Pada tahun 2024 lalu, KPPN Tanjung berhasil meraih predikat Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM). Prestasi ini tidak hanya menjadi kebanggaan, tetapi juga menjadi contoh dan inspirasi bagi instansi lain yang ingin mencapai hal serupa. Berikut adalah strategi yang dapat diadaptasi oleh instansi lain untuk meraih predikat WBBM, yang terbagi dalam tujuh bagian utama yang saling berkaitan.
Bagian pertama adalah peneguhan komitmen dari seluruh pegawai pada unit peserta penilaian WBBM. Komitmen yang kuat dan sungguh-sungguh sangat diperlukan dalam mengikuti penilaian WBBM, karena proses ini akan cukup menguras energi dan sumber daya. Pimpinan harus menjadi teladan dan terus bersemangat, menjaga integritas tidak hanya di kalangan pimpinan dan pegawai ASN, tetapi juga pegawai PPNPN. Berbagai cara dapat dilakukan untuk menumbuhkan komitmen dan penguatan integritas ini.
Pimpinan unit harus terus menjaga kekompakan dan semangat kerja tim. Salah satu hal yang perlu selalu ditekankan oleh pimpinan adalah pentingnya rasa memiliki terhadap tujuan bersama, yaitu predikat WBBM. Pemimpin harus rutin berkomunikasi dengan pegawai, melalui kegiatan apel pagi, diskusi formal maupun informal, di mana pegawai bisa menyampaikan ide, tantangan, atau bahkan keluhannya. Selain itu, penghargaan atas setiap pencapaian kecil juga jangan pernah dilupakan. Sejatinya, apresiasi adalah bahan bakar yang sangat penting untuk menjaga semangat tim. Perubahan budaya kerja juga harus dilakukan, mendorong semua pegawai untuk bekerja lebih cepat, lebih disiplin, lebih berintegritas dan lebih bersinergi.
Bagian kedua adalah pemenuhan dokumen WBBM dan melengkapi unsur-unsur pada enam pengungkit pembangunan zona integritas. Melalui lembar kerja evaluasi (LKE) zona integritas yang telah disediakan Kemenpan, unit peserta penilaian WBBM harus memastikan setiap pertanyaan pada LKE dapat terjawab dengan baik dan dilengkapi dengan bukti dokumen. Penting untuk membaca seluruh pertanyaan dalam LKE dan mengidentifikasi kegiatan yang perlu dilakukan untuk memenuhi setiap indikator.
Aktivitas dalam pembangunan zona integritas sudah dipandu melalui LKE ini, sehingga rencana kerja yang disusun perlu menyesuaikan dengan isi LKE. Pemenuhan dokumen LKE ini membutuhkan sumber daya yang ekstra, sehingga perlu pembagian tugas yang tepat. Jawaban atas LKE agar disusun dengan narasi yang kuat dan mampu menunjukkan kinerja unit, sehingga menghasilkan penilaian yang baik.
Mengingat batas waktu yang ada, pimpinan harus melakukan monitoring atas pemenuhan dokumen secara mingguan untuk memastikan seluruh dokumen dapat dilengkapi. Rapat evaluasi mingguan diperlukan untuk hal itu. Jika semuanya sudah terjawab dan lengkap dokumennya, melalui perhitungan mandiri dapat diketahui apakah unit tersebut lolos pada tahap berikutnya. Selain dokumen LKE, pastikan dokumen lain yang diminta oleh Kanwil dan Kantor Pusat dalam rangka penilaian WBBM dapat dipenuhi dengan baik dan tepat waktu.
Bagian ketiga adalah pengembangan inovasi dan replikasi oleh unit lain. Ketika unit melakukan pembangunan zona integritas, pengembangan inovasi layanan sangat diperlukan. Pastikan pada setiap pengungkit terdapat inovasi yang dikembangkan. Inovasi tidak hanya berupa aplikasi, tetapi bisa berwujud hal baru atau cara baru yang dikembangkan atas hal-hal atau SOP yang sudah ada. Kegiatan yang umum dilakukan tetapi dengan penamaan atau istilah yang menarik, dapat menjadi kemasan inovasi, tentu perlu ada hal baru di sana.
Inovasi yang dikembangkan terbagi dalam lima kelompok, yaitu: inovasi untuk layanan dan peningkatan kinerja internal; inovasi untuk layanan dan peningkatan kinerja eksternal; inovasi untuk image branding; inovasi untuk penyebaran virus integritas (island of integrity); serta inovasi kerjasama dengan stakeholder/pihak lain untuk pengembangan layanan atau peningkatan peran. Pastikan ada satu inovasi yang bisa dan sudah direplikasi unit lain, yang dibuktikan dengan foto atau dokumen lainnya.
Bagian keempat adalah peningkatan kinerja unit. Meski unit disibukkan dengan pemenuhan dokumen WBBM, unit harus tetap fokus pada peningkatan kinerja. Upayakan ada banyak penghargaan yang bisa diperoleh dari unit atasannya atau dari unit lain. Unit atasan juga perlu memperhatikan hal ini dengan lebih banyak memberikan penghargaan atas kinerja yang diraih oleh unit peserta WBBM.
Kategori penghargaan dapat diperbanyak, tidak hanya terkait prestasi atau peringkat pada satu kinerja, tetapi juga apresiasi dari stakeholders lain atas sinergi dan dukungan selama ini. Dalam upaya peningkatan kinerja ini, upayakan pada setiap indikator kinerja atau produk yang dihasilkan terdapat peningkatan dari periode sebelumnya. Hal ini untuk menunjukkan bahwa setelah mengikuti penilaian WBBM, unit mampu meningkatkan kinerjanya.
Bagian kelima adalah membuat strategi komunikasi dan peningkatan image branding. Hal ini dilakukan melalui peningkatan kinerja kehumasan. Unit harus mengupayakan pemberitaan atas seluruh kegiatan yang dilakukan melalui postingan di media sosial dan website resmi unit. Capaian prestasi yang berhasil diraih juga perlu ditunjukkan ke masyarakat. Setiap minggu atau dua minggu sekali, unit perlu muncul di media massa online maupun surat kabar setempat. Hal ini bisa dilakukan melalui rilis berita yang dikirimkan ke media atau wartawan.
Termasuk dalam image branding adalah mengaktifkan semua media sosial yang dimiliki seperti Instagram, Facebook, X, dan YouTube. Website juga harus lebih diaktifkan dan selalu dimutakhirkan. Untuk itu, diperlukan adanya tim media atau kehumasan untuk mengkreasi konten-konten. Kegiatan-kegiatan terkait penguatan integritas baik kepada pihak internal maupun eksternal harus terus diberitakan. Pesan-pesan integritas melalui media sosial agar terus dilakukan setiap hari.
Bagian keenam adalah penyiapan wawancara virtual oleh Tim Menpan. Hal yang perlu dilakukan adalah menyusun slide yang memadai, yang menggambarkan secara keseluruhan kondisi, upaya, inovasi, hasil, testimoni, dan penghargaan terkait kinerja unit. Tiru atau lakukan proses adaptasi atas slide dari unit yang sebelumnya sudah berhasil meraih WBBM. Slide dari KPPN Tanjung dapat menjadi contoh. Yang perlu diperhatikan adalah waktu pemaparan slide hanya dua puluh menit. Untuk itu perlu disusun narasi paparan bagi pimpinan unit sehingga tidak melebar kemana-mana dan sesuai waktu yang ditentukan.
Sebelum hari pelaksanaan, lakukan latihan pemaparan paling sedikit tiga kali. Lakukan simulasi pertanyaan dan jawaban dengan berkaca pada daftar pertanyaan di periode sebelumnya. Untuk menjawab pertanyaan dari Tim Menpan, lakukan pembagian tugas, meski dalam pelaksanaannya tetap fleksibel sesuai situasi dan kondisi. Terkait perlengkapan dan teknis pelaksanaan, lakukan mitigasi dan antisipasi atas kendala-kendala yang mungkin terjadi.
Bagian ketujuh adalah penyiapan observasi lapangan oleh Tim Menpan. Pada bagian puncak ini, unit harus betul-betul menyiapkan diri. Selain meningkatkan kebersihan, kerapian, keindahan, dan keasrian kantor, hal-hal teknis juga perlu diperhatikan. Untuk acara office tour oleh Tim Menpan, diperlukan pembagian tugas pada setiap ruangan atau divisi, yang berperan untuk memberikan penjelasan ketika Tim Menpan bertanya. Ruang rapat untuk tempat diskusi dengan Tim Menpan juga harus disiapkan dengan baik. Sebelum dilakukan diskusi, pimpinan unit perlu membuka dan memaparkan slide yang sudah disiapkan. Pada bagian ini, slide yang dipaparkan hendaknya bukan slide yang sama dengan pemaparan pada saat wawancara virtual. Slide yang dipaparkan lebih ringkas dan menonjolkan mengapa unit ini layak memperoleh predikat WBBM serta menunjukkan hal apa yang berbeda. Dalam hal ini dapat pula dicontoh slide dari KPPN Tanjung.
Dengan menerapkan strategi ini, unit lain dapat mengadaptasi langkah-langkah yang telah terbukti efektif, seperti yang dilakukan oleh KPPN Tanjung, untuk meraih predikat WBBM dan menciptakan birokrasi yang bersih dan melayani.
***
Penulis:
Sigid Mulyadi
Kepala KPPN Tanjung, Kementerian Keuangan.
Artikel tersebut telah terbit di Koran Radar Banjarmasin, 6 Februari 2025.
