ADA APA DENGAN PEMBAYARAN TAGIHAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH PADA KATALOG ELEKTRONIK ATAS BEBAN APBN
Pembayaran tagihan pengadaan barang/jasa pemerintah melalui katalog elektronik atas beban APBN adalah proses pembayaran atas pembelian barang/jasa yang dilakukan melalui sistem e-katalog, di mana pembayaran ditujukan ke rekening penampungan (payment gateway) lalu didistribusikan ke penyedia, fee transaksi, dan kewajiban perpajakan. Proses ini bertujuan meningkatkan transparansi, efisiensi, dan akuntabilitas, serta memudahkan transaksi pengadaan secara elektronik sesuai dengan Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan terbaru seperti PER-8/PB/2025, yang menggantikan PER-17/PB/2024 sebelumnya.
Apa itu Pembayaran Tagihan E-Katalog?
E-Katalog: adalah sistem informasi elektronik yang berisi daftar barang/jasa, merek, spesifikasi, harga, dan ketersediaan dari berbagai penyedia. E-Purchasing: adalah tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem e-katalog tersebut. Pembayaran atas pembelian barang/jasa melalui e-katalog tersebut dilakukan atas beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara (APBN).
Latar belakang pengadaan barang/jasa pemerintah pada katalog elektronik adalah keinginan untuk meningkatkan transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam penggunaan anggaran negara (APBN/APBD) dengan menyediakan platform belanja online, yaitu E-Katalog, yang dikembangkan oleh LKPP. Sejarahnya terkait dengan upaya modernisasi pengadaan pemerintah melalui digitalisasi sejak era awal hingga perkembangan E-Purchasing yang memanfaatkan E-Katalog sebagai salah satu metode pengadaan barang/jasa elektronik. E-Katalog dikembangkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP) sebagai aplikasi belanja online yang menyediakan berbagai macam produk dari berbagai komoditas, sehingga pemerintah dapat dengan mudah menemukan dan memperoleh barang/jasa yang dibutuhkan.
E-Katalog menjadi bagian dari sistem e-purchasing, yaitu metode pengadaan barang/jasa secara elektronik yang memungkinkan pemerintah untuk membeli produk dari katalog elektronik. Pengembangan E-Katalog dan e-purchasing terus berjalan seiring dengan kebijakan pemerintah yang bertujuan untuk memodernisasi proses pengadaan. Penggunaan E-Katalog di lingkungan Kementerian Keuangan sendiri telah dilaksanakan untuk meningkatkan transparansi dan akuntabilitas. Dengan adanya E-Katalog, pemerintah dapat melakukan pengadaan barang/jasa secara lebih efektif, karena prosesnya dimulai dari identifikasi kebutuhan hingga serah terima hasil pekerjaan. Selain itu, penggunaan E-Katalog juga bertujuan untuk menggerakkan roda perekonomian nasional dengan memberikan kesempatan kepada penyedia barang dan jasa untuk turut serta dalam pengadaan pemerintah
Kaitan Aplikasi SAKTI dan E-Katalog
Aplikasi SAKTI adalah Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi yang digunakan oleh Satuan Kerja (Satker) pemerintah untuk mengintegrasikan dan mengelola seluruh siklus anggaran, mulai dari perencanaan, pelaksanaan (termasuk komitmen pengadaan melalui e-katalog), hingga akuntansi dan pelaporan. Integrasi dengan e-katalog pada SAKTI memungkinkan proses pembayaran tagihan pengadaan barang/jasa yang didanai APBN menjadi lebih efisien, transparan, akuntabel, dan terpusat dalam satu sistem terpadu.
Fungsi SAKTI dalam Pengadaan E-Katalog:
- Integrasi E-Katalog:
SAKTI mengintegrasikan proses pembayaran dengan sistem e-katalog, memastikan data transaksi pengadaan menjadi lebih konsisten dan terhubung dari hulu ke hilir.
Melalui modul Komitmen, Satker dapat mengelola proses pengadaan, termasuk manajemen supplier dan komitmen yang berkaitan dengan transaksi e-katalog.
Modul ini memungkinkan transaksi pembayaran tagihan yang berasal dari pengadaan e-katalog, yang kemudian akan terproses dalam sistem SAKTI.
Membantu dalam pengelolaan data supplier yang terhubung dengan e-katalog, memastikan kelancaran proses bisnis pengadaan.
Langkah-langkah Umum Proses Tagihan di SAKTI:
- Pembuatan Invoice di E-Katalog:
Proses pembelian barang/jasa melalui E-Katalog versi 6 harus diselesaikan terlebih dahulu hingga pembuatan invoice.
- Pilih Jenis Dokumen di SAKTI:
Masuk ke aplikasi SAKTI dan pilih jenis dokumen yang sesuai, misalnya "BAST UP Tunai Lainnya" untuk UP (Uang Persediaan) atau "BAST KKP Lainnya" untuk KKP.
- Pilih Jenis Kas dan Kategori:
Pada menu "Settlement", pilih jenis kas yang digunakan ("UP" atau "TUP") dan kategori pengadaan ("Barang" atau "Jasa").
- Centang BAST dan Rincian Barang:
Centang nomor BAST yang akan diproses. Jika ada rincian barang yang perlu didetailkan, klik "Rincian Barang".
- Simpan Data:
Setelah semua informasi terisi, klik "Simpan Data" untuk melanjutkan proses pencairan dana APBN.
Bagaimana Prosesnya?
- E-Purchasing: Satuan kerja (Satker) membeli barang/jasa melalui e-katalog.
- Pembayaran via Payment Gateway: Pembayaran ditransfer ke rekening penampungan (payment gateway).
- Distribusi Pembayaran: Dana dari rekening penampungan akan dipisahkan untuk:
- Rekening penyedia (penjual).
- Fee transaksi.
- Penyetoran kewajiban perpajakan ke kas negara.
- Pendaftaran supplier: Satuan kerja wajib mendaftarkan supplier melalui aplikasi SAKTI ke KPPN sebelum merekam pembayaran, untuk mempermudah proses penerimaan dana penyedia.
Mengapa Proses Ini Dilakukan?
- Efisiensi dan Efektivitas:
Meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses pengadaan barang/jasa pemerintah.
- Transparansi dan Akuntabilitas:
Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas dalam proses pengadaan dan pembayaran.
- Akses Pasar dan Persaingan:
Memperbaiki akses pasar dan mendukung persaingan usaha yang sehat di antara penyedia.
- Meningkatkan Kepuasan Pemangku Kepentingan:
Mendukung penyelesaian transaksi pengadaan yang lebih cepat dan akurat, sehingga meningkatkan kepuasan semua pihak yang terlibat.
- Pengurangan Potensi Kecurangan:
Dengan adanya sistem elektronik, potensi kecurangan dan penyelewengan dapat dikurangi.
- Peraturan Baru:
Kemenkeu melalui Dirjen Perbendaharaan menerbitkan peraturan baru untuk menyempurnakan proses ini, seperti PER-8/PB/2025 yang mengatur tata cara pembayaran tagihan pengadaan barang/jasa pada e-katalog atas beban APBN, untuk memastikan prosesnya tertib dan sesuai regulasi.
Ketentuan Umum
Pembayaran invoice/tagihan Pengadaan Barang/Jasa pada Katalog Elektronik atas beban APBN dilaksanakan setelah barang/jasa diterima sesuai BAPP atau BAST kepada Penerima sebagaimana yang disebutkan dalam invoice/tagihan.
Penyelenggara Katalog Elektronik bertanggung jawab atas :
- Segala kegiatan dan biaya yang timbul dalam rangka penyelenggaraan Katalog Elektronik.
- Pemungutan dan penyetoran pajak atas pembayaran Pengadaan Barang/Jasa pada Katalog Elektronik pada metode pembayaran mekanisme UP.
- Penyaluran dana kepada masingmasing penerima pada metode pembayaran mekanisme UP.
Pemesanan Barang/Jasa Melalui Katalog Elektronik
- Pemesanan barang/jasa pada Katalog Elektronik menghasilkan komitmen berupa surat pesanan yang memiliki kode identitas yang bersifat unik
- Surat Pesanan paling sedikit memuat data:
- Nama pemesan;
- Nama Penyedia;
- Barang/jasa dan volume yang dipesan;
- Spesifikasi teknis barang/jasa;
- Harga barang/jasa dan jumlah pembayaran;
- Cara pembayaran;
- Waktu pelaksanaan dan tanggal penerimaan barang/jasa
- PPK dan Penyedia menandatangani secara elektronik Surat Pesanan setelah menyepakati rinciannya.
- Surat Pesanan yang telah ditandatangani dapat dilakukan addendum sebelum penyelesaian pekerjaan barang/jasa.
- Addendum dilakukan dalam hal terdapat penyesuaian yang tidak terbatas pada:
- Volume barang/jasa;
- Penambahan atau pengurangan jenis kegiatan;
- Nilai pajak;
- Tanggal pelaksanaan/penerimaan barang/jasa;
- Perubahan terkait layanan tambahan;
- Pergantian penanggung jawab penandatangan dalam surat pesanan;
- Penambahan atau pengurangan harga pengiriman kurir Penyedia; dan/atau
- Klausa tambahan apabila diperlukan
- Addendum Surat Pesanan yang telah ditandatangani PPK dan Penyedia menjadi salah satu dokumen pendukung pengajuan pembayaran
Pemesanan Barang/Jasa Melalui Katalog Elektronik
Dalam hal pembayaran dilakukan secara bertahap
Selain data yang wajib tercantum pada surat pesanan, Surat Pesanan juga memuat data:
- Jumlah tahapan dan waktu pembayaran;
- Nilai pembayaran per tahapan; dan
- Besaran nilai jaminan uang muka, jika pembayaran memerlukan uang muka
Dalam hal pekerjaan memerlukan masa pemeliharaan
Selain data yang wajib tercantum pada surat pesanan, Surat Pesanan juga memuat data:
- Jangka waktu pemeliharaan;
- Besaran retensi; dan
- Besaran nilai jaminan pemeliharaan jika diperlukan
Pengadaan Barang/Jasa pada Katalog Elektronik yang memerlukan uang muka dan/atau masa pemeliharaan, pelaksanaan pembayaran dilakukan dengan menggunakan jaminan.
Tata Cara Pembayaran Melalui LS
Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak
- Pembayaran mekanisme LS dilaksanakan melalui LS Kontraktual.
- PPK melakukan pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak berdasarkan data dari Katalog Elektronik.
- PPK mendaftarkan Data Kontrak sesuai dengan Surat Pesanan yang sudah ditandatangani kepada KPPN paling lambat 5 (lima) hari setelah Surat Pesanan ditandatangani.
Data Supplier dilaksanakan melalui kelompok rekening tujuan berbentuk affiliated supplier. Affiliated supplier menggunakan kode refferal yang diterbitkan oleh Katalog Elektronik. Katalog Elektronik mengirimkan data kode referral ke SAKTI dan SPAN extension. PPK melakukan validasi terhadap kelompok rekening yang telah mendapatkan kode referral.
Pengajuan Tagihan pada Katalog Elektronik
Metode Pembayaran Sekaligus
- Penyedia melakukan penyelesaian pekerjaan sesuai Surat Pesanan dan melakukan pembaruan status penyelesaian pekerjaan pada Katalog Elektronik
- PPK melakukan pengujian kesesuaian hasil pekerjaan dengan Surat Pesanan
- PPK menyetujui status penyelesaian pekerjaan apabila hasil pengujian telah sesuai
- Katalog Elektronik menerbitkan BAST setelah PPK dan Penyedia menyetujui hasil pekerjaan
- PPK dan Penyedia melakukan TTE pada BAST
- PPK memproses tagihan pada Katalog Elektronik setelah BAST ditandatangani
- PPK memproses tagihan dengan dilampiri dokumen pendukung
- Apabila hasil pengujian tidak sesuai, PPK melakukan penolakan penyelesaian pekerjaan pada Katalog Elektronik
Metode Pembayaran Bertahap
- Penyedia melakukan penyelesaian pekerjaan sesuai Surat Pesanan dan melakukan pembaruan progress pekerjaan pada Katalog Elektronik
- PPK melakukan pengujian kesesuaian hasil pekerjaan dengan tahapan pelaksanaan pekerjaan sebagaimana tercantum dalam Surat Pesanan
- PPK menyetujui progres pekerjaan yang telah sesuai
- Katalog Elektronik menerbitkan BAPP setelah PPK menyetujui hasil pekerjaan
- Katalog Elektronik menerbitkan BAST setelah seluruh pekerjaan dalam tahapan pelaksanaan pekerjaan diselesaikan oleh Penyedia dan disetujui oleh PPK
- PPK dan Penyedia melakukan TTE BAPP atau BAST
- PPK memproses tagihan pada Katalog Elektronik setelah BAPP atau BAST ditandatangani, dilampiri dokumen pendukung
- Apabila hasil pengujian tidak sesuai, PPK melakukan penolakan penyelesaian pekerjaan pada Katalog Elektronik
Pengajuan Pembayaran pada SAKTI
SAKTI menerima dokumen pendukung dari Katalog Elektronik melalui interkoneksi antarsistem, meliputi:
- Surat Pesanan, termasuk addendum Surat Pesanan;
- BAPP atau BAST;
- Invoice/tagihan; dan/atau
- Dokumen lainnya.
Invoice/Tagihan paling sedikit memuat:
- Nilai tagihan yang harus dibayarkan kepada Penerima yang berhak;
- Nama dan nomor rekening Penerima yang berhak;
- Kewajiban perpajakan yang harus dipungut dan disetorkan ke Rekening Kas Negara.
PPK melakukan pengujian materiil terhadap kebenaran dokumen invoice/tagihan serta kelengkapan dokumen pendukung.
PPK menerbitkan SPP dengan penerima kelompok rekening yang berbentuk affiliated supplier dan disampaikan kepada PPSPM dengan dilampiri dokumen pendukung.
PPSPM melakukan pengujian formal atas SPP beserta kelengkapan dokumen yang disampaikan oleh PPK.
Apabila telah memenuhi ketentuan, PPSPM menerbitkan SPM dan menyampaikannya kepada KPPN.
Tata Cara Pembayaran Melalui UP
- Katalog Elektronik menyediakan VA yang digunakan untuk menerima pembayaran dari Bendahara Pengeluaran pada Katalog Elektronik.
- PPK menerbitkan SPBy untuk pembayaran UP berdasarkan invoice/tagihan dan BAST dengan cara :
- Melakukan penyesuaian BAST pada SAKTI berdasarkan BAST dari Katalog Elektronik
- Membuat SPBy pada SAKTI berdasarkan tagihan, untuk pembayaran yang ditujukan kepada VA Penyedia.
- PPK menyampaikan SPBy kepada Bendahara Pengeluaran dilampiri dengan Surat Pesanan, invoice/tagihan, dan BAST
- Bendahara Pengeluaran melakukan pembayaran tagihan melalui CMS, KKP/KKI.
- Pembayaran melalui CMS atau KKI dilakukan secara pemindahbukuan (overbooking).
- Pembayaran melalui KKP atau KKI, Bendahara Pengeluaran memasukkan alamat surat elektronik pemegang KKP atau pemegang KKI pada menu pembayaran Katalog Elektronik.
- Pembayaran melalui Katalog Elektronik, Bendahara Pengeluaran tidak perlu melakukan pemungutan dan penyetoran kewajiban perpajakan.
- Setelah VA Penyedia menerima pembayaran tagihan dengan mekanisme UP dari Bendahara Pengeluaran, dana disalurkan kepada masingmasing penerima pada hari berkenaan.
Monitoring dan Evaluasi
Kuasa BUN dan LKPP melakukan monitoring dan evaluasi penyelesaian pembayaran pada Katalog Elektronik paling sedikit 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun.
Tujuan Monitoring & Evaluasi:
- Memantau penyelesaian pembayaran kepada penerima dilakukan secara tepat waktu, tepat jumlah, dan tepat penerima;
- Mengidentifikasi dan menganalisis permasalahan dalam penyelesaian pembayaran dan penyaluran dana pada Katalog Elektronik.
- Hasil pelaksanaan monitoring dan evaluasi dituangkan dalam bentuk laporan monitoring dan evaluasi.
Mekanisme Monitoring & Evaluasi:
- Monitoring melalui modul dan/atau dashboard yang disediakan Katalog Elektronik, paling sedikit memuat:
- Rincian transaksi pada Katalog Elektronik;
- Rincian data pembayaran yang diterima melalui Penyelenggara Katalog Elektronik; dan
- Rincian data penyaluran dana yang dilakukan oleh Penyelenggara Katalog Elektronik.
- Rekonsiliasi data penyelesaian pembayaran dan penyaluran dana pada Katalog Elektronik.
- Permintaan data dan/atau dokumen lain yang diperlukan oleh Kuasa BUN.
Key Takeaways
Pada saat Peraturan Direktur Jenderal ini mulai berlaku, maka:
- Transaksi pembayaran invoice/tagihan yang telah menggunakan mekanisme LS non-kontraktual dengan supplier tipe 6 diselesaikan dengan mekanisme LS non-kontraktual dengan supplier tipe 6.
- Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa pada Katalog Elektronik dengan pembayaran mekanisme LS secara bertahap, pembayaran mekanisme UP melalui KKI, pendaftaran Data Supplier dan Data Kontrak, jaminan uang muka, dan/atau jaminan pemeliharaan dilaksanakan dengan memperhatikan kesiapan sistem pada Katalog Elektronik.
