Kesalahan yang sering dilakukan Satker dalam pengadministrasian pembayaran belanja pegawai

Salah satu tugas dari pengelola keuangan satuan kerja (Satker) adalah memastikan ketepatan waktu dalam pembayaran hak-hak pegawainya. Seperti pembayaran gaji induk, gaji susulan, gaji terusan,kekurangan gaji, pembayaran tunjangan kinerja, dan lain sebagainya. Akan tetapi dalam pelaksanaannya masih sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengelolaan belanja pegawai tersebut, sehingga menyebabkan terlambatnya pembayaran hak-hak para pegawai.

Dari hasil pemantuan Customer Service Officer (CSO) KPPN Langsa terhadap seringnya penolakan belanja pegawai yang dilakukan oleh Satker mitra kerja KPPN Langsa, baik dari sisi aplikasi web gaji dan SAKTI dapat dipetakan sebagai berikut:

Aplikasi Web Gaji

Aplikasi Web gaji merupakan gerbang pertama dalam pembayaran belanja pegawai, web gaji  adalah platform online yang dikembangkan oleh Kementerian Keuangan Republik Indonesia untuk mempermudah proses penggajian pegawai, termasuk ASN Pusat, Anggota TNI, Anggota Polri, PPPK, dan PPNPN. Melalui aplikasi ini, Satker dapat mengelola data gaji secara efisien tanpa harus mengirimkan data melalui aplikasi offline atau media fisik.

Kesalahan yang sering dilakukan oleh Satker dalam hal ini Petugas Pengelolaan Administrasi Belanja Pegawai yang selanjutnya disingkat PPABP adalah pembantu Kuasa Pengguna Anggaran (KPA) yang diberi tugas dan tanggung jawab untuk mengelola pelaksanaan Belanja Pegawai, adalah sebagai berikut :

1. Tidak mendaftarkan atau mengirim data pegawai baru ke KPPN;
2. Tidak mengirimkan kelengkapan SK ke KPPN jika terdapat perubahan dari pegawai seperti perubahan kedudukan, keluarga, rekening dan lain sebagainya.

Kedua hal ini wajib dilakukan oleh PPABP sebelum melakukan rekonsiliasi gaji dengan KPPN, apabila tidak dilakukan maka menyebabkan penolakan dalam proses rekonsiliasi gaji dikarenakan perbedaan data antara KPPN dan Satker. Hal penting yang mesti diperhatikan adalah PPABP harus memastikan data-data tersebut telah berhasil diproses oleh KPPN dengan memonitoring status kiriman datanya pada aplikasi web gaji.

Diharapkan PPABP tidak mengirimkan rekonsiliasi gaji jika statusnya belum berhasil disetujui oleh KPPN, karena dapat menyebabkan rekon gaji tersebut tertolak dan statusnya “menggantung” sehingga Satker harus meminta penghapusan gaji terlebih dahulu melalui kanal https://linktr.ee/hapus_gaji kepada KPPN agar dapat melakukan rekonsiliasi ulang.

For your information (FYI) “dalam istilah bahasa kekinian” proses penghapusan gaji pada KPPN dilakukan secara berjenjang, mulai dari proses hapus gaji yang dilakukan oleh petugas Front Office (FO) hingga persetujuan hapus gaji oleh Kepala Seksi Pencairan Dana. Sehingga dalam pelaksanaannya Satker harus menunggu beberapa saat hingga penghapusan gaji tersebut berhasil disetujui.

Aplikasi SAKTI

Setelah berhasil melakukan rekonsiliasi di web gaji tahap selanjutnya adalah pembuatan SPP dan SPM pada SAKTI. Aplikasi SAKTI adalah Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi yang digunakan untuk mengelola keuangan, mulai dari perencanaan hingga pertanggungjawaban anggaran. Kesalahan yang sering dilakukan oleh petugas Satker adalah tidak mendaftarkan supplier baru dari pegawai baru ke KPPN yang dapat menyebabkan SPM tertolak dikarenakan data supplier pegawai tersebut belum ada didalam di database Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN).

Langkah yang seharusnya dilakukan adalah mendaftarkan supplier pegawai tersebut  terlebih dahulu pada SAKTI, dan memastikan data-data tersebut telah berhasil diproses oleh KPPN dengan memonitoring statusnya pada aplikasi SAKTI. Setelah proses pendaftaran supplier berhasil barulah Satker dapat mengirimkan SPM.

Hal-hal tersebut diatas sering terjadi dan dilakukan oleh banyak Satker, sehingga patut diberikan perhatian khusus agar pembayaran hak-hak pegawai dapat dilakukan secara cepat dan tepat. Hal penting yang juga harus diperhatikan  adalah terkait retur SP2D pada pembayaran gaji pegawai, yang dikarenakan  permasalahan  pada rekening pegawai, antara lain :

1. Rekening tidak aktif;
2. Perubahan Nama pemilik rekening;

Diharapkan kepada para pengelola keuangan Satker agar selalu menginformasikan dan mengingatkan  kepada para pegawainya, apabila melakukan penonaktifan rekening, dan perubahan nama rekening seperti penambahan gelar yang bersifat akademis dan keagamaan untuk segera melaporkannya, agar  dapat dilakukan perubahan supplier pegawai tersebut.

Dalam penyampaian perubahan supplier pegawai ke KPPN, Satker harus melakukannya sebelum proses rekonsiliasi gaji dan pengiriman SPM bulan berkenaan, agar data supplier pegawai tersebut menjadi sinkron dengan data yang ada di SPAN. Apabila dilakukan setelahnya maka akan menyebabkan terjadinya retur SP2D terhadap pegawai tersebut.

Disclaimer: Tulisan merupakan pemikiran pribadi tidak mewakili instansi tempat penulis bertugas.

Dodi Susanto Pembina Teknis Perbendaharaan Negara Mahir KPPN Langsa, DJPb, Kemenkeu Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya.