- Wahyundari Yesmina Puri, Kepala Seksi Pencairan Dana dan Manajemen Satuan Kerja (PDMS) KPPN Kotabaru
- Perbendaharaan Negara
Di tengah meningkatnya perekonomian di Indonesia kita semua dikejutkan dengan gelombang pandemic virus covid 19 yang membuat semua bentuk pelayanan berubah drastis dari yang biasa offline atau tatap muka menjadi online dikarenakan pembatasan terhadap aktivitas masyarakat untuk mengurangi penyebaran virus corana tersebut.
Begitu pula dengan pelayanan di KPPN yang biasanya selalu dipadati satker dengan pelayanan tatap muka berubah menjadi pelayanan online atau tanpa tatap muka yang mana satker melakukan pengajuan spm melalui aplikasi espm tanpa perlu datang ke kppn. Aplikasi espm sendiri merupakan aplikasi berbasis web yang menjadi media perantara , pengiriman ADK SPM, ADK SPM Koreksi,RPD harian,ADK Kontrak, , LPJ bendahara , Gaji serta sofcopy dokumen lampiran SPM dari satker ke kppn. Penggunaan aplikasi espm sendiri diharapkan dapat meningkatkan efisiensi KPPN dalam melakukan pelayanan
Hal ini tentu saja menimbulkan berbagai dampak terkait pelayanan di kppn yang mana dengan pengajuan spm secara online melalui aplikasi espm satker tidak perlu lagi datang ke kppn tapi cukup di kantor atau dirumah untuk mengupload spm ke aplikasi espm kppn.
Di satu sisi pengajuan spm melalui espm menjadi lebih efektif ,efisien , hemat waktu dan tenaga dimana apabila ada kekurangan dokumen dapat langsung meng upload kembali ke aplikasi espm setelah ada pemberitahuan berupa keterangan tolakan di aplikasi espm. Disisi KPPN sendiri aplikasi espm sangat membantu dalam menghilangkan resiko spm yang terselip atau spm yang belum terproses di aplikasi SPAN sehingga resiko spm tidak terbayar tidak terjadi . Dengan aplikasi espm dapat di telusuri secara cepat spm mana yang tidak terbit sp2d dan dapat di selesaikan dan diproses sesegera mungkin .
Akan tetapi banyak juga satker yang sudah terbiasa dengan tatap muka dimana setiap ada permasalah atau penolakan spm dapat langsung berkonsultasi dengan FO konversi atau pun ke cso di KPPN merasa kurang bisa memahami apa yang sudah tertulis di kolom keterangan tolakan di Aplikasi espm sehingga satker merasa perlu menghubungi kppn untuk meminta kejelasan mengenai hal tersebut . Untuk mengatasi hal tersebut sebenarnya kppn telah mempunyai hai cso sebagai sarana bertanya ke kppn terkait permasalahan yang berhubungan dengan SPM dan tolakan SPM selain itu kppn juga mbuat wa grup sebagai wadah untuk komunikasi dan berkoordinasi antara satker dan KPPN. Akan tetapi terkadang satker yang kurang puas dengan jawaban di hai cso maupun di wa grup langsung bertanya secara langsung ke pegawai atau pejabat di kppn melalui telpon ataupun chat pribadi yang tentunya mengganggu kosentrasi bekerja karena harus menjawab pertanyaan satker yang mana terkadang dalam satu satker terdapat 3 orang yang menanyakan permasalahan yang sama ke hai cso , ke wa grup maupun chat pribadi/telpon langsung ke pegawai/pejabat kppn sehingga hal tersebut terkadang menimbulkan kesalah pahaman yang berakibat complain satker atas layanan online KPPN yang dianggap kurang memuaskan karena tidak solutif.
Untuk mengatasi hal tersebut KPPN berusaha menjaga kualitas hai cso dengan menunjuk pic di setiap seksi sehingga setiap permasalahan atau pertanyaan dari satker dapat di jawab dengan tepat, cepat dan benar selain itu yang tidak kalah penting adalah memberikan edukasi kepada pegawai KPPN mengenai etika dalam berkirim pesan via aplikasi chat dan menerima telpon dari satker sehingga pelayanan yang santun tetap terjaga karena terkadang antara yang tertulis dengan maksud yang ingin disampaikan bisa berbeda penafsiran antar si pemberi dan penerima pesan yang menimbulkan kesalaham pahaman yang tidak hanya memicu emosi juga berdampak ke penurunanan pelayanan KPPN. Untuk menjaga Pelayanan KPPN yang selama ini sudah terjaga dengan baik perlu diperhatikan etika bekirim pesan via pesan teks di dunia pekerjaan yang diantaranya adalah
- Ucapkan salam :ucapan salam yang singkat sudah bisa menjadi tanda kalau kita menghormati rekan kerja yang kita ajak berkomunikasi
- Perkenalkan diri : Untuk yang baru akan menjalin komunikasi atau baru pertama kali mengirim pesan dengan mitra/rekan kerja sebutkan nama , asal kita (kantor mana) dan maksud dan tujuan kita secara singkat
- Gunakan bahasa yang baik dan benar : hindari penggunaan bahasa gaul dan singkatan saat membicarakan soal pekerjaan demi menjaga profesionalisme dan kelancaran kerja gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
- Biasakan Berterima kasih : akhiri percakapan dengan mengucapkan terima kasih , sekecil apapun bantuan dan kerjasamanya penting untuk mengucapkan terima kasih sebagai bentuk apresiasi kita padanya.
- Komunikasi pada hari kerja atau jam kantor : Kurang sopan rasanya kalau kita mengirim pesan untuk urusan pekerjaan pada larut malam.
Akan tetapi bagaimana caranya apabila kita selaku pegawai KPPN membalas pertanyaan satker yang kurang sopan via pesan teks atau menanyakan tentang pekerjaan di luar jam kantor untuk itu yang harus kita lakukan adalah :
- Menanggapi dengan sopan dan meminta maaf apabila kita melakukan kesalahan dan segera mencari solusi.
- Memberi pengertian apabila masalah tersebut akan di selesaikan pada saat jam kantor.
- Sesegera mungkin merespon pertanyaan satker dan mengarah kan satker untuk menghubungi hai cso dan tetap memfollow up perkembangan pertanyaan satker apakah sudah terjawab dengan tepat.
Diharapkan dengan respon yang cepat dan tanggap satker akan menemukan kenyamanan dalam proses penyelesaian spm dan semua permasalahan di satker dapat sesegara mungkin teratasi.
Pada saat pelayanan konvensional atau pelayanan tatap muka pegawai KPPN telah di bekali dengan pelatihan service excellent yang kontinyu sehingga untuk merubah menjadi pelayanan online yang prima dengan mengedepan kepuasaan stokeholder sehingga tercipta hubungan yang harmonis antara satker dan kppn perlu diberikan perhatian khusus akan masalah masalah yang dihadapi satker . apabila diperlukan maka bisa diadakan one o one meeting melalui aplikasi zoom atau media lain yang menunjang pelaksanaan dan kelacaran tugas.
Selain pelayanan dengan stakeholder yang perlu diperhatikan adalah pelayanan internal di kppn sendiri yang mana dengan adanya kebijakan wfh maka sebagian pegawai mengerjakan tugasnya dirumah dengan menggunakan media online disini komunikasi antar pegawai dan dengan atasan langsung harus terjaga baik demi kelancaran penyelesaian tugas, saling menghormati antar sesame pegawai dapat tercermin dari grup chat atau chat pribadi yang membahas masalah pekerjaan respon cepat saling menghargai sangat penting karena dapat tetap menumbuhkan keterikatan emosional yang menunjang kemajuan organisasi.
Dengan berkembangan era baru dalam pelayanan di kppn yang menggunakan teknologi ruang digital sangat penting kesadaran tetap saling menghargai , menghormati, bersikap santun dan bermartabat serta meningkatkan harmoni kebersamaan dengan tetap memegang teguh nilai nilai pancasila dan kebhineka tunggal ikaan dan tentunya tetap menjujunjung tinggi nilai nilai Kementerian Keuangan.
Di harapkan dengan berubahnya model pelayanan di kppn menjadi online lebih meningkatkan mutu kualitas pelayanan kppn dengan keuntungan efektif efisien hemat biaya dan tugas /pekerjaan dalam mengelola keuangan Negara tetap berjalan dengan lancar , tepat waktu dan akuntabel.
Sumber:
Disunting Dari Berbagai sumber