Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Batam memiliki proses bisnis yang memberikan layanan kepada Satuan Kerja (Kementerian/Lembaga) yang ada di Kota Batam dan Kabupaten Karimun yang berjumlah 120 satuan kerja dengan dukungan 22 pegawai ASN dan 7 PPNPN. KPPN Batam juga menjalin relasi dan kerjasama dengan Bank, BPJS Kesehatan, Kantor Pelayanan Pajak, Pemko Batam dan Pemda Kab. Karimun. Dengan beragamnya pihak penerima layanan tersebut tentunya menimbulkan tuntutan akan pentingnya pelayanan prima.
Pandemi COVID-19 sejak Triwulan I Tahun 2020 tentunya menimbulkan tantangan tersendiri dalam pelaksanaan pelayanan kepada mitra kerja. Layanan dan proses bisnis yang semula dilakukan secara tatap muka (offline) beralih menjadi layanan dalam jaringan (online). Untuk menghadapi perubahan-perubahan di lapangan, tentunya dibutuhkan sumber daya manusia yang adaptif terhadap proses bisnis yang flexible, update, dan real time.
Berlatar belakang kondisi tersebut, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Batam menyelenggarakan Capacity Building: Pelayanan prima pada tahun 2021 dengan tema ‘Melayani dalam Pandemi’. Hal ini sejalan dengan nilai-nilai Kementerian Keuangan yaitu Pelayanan dan Kesempurnaan.
Kegiatan dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 4 Mei 2021 bertempat di Aula KPPN Batam dengan tetap menerapkan protokol kesehatan dengan tertib.
Acara dibuka dengan kata sambutan yang disampaikan oleh Bapak Bayu Prabowo selaku Kepala KPPN Batam. Beliau menyampaikan harapannya semoga kegiatan ini dapat memberikan refreshment kepada peserta bahwa seorang ASN tentunya harus memiliki sifat dasar sebagai pelayan publik yang memberikan layanan prima. “Bagaimanapun kondisi yang dihadapi, kita tetap harus mengupayakan pelayanan prima” ujar Beliau sebagai penutup sambutannya.
Pada acara ini, KPPN Batam mengundang Narasumber seorang psikolog profesional dari PT Humanika International, Ibu Melly Puspita Sari (Silver Master Trainer NLP From NFLP Florida), untuk memberikan materi ‘Pelayanan Prima: Melayani dalam Pandemi’. Mengawali sesinya dengan menarik, Beliau menayangkan video inspirasi bahwa apa yang bersumber dari hati biasanya menular, karena melayani dari hati itu merupakan keikhlasan/ketulusan.
Bu Melly menyampaikan bahwa dalam masa pandemi seperti saat ini, ada tantangan yang dihadapi oleh pelayan publik. Tantangan itu dapat muncul baik dari internal maupun eksternal. Tantangan internal yang bersumber dari diri sendiri diantaranya adalah kurangnya pengetahuan/pengalaman, labelling negatif, dan bad mood. Untuk mengatasi tantangan internal yang bersumber dari diri sendiri, harus diselesaikan secara pribadi dan sesegera mungkin.
Tantangan eksternal berkaitan dengan orang yang dilayani, alat-alat yang digunakan, infrastruktur, ataupun peraturan/sistem yang telah ditetapkan. Untuk menghadapi tantangan eksternal yang berkaitan dengan orang yang dilayani, tip yang diberikan adalah dengan mencari tahu tipe dari orang tersebut. Berikan layanan yang sesuai dengan kebutuhannya. Misalnya, tipe penerima layanan visual, lebih baik diberikan flow chart/diagram terkait peraturan yang ingin disampaikan. Terhadap tipe penerima layanan auditori, penjelasan yang diberikan sebaiknya menjadi rinci karena dia cenderung lebih mendengarkan. Terhadap tipe penerima layanan yang kinestetik, berikan arahan untuk melakukan pemeriksaan mandiri terlebih dahulu kemudian pandu langkah-langkah selanjutnya. Mungkin akan melelahkan karena harus memetakan tipe penerima layanan, tetapi akan membuat pemberian layanan jangka panjang menjadi lebih efektif karena sesuai dengan kebutuhan.
Yang dibutuhkan seorang pelayan publik dalam melayani selama masa pandemi adalah bekerja dari hati. Seorang pelayan publik dituntut untuk memberikan pelayanan sesuai tugas, fungsi dan SOP, memiliki labelling positif, healing negative emotions, mengevaluasi diri, dan memiliki pemahaman dan nilai yang baru dalam melayani orang lain.
“Mari kita layani orang lain tanpa syarat sebagaimana Allah telah melayani hidup kita bahkan sebelum kita memintanya” sebagai penutup dari Bu Melly dalam penyampaian materinya.
-hesenpa-
