KPPN Klaten Kembali menggelar acara Bimbingan Teknis Pendaftaran Vendor dan Proses Transanksi pada Aplikasi Digipay Satu. Bimtek dilaksanakan pada hari Rabu tanggal 24 Mei 2023 secara Luring bertempat di Aula KPPN Klaten. Peserta Bimtek adalah seluruh Satuan kerja mitra KPPN Klaten pengguna aplikasi Digipay Satu. Bimbingan teknis ini membahas tentang Tata Cara Pendaftaran Vendor dan Proses Transaksi Pada Aplikasi Digipay Satu.

      Acara dibuka oleh Istin Nurhayati sebagai pembawa acara. Setelah acara dibuka, Bapak Sugiyana, Kepala KPPN Klaten memberikan sambutan. Kemudian, Ibu Ismiyati selaku Kepala Seksi Manajemen Satker dan Kepatuhan Internal memberikan sambutan tambahan. Acara inti diisi oleh Bapak Tedi Hendriyanto dan Ibu Aulia Noor Hayati.

      Materi yang pertama ini disampaikan oleh Bapak Tedi Hendriyanto. Beberapa materi yang dijabarkan antara lain review Aplikasi Digipay satu dan Manajemen Vendor. Digipay Satu yaitu aplikasi pengadan barang dan jasa untuk mengadakan barang dan jasa yang dilakukan oleh satker untuk bertransaksi dengan vendor. Vendor adalah penyedia barang dan jasa yang bekerja sama dengan satker. Misal pengadaan ATK, pembelian snack, dan pemeliharaan komputer. Digipay Satu pembayarannya menggunakan Cash Management System dan Kartu Kredit Pemerintah sehingga penanggungjawabannya menggunakan Uang Persediaan (UP).

      Manajemen vendor meliputi Perekaman Usaha, Perekaman staf, perekaman rekening, dan perekaman produk. Perekaman usaha meliputi : 1. Vendor log in Digipay, masuk ke menu Vendor > Daftar Usaha. Lalu klik Tambah; 2. Isi kolom-kolom yang tersedia lalu Simpan. Jika Vendor tidak memiliki NPWP, dimohon untuk mengisi NPWP dengan angka 0 sebanyak 15 digit.

      Perekaman staf (opsional) meliputi : 1. Role Staf ini bersifat opsional (dapat ditambahkan), menyesuaikan dengan karakteristik dan kebutuhan Satker. User yang muncul pada menu Daftar Staf adalah user yang sudah terdaftar dengan role Vendor. Pertama, Vendor melakukan perekaman Staf di menu Vendor > Daftar Staf; 2. Kemudian, Vendor isi kolom-kolom yang tersedia, lalu Simpan; 3. Data Staf Vendor dan Kurir (opsional) yang sudah direkam akan tampil di menu Vendor > Daftar Staf.

      Perekaman Rekening meliputi : 1. Vendor melakukan perekaman data rekening pada menu Vendor > Daftar Rekening. Lalu klik Tambah; 2. Isi kolom-kolom yang tersedia, lalu Simpan.

      Perekaman Produk meliputi : 1. Setelah selesai melakukan perekaman data Usaha, Staf, Rekening, dan Suket (jika ada), Vendor melakukan perekaman produk-produk yang akan dijual di Digipay. Vendor masuk ke menu Vendor > Daftar Produk. Lalu klik Tambah; 2. Isi kolom yang tersedia, lalu Simpan. Untuk kolom Slug akan otomatis terisi ketika Vendor merekam Nama Produk. 3. Produk yang baru direkam pertama kali akan tersimpan dengan status Draft. Agar produk tersebut muncul pada katalog Digipay, produk tersebut harus di Publish. Vendor klik Ubah Data; 4. Vendor melakukan unggah file gambar dengan ekstensi .jpeg, memilih Label dan menggeser tombol Publish menjadi Ya. Lalu Simpan; 5. Produk yang muncul di katalog adalah produk dengan status Publish; 6. Klik Verifikasi pada kolom Aksi.

      Materi kedua yaitu Langkah-langkah bertansaksi menggunakan Digipay Satu yang disampaikan oleh Ibu Aulia Noor Hayati dari Kantor Kementerian Agama Kabupaten Klaten. Langkah-langkah bertansaksi menggunakan Digipay Satu yang meliputi transanksi pemesanan, proses negosiasi antara pejabat pengadaan dan vendor, proses chekout yang dilakukan oleh pejabat pengadaan, proses verifikasi oleh PPK, pengecekan pesanan oleh vendor, proses pengiriman pesanan oleh, proses penerimaan pesanan, dan proses pembayaran oleh bendahara.

      Transaksi Pemesanan meliputi :

1. Login menggunakan user Pemesan
2. Mencari barang atau produk yang dibutuhkan dengan menggunakan pencarian dengan kata kunci dan pemilihan
3. Masukan produk ke
4. Klik edit
5. Isi kolom yang tersedia seperti Pejabat Pengadaan, PPK, Surat Permintaan, alamat, tanggal deadline, akun pembebanan, tanggal surat permintaan dari PPK dan catatan jika ada.
6. Klik nego agar pesanan dapat diteruskan ke Pejabat Pengadaan untuk dilakukan

     Proses Negosiasi oleh Pejabat Pengadaan dan Vendor Untuk User Pejabat Pengadaan meliputi :

1. Masuk dengan user Pejabat Pengadaan
2. Klik Negosiasi Produk
3. Klik Nego
4. Mengisi Harga Tawar, Ongkos Kirim, Biaya Lainnya, Rekening Vendor, Metode Pembayaran, Tanggal Jatuh Tempo, dan Catatan jika
5. Klik Nego

      Proses Negosiasi Untuk User Penyedia / Vendor meliputi : 

1. Klik Negosiasi Produk
2. Klik Nego
3. Jika Vendor tidak setuju dengan harga yang ditawarkan oleh Pejabat Pengadaan maka akan ditolak dan akan tetap menggunakan harga awal. Jika Vendor menyetujui penawaran maka Klik
4. Setelah Vendor menyetujui maka akan dikembalikan ke Pejabat Pengadaan apakah setuju dengan Vendor, jika setuju maka klik Setuju dan dapat dilanjutkan proses Checkout.

      Proses Checkout dilakukan oleh Pejabat Pengadaan melipiti :

1. Klik Negosiasi Produk
2. Klik Transaksi
3. Klik Checkout Barang
4. Klik Detail
5. Klik Checkout, maka akan muncul invoice yang menandakan bahwa proses checkout sudah selesai dan pesanan sudah masuk ke PPK untuk

      Proses Verifikasi oleh PPK meliputi :

1. Klik produk yang dipesan
2. Isi kolom catatan
3. Klik Setuju
4. Proses

      Pengecekan Pesanan oleh Vendor meliputi :

1. Klik Transaksi
2. Klik Proses Pengecekan
3. Klik Setuju

      Proses Pengiriman Pesanan oleh Vendor meliputi :

1. Klik menu Transaksi
2. Klik Proses Pengiriman
3. Isi kolom seperti No Resi, Metode Kirim, Alamat Pengiriman, No Surat Jalan, Nama Kurir dan Catatan jika
4. Klik Simpan

      Proses Penerimaan Pesanan meliputi :

1. Klik menu Transaksi
2. Proses Penerimaan
3. Klik Proses terima
4. Isi kesesuaian pesanan dengan produk yang diterima
5. Klik Simpan

      Proses Pembayaran oleh Bendahara meliputi :

1. Masuk menu Transaksi
2. Klik Pembayaran Produk
3. Klik Generate Kode Pemesanan
4. Klik Kirim VA
5. Klik Proses

      Diakhir acara yaitu sesi untuk satker terdapat Masukan dari Bapak Rozi untuk pengembangan terkait aplikasi Digipay Satu diantaranya :

1. Kesulitan dalam menemukan barang atau produk yang dicari karena kata kunci yang tidak sama antara pencarian dan yang dipakai
2. Tidak semua vendor menyertakan asal kotanya sehingga saat pencarian menggunakan lokasi akan sulit
3. Tampilan pagu dan realisasi masih secara akumulasi dan tidak
4. Dalam pembayaran pajak harus menunggu beberapa waktu untuk update status

         Ada  beberapa pertanyaan dalam sesi tanya jawab diantaranya : a. Apabila Vendor telah melakukan pengiriman apakah Bendahara akan langsung melakukan pembayaran? Jawab: Benar, setelah Vendor memproses pengiriman produk maka Bendahara memverifikasi dan melakukan pembayaran;  b. Bagaimana jika VA sudah kadaluarsa? Jawab: jika VA sudah kadaluarsa maka yang harus dilakukan yaitu Generate dibatalkan dan melakukan Generate ulang pada menu Bendahara.

     Sosialisasi Bimbingan Teknis Pendaftaran Vendor dan Proses Transaksi Pada Aplikasi Digipay Satu merupakan aplikasi baru bagi Satuan Kerja terkait pendaftaran vendor yang dimulai dari tahap perekaman usaha hingga perekaman produk, sedangkan sosialisasi terkait proses transaksi dimulai dari tahap transaksi pemesanan barang hingga tahap pembayaran oleh bendahara. Sosialisasi ini diharapkan dapat menambah pemahaman satker mengenai Pendaftaran Vendor dan Proses Transaksi Pada Aplikasi Digipay, sehingga proses transaksi antara satker dengan vendor dapat berjalan dengan baik.

Penulis : sumadi pegawai KPPN Klaten