampu mengkoleksi dan mendokumentasikan khususnya pengetahuan para pegawai yang merupakan pengalaman-pengalaman selama menjalankan fungsi advisory pengelolaan keuangan negara di lingkup wilayah kerja KPPN-nya.

Peran sebagai Financial Advisor merupakan peran penting bagi KPPN untuk dapat lebih berkontribusi dalam pengelolaan keuangan negara khususnya pengelolaan keuangan daerah. Peluang ini juga membawa konsekuensi, salah satunya yaitu, dukungan SDM yang kompeten. SDM KPPN dituntut untuk dapat lebih meningkatkan kompetensinya, tidak hanya kemampuan klerikal tugas dan fungsi pada KPPN, namun juga kemampuan identifikasi serta analisis atas kondisi maupun permasalahan pengelolaan keuangan negara yang terjadi di daerah lingkup wilayah kerja masing-masing KPPN [1]. Untuk mendukung peningkatan kompetensi, sudah banyak media pembelajaran yang disediakan organisasi baik oleh DJPb maupun unit eselon I Kemenkeu lainnya. Akses yang mudah terhadap materi-materi berupa peraturan, kebijakan, petunjuk teknis dan literasi lainnya serta media e-learning yang berkaitan dengan pengelolaan keuangan negara maupun materi yang berkaitan dengan data analytic.

Namun, selain ketersediaan dokumentasi materi-materi seperti yang disebutkan di atas, hal yang tak kalah penting adalah dokumentasi pengalaman. Pengalaman para pegawai selama menjadi advisory adalah pengetahuan atau knowledge. Pengetahuan yang seharusnya juga didokumentasikan menjadi materi pembelajaran bagi pegawai-pegawai lain yang mempunyai tanggung jawab sebagai advisory.

Ditjen Perbendaharaan memiliki SDM yang memadai, sehingga untuk mengakselerasi kompetensi SDM ini dapat dilakukan, salah satunya dengan implementasi Knowledge Management (manajemen pengetahuan), sehingga pengetahuan tasit dan eksplisit selama melakukan peran advisory, dapat dikelola dengan baik serta dapat dibagi (sharing) antar pegawai. Berdasarkan analisis menggunakan Building Blocks Knowledge Management [1], Knowledge Management Creation yaitu, Sosialisasi, Intenalisasi, Eksternalisasi merupakan kegiatan yang sudah biasa dilakukan pada KPPN, sehingga tinggal bagaimana pengetahuan yang tercipta dapat didokumentasi serta diakses oleh para pegawai.

Namun demikian, diakui bahwa implementasi manajemen pengetahuan yang efektif dalam sebuah organisasi bukan hal yang mudah. Organisasi sering dihadapkan pada tantangan seperti kompleksitas data, kurangnya kesadaran akan pentingnya pengetahuan, kesulitan dalam mengidentifikasi pengetahuan yang relevan, dan hambatan dalam berbagi pengetahuan antar anggota organisasi.

Untuk itu, dibutuhkan strategi efektif manajemen pengetahuan untuk mengatasi berbagai tantangan ini dan memaksimalkan manfaat dari pengetahuan yang dimiliki. Dengan memahami dan memilih strategi yang tepat dalam manajemen pengetahuan, KPPN dapat mengoptimalkan penggunaan pengetahuan yang dimiliki untuk sebagai bagian dari penguatan peran Financial Advisor.

Strategi efektif dalam manajemen pengetahuan adalah bentuk kerjasama  dan  berbagi  informasi serta pengetahuan  antar  anggota  organisasi.  Organisasi  harus menciptakan budaya yang mendorong pembelajaran, keterbukaan dan kolaborasi di semua tingkatan. Inisiatif seperti pelatihan dan pengembangan pegawai, budaya yang mendorong berbagi pengetahuan, dan memberikan penghargaan atas partisipasi dalam  berbagi pengetahuan dapat memperkuat budaya pembelajaran dan kolaborasi ini. Selain itu, penting  untuk menggunakan teknologi informasi yang tepat dalam strategi ini. Organisasi harus memilih dan menerapkan sistem informasi yang tepat dan terintegrasi  dengan  baik  sehingga  memudahkan  komunikasi  dan  kolaborasi  antar anggota organisasi serta mempercepat proses pengambilan keputusan [2].

Manfaat Strategi Efektif Manajemen Pengetahuan

Strategi Efektif Manajemen Pengetahuan dapat memberikan beberapa manfaat bagi organisasi. Dalam konteks yang dinamis dan kompetitif saat ini, penerapan strategi ini dapat memberikan keunggulan dan meningkatkan kinerja organisasi.

Pertama, strategi ini meningkatkan kualitas pengambilan keputusan organisasi. Dengan adanya manajemen pengetahuan yang efektif, organisasi dapat mengumpulkan dan mengorganisir informasi yang relevan, baik dari internal maupun sumber eksternal. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan yang lebih baik dan berdasarkan bukti. Informasi yang tersedia melalui sistem informasi organisasi juga dapat dianalisis dan digunakan untuk mendorong pengambilan keputusan yang lebih cerdas, yang pada gilirannya mempengaruhi hasil yang dicapai oleh organisasi [3].

Kedua, strategi ini meningkatkan efisiensi operasional organisasi. Melalui pengelolaan pengetahuan yang baik, anggota organisasi dapat dengan mudah mengakses informasi dan pengetahuan yang relevan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawab mereka. Pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi yang efektif mempercepat akses dan berbagi pengetahuan, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencari informasi yang diperlukan, dan menghindari duplikasi kerja yang tidak perlu. Ini berkontribusi pada efisiensi operasional secara keseluruhan [4].

Ketiga, strategi ini mendorong inovasi dalam organisasi. Melalui manajemen pengetahuan yang efektif, organisasi dapat menghargai pengetahuan yang ada, baik yang terkait dengan proses internal maupun dari sumber eksternal. Hal ini dapat mendorong kolaborasi dan pertukaran ide di antara anggota organisasi, memfasilitasi proses inovasi, dan mempercepat pengembangan produk atau layanan baru. Pada lingkungan yang terus berubah dan kompetitif, inovasi menjadi kunci untuk mempertahankan keunggulan kompetitif, dan strategi manajemen pengetahuan dapat menjadi katalisator dalam proses inovasi tersebut [5].

Keempat, strategi ini meningkatkan pelayanan kepada stakeholders. Dengan adanya sistem informasi yang terintegrasi dan manajemen pengetahuan yang efektif, organisasi dapat memberikan pelayanan yang lebih baik dan lebih responsif kepada stakeholders. Pengetahuan yang ada di dalam organisasi dapat digunakan untuk memahami kebutuhan stakeholders dengan lebih baik, merancang solusi yang relevan, dan memberikan layanan yang memenuhi harapan stakeholders. Ini dapat meningkatkan kepuasan stakeholders, memperkuat hubungan stakeholders, dan memberikan keuntungan kompetitif bagi organisasi [6].

Strategi Efektif Manajemen Pengetahuan pada KPPN

Menteri Keuangan telah mengatur implementasi manajemen pengetahuan melalui Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Nomor 226/PMK.011/2019 tentang Manajemen Pengetahuan di Lingkungan Kementerian Keuangan. Implementasi Manajemen Pengetahuan di lingkungan Kemenkeu diperlukan untuk mendukung proses pembelajaran, tukar pengalaman, dan berbagi pengetahuan yang efektif di lingkungan Kemenkeu.

Dalam PMK manajemen pengetahuan ini, diatur proses Manajemen Pengetahuan di bidang Keuangan Negara serta Pengetahuan lain yang terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi Kementerian Keuangan. Proses Manajemen Pengetahuan sebagaimana dimaksud meliputi identifikasi, dokumentasi, pengorganisasian, penyebarluasan, penerapan dan pemantauan. [7] 

Dengan adanya kebijakan manajemen pengetahuan di lingkungan Kementerian Keuangan ini menunjukkan adanya komitmen pimpinan dalam proses pengembangan manajemen pengetahuan pada unit kerja-unit kerja Kementerian Keuangan. Ditambah dengan adanya budaya sharing knowledge yang diatur dengan Program Budaya Kerja yang tertuang dalam KMK Nomor 127 Tahun 2013, sehingga memudahkan dalam proses penciptaan pengetahuan. Tak terkecuali dukungan implementasi manajemen pengetahuan dalam penguatan peran KPPN sebagai Financial Advisor.

Dengan adanya kerangka pemetaan pengembangan manajemen pengetahuan pada KPPN [1], maka strategi efektif manajemen pengetahuannya, secara garis besar dapat dilakukan melalui tahapan proses penciptaan pengetahuan, pembauran pengetahuan dan penyebaran pengetahuan terhadap 3 (tiga) kluster advisory, yaitu Central Government Advisory, Local Government Advisory serta  Special Mission Advisory dengan dukungan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi memadai serta komitmen pimpinan.

Pada proses penciptaan pengetahuan, hasil kegiatan sosialisasi, internalisasi dan eksternalisasi sebagai proses terciptanya pengetahuan tasit menjadi eksplisit maupun sebaliknya terutama yang berkaitan dengan 3 (tiga) kluster advisory didokumentasi. Kemudian, pada tahapan pembauran pengetahuan, pengetahuan yang tercipta dikumpulkan, disimpan, dan dikombinasikan dengan pengetahuan yang sudah ada di organisasi.

Proses pembauran pengetahuan ini akan lebih baik jika dilakukan dengan memanfaatkan sistem manajemen pengetahuan yang didukung teknologi informasi, sehingga dalam proses pembaurannya dapat dilakukan proses otomasi maupun penyediaan fitur pencarian yang memudahkan bagi anggota organisasi yang membutuhkan data tertentu. Penyediaan sistem manajemen pengetahuan menjadi salah satu alat dalam tahapan penyebaran pengetahuan, dimana pada tahapan ini pengetahuan disebarkan kepada orang atau unit kerja yang membutuhkan.

Dengan adanya pemetaan strategi manajemen pengetahuan ini, diharapkan implementasi manajemen pengetahuan pada KPPN sebagai pendukung peran Financial Advisor  secara nyata dapat segera diwujudkan. Dokumentasi pengetahuan tasit menjadi pengetahuan eksplisit pada masing-masing pegawai, pendokumentasian serta kemudahan aksesibiltasnya yang didukung dengan sistem manajemen pengetahuan juga diharapkan  dapat percepatan penyiapan sumber daya manusia yang kompeten sebagai advisor pada KPPN.

Penulis : Oktana Yudha Sakti - Kepala KPPN Balige

DAFTAR PUSTAKA