Strategi Organisasi KPPN Tanjungpinang Tahun 2024

Dalam rangka mencapai visi dan misi yang diterjemahkan lebih detail dalam destinational statement (road map) suatu organisasi harus menformulasikan strategi organisasi. Strategi organisasi tersebut disusun berdasarkan analisis lingkungan eskternal dan internal. Tool yang dapat digunakan untuk melakukan analisis lingkungan eksternal dapat berupa STEP/PEST, SWOT, Matriks Evaluasi Faktor, dan pendekatan TOWS pada Triwulan I Tahun 2024.

ANALISIS STEP

Sociocultural

1. Tuntutan pengguna layanan atas peningkatan kualitas layanan
2. Perubahan demografi pengguna layanan yang semakin bergantung pada perkembangan teknologi informasi
3. Kebutuhan kemudahan akses layanan secara virtual
4. Tuntutan peningkatan kompetensi sumber daya manusia KPPN
5. Perubahan iklim komunikasi publik yang lebih berkembang pesat

Technological

1. Perkembangan teknologi informasi di era revolusi industri 5.0
2. Automasi layanan berbasis teknologi informasi yang rentan terhadap cyber crime
3. Coverage dan kecepatan koneksi internet

Environment/Economic

1. Perlu adanya alokasi pengembangan aplikasi berbasis teknologi informasi
2. Risiko adanya bencana alam dan kebakaran
3. Meningkatnya kebutuhan pembiayaan untuk modernisasi layanan KPPN

 Public Policy/Legal

1. Dinamika peraturan keuangan negara dan perbendaharaan
2. Dinamika peraturan daerah
3. Meningkatnya tuntutan transparansi dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara
4. Pemenuhan ketentuan penerapan ISO 9001 : 2015, ISO 37001 : 2016, penerapan WBK/WBBM, dan ketentuan standar layanan KPPN lainnya

ANALISIS SWOT

Strengths

1. Kualitas komunikasi dan kemampuan kepemimpinan yang kuat di level teknis dan manajemen organisasi
2. Tuntutan pengguna layanan atas peningkatan kualitas layanan
3. SDM yang kompetitif dan memenuhi syarat kualitas
4. Kejelasan dalam pelaksanaan tugas
5. Telah adanya standarisasi sarana dan prasarana KPPN
6. lmplementasi Standar Manajemen Mutu yang konsisten
7. Telah adanya integralisasi sistem layanan berbasis teknologi informasi
8. Budaya organisasi yang sehat dan terintemalisasi ke semua level pegawai
9. Penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi

Weaknesses

1. Tingkat kepentingan pegawai terhadap pemberian layanan kepada stakeholders yang belum sama
2. Pemenuhan sarana dan prasarana sesuai standar yang masih perlu ditingkatkan
3. Pengelolaan organisasi yang kondusif harus lebih ditingkatkan
4. Keterbatasan jumlah sumber daya manusia
5. Gangguan pada aplikasi berbasis teknologi informasi yang menghambat pelayanan
6. Volume pekerjaan pada setiap unit yang tidak merata

 Opportunities

1. Memanfaatkan program tawaran pendidikan dan pelatihan baik dalam negeri maupun luar negeri untuk sumber daya manusia KPPN
2. Memanfaatkan perkembangan teknologi informasi untuk inovasi atas layanan kepada mitra kerja
3. Meningkatkan kepercayaan atas layanan yang tepat dan andal dengan dukungan teknologi informasi
4. Peraturan yang responsif terhadap keadaan force majeur

 Threats

1. Meningkatnya ancaman serangan /gangguan eksternal (malware, dsb) terhadap integrasi layanan berbasis sistem informasi
2. Pegawai outlier yang belum sepenuhnya bisa menerapkan budaya organisasi yang bersih dan melayani
3. Ekspektasi pengguna layanan semakin tinggi
4. Perkembangan komunikasi publik pada media sosial yang berkembang pesat

MATRIKS EVALUASI FAKTOR

Berdasarkan hasil perhitungan Matriks Evaluasi Faktor Internal, kekuatan yang dimiliki organisasi lebih besar dibandingkan kelemahannya. Sementara dari hasil perhitungan Matriks Evaluasi Faktor Eksternal, peluang yang dimiliki organisasi lebih besar daripada ancamannya. Apabila nilai Evaluasi Faktor Internal dan Evaluasi Faktor Eksternal digambarkan pada diagram kartesius SWOT, didapatkan hasil bahwa koefisien internal dan eksternal berada pada kuadran I sebagaimana terlihat pada gambar di bawah ini.

Hal ini menunjukkan bahwa strategi organisasi yang dapat diambil untuk pengembangan strategi organisasi pada KPPN Tanjungpinang adalah strategi agresif atau ekspansif (strategi S-O). Strategi agresif/ekspansif dapat ditempuh dengan menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal.

ANALISIS TOWS

 WT : mini-mini strategi

1. Meningkatkan kompetensi IT pegawai untuk mengurangi resiko gangguan layanan untuk meningkatkan layanan
2. Menyempurnakan pengelolaan organisasi agar seluruh pegawai mampu menerapkan budaya organisasi yang bersih dan melayani
3. Mengadakan sarana dan prasarana sesuai dengan standar untuk meningkatkan pelayanan
4. Menganalisa beban kerja pegawai yang dilakukan secara berkala dalam rangka mempertahnkan kualitas pelayanan kepada stakeholders
5. Pemetaan terkait kekuatan jaringan internal, gangguan penggunaan aplikasi dan lain-lain secara berkala untuk segera ditindaklanjuti
6. Meningkatkan profesionalisme pegawai dan pembagian tugas pegawai yang sesuai dengan analisis beban kerja
7. Membangun iklim komunikasi publik pada media social kondusif dan bersinergi

ST : maxi-mini strategi

1. Membangun komunikasi yang berkualitas dengan pengguna layanan
2. Memberikan pelayanan yang sesuai dengan ekspektasi pengguna layanan
3. Ketersediaan SDM yang kompeten untuk menerapkan budaya organisasi yang bersih dan melayani
4. Pemetaan beban kerja seluruh pegawai dalam rangka meningkatkan layanan kepada stakeholders
5. Ketersediaan sistem layanan berbasis IT yang integral untuk meminimalkan gangguan eksternal
6. Diberlakukan standar sarpras untuk memenuhi ekspektasi pengguna layanan
7. Penerapan SMM untuk meningkatkan peran pegawai dalam penerapan budaya organisasi yang bersih dan melayani
8. Internalisasi budaya organisasi untuk meningkatkan peran pegawai dalam penerapannya
9. Ketersediaan SDM yang kompeten untuk memberikan layanan kepada pengguna layanan
10. Melaksanakan standar keamanan ganda pada saat menggunakan layanan meeting virtual

WO : mini-maxi strategi

1. Mengusulkan pegawai mengikuti berbagai program pelatihan untuk meningkatkan kompetensi SDM yang merata
2. Mengimplementasikan inovasi layanan berbasis IT untuk mengakomodir sebaran kompetensi pegawai yang kurang merata
3. Memanfaatkan IT dalam Mengembangkan inovasi layanan untuk mengakomodir kekurangan sarana dan prasarana
4. Meningkatkan ketersediaan sarana dan prasarana untuk mengatasi keadaan force majeur
5. Menyusun standardisasi inovasi layanan berbasis IT untuk meningkatkan kepercayaan pengguna layanan
6. Mengoptimalkan penggunaan teknologi informasi sebagai alat bantu pelaksanaan tugas dan fungsi sebagai solusi kurangnya SDM
7. Mengusulkan pegawai mengikuti pelatihan penggunaan teknologi informasi agar dapat menjalankan aplikasi berbasis teknolog

WO : mini-maxi strategi

1. Membangun komunikasi kepada stakeholders dalam peningkatan kepercayaan atas layanan KPPN
2. Mengusulkan keikutsertaan dalam pelatihan untuk meningkatkan layanan terhadap pengguna layanan
3. Mengembangkan inovasi berbasis IT untuk kepuasan pengguna layanan
4. Penerapan standar pelayanan minimum layanan berbasis IT untuk meningkatkan kepercayaan pengguna layanan
5. Meningkatkan kepercayaan pengguna layanan dengan ketersediaan SDM yang kompeten untuk memberikan layanan
6. Meningkatkan kepercayaan layanan berbasis IT dengan penyediaan sarana dan prasarana yang modern
7. Menerapkan SMM untuk meningkatkan kepercayaan pengguna layanan
8. Melakukan inovasi layanan dalam bentuk integralisasi sistem layanan berbasis IT
9. Internalisasi budaya organisasi untuk meningkatkan kepercayaan atas layanan yang diberikan
10. Memetakan kebutuhan pembelajaran pegawai dalam rangka meningkatkan pemahaman teknis
11. Pengguna layanan berbasis teknologi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku
12. Mengimplementasikan penggunaan aplikasi berbasis web untuk melaksanakan tugas dan fungsi untuk memberikan jaminan pelayanan yang sesuai dengan ekspektasi pengguna layanan
13. Implementasi teknologi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dalam kondisi kantor force majeur

KESIMPULAN FORMULASI STRATEGI

Berdasarkan atas TOWS matriks diatas, maka KPPN Tanjungpinang memilih formulasi strategi guna memaksimalkan kinerjanya dengan pemilihan strategi maxi-maxi. KPPN Tanjungpinang memanfaatkan kekuatan yang ada untuk menangkap peluang yang tersedia. Maxi-maxi strategi tersebut antara lain:

1. Membangun komunikasi kepada stakeholders dalam peningkatan kepercayaan atas layanan KPPN;
2. Mengusulkan keikutsertaan dalam pelatihan untuk meningkatkan layanan terhadap pengguna layanan;
3. Mengembangkan inovasi berbasis IT untuk kepuasan pengguna layanan;
4. Penerapan standar pelayanan minimum layanan berbasis IT untuk meningkatkan kepercayaan pengguna layanan;
5. Meningkatkan kepercayaan pengguna layanan dengan ketersediaan SDM yang kompeten untuk memberikan layanan;
6. Meningkatkan kepercayaan layanan berbasis IT dengan penyediaan sarana dan prasarana yang modern;
7. Menerapkan SMM untuk meningkatkan kepercayaan pengguna layanan;
8. Melakukan inovasi layanan dalam bentuk integralisasi sistem layanan berbasis IT;
9. Internalisasi budaya organisasi untuk meningkatkan kepercayaan atas layanan yang diberikan;
10. Memetakan kebutuhan pembelajaran pegawai dalam rangka meningkatkan pemahaman teknis;
11. Pengguna layanan berbasis teknologi yang sesuai dengan peraturan yang berlaku;
12. Mengimplementasikan penggunaan aplikasi berbasis web untuk melaksanakan tugas dan fungsi untuk memberikan jaminan pelayanan yang sesuai dengan ekspektasi pengguna layanan; dan
13. Implementasi teknologi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi dalam kondisi kantor force majeur.