E-SPM, Solusi Layanan di Masa Pandemi
Oleh: Rahmattullah *)
Di masa pandemi Covid-19 saat ini, berbagai aktivitas menjadi terhambat. Termasuk layanan kantor. Dalam rangka pencegahan dan penyebaran Covid-19, beberapa kantor mulai menerapkan work from home (WFH) sesuai anjuran dari pemerintah. Demikian pula dengan KPPN Tanjung Selor. Namun, mengingat peran KPPN yang begitu krusial di masa pandemi ini, kebijakan WFH tidak dijalankan secara penuh. Beberapa pegawai tetap masuk kerja seperti biasa dan dibuatkan jadwal secara bergantian.
Sesuai dengan Peraturan Menteri Keuangan nomor PMK-262/KMK.05/2016, tugas KPPN adalah melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan Bendahara Umum Negara (BUN), penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan. Mengingat di masa pandemi ini dibutuhkan penyaluran dana dalam rangka penanggulangan maupun pencegana Covid-19, peran KPPN begitu krusial. Berbagai program pemerintah dalam rangka pencegahan dan penanggulangan pandemi Covid-19 telah banyak digelontorkan melalui APBN. Proses pencairan dana dari program-program pemerintah tersebut dilakukan melalui KPPN-KPPN di seluruh Indonesia, termasuk KPPN Tanjung Selor.
Selama masa pandemi, layanan di KPPN Tanjung Selor dilakukan tanpa tatap muka. Mitra kerja KPPN Tanjung Selor dapat memaksimalkan aplikasi yang sudah berbasis online untuk mengakses layanan. Seperti e-rekon & LK, SIMPONI, SPRINT, HAI DJPb, Layanan BISA, dan OMSPAN. Semua aplikasi dimaksud dapat diakses dalam aplikasi berbasis android, yaitu aplikasi SELOR. Berbagai informasi terbaru, mitra kerja dapat mengakses situs website KPPN Tanjung Selor atau melalui Grup Whatsapp, media sosial seperti facebook, instagram, maupun kanal youtube. Layanan konsultasi memanfaatkan media komunikasi seperti whatsapp, media sosial, maupun telepon kantor. Sedangkan untuk layanan bimbingan atau pun sosialisasi, dilakukan melalui sarana video conference. Khusus untuk layanan pencairan anggaran, mitra kerja dapat mengakses aplikasi e-SPM.
Penggunaan aplikasi e-SPM tersebut untuk menggantikan layanan pencairan anggaran melalui surat elektronik resmi satuan kerja yang telah terdaftar resmi di KPPN Tanjung Selor. Saat itu, berkas-berkas pengajuan pencairan anggaran berikut Arsip Data Komputer (ADK, dikirimkan melalui surat elektronik satuan kerja yang telah didaftarkan ke KPPN Tanjung Selor ke alamat surat elektronik KPPN Tanjung Selor yang telah ditentukan. Pada perjalanannya, ditemukan banyak kendala yang menghambat proses pencairan anggaran.
Akhirnya mulai 27 April 2020, diberlakukan penggunaan aplikasi e-SPM. Sebelum diberlakukan, semua petugas satuan kerja telah diberikan bimbingan teknis mengenai tata cara penggunaan e-SPM melalui sarana video conference. Aplikasi e-SPM ini sendiri diatur dalam Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-31/PB/2020 tentang Mekanisme Pengiriman Dokumen Tagihan Secara Elektronik pada Masa Keadaan Darurat Corona Virus Disease 2019 (Covid-19).
Pada aplikasi e-SPM, petugas satuan kerja mengunggah scan PDF SPM berikut ADK- nya yang sudah diinjeksi PIN PPSPM. ADK dan scan PDF SPM dihasilkan dari aplikasi Sistem Aplikasi Satker (SAS). Petugas Front Office KPPN akan mengunduh ADK berikut scan PDF SPM tersebut. Selanjutnya, dilakukan validasi dan verifikasi atas kebenaran Kartu Identitas Petugas Satker (KIPS), PINPPSPM, dan scan PDF SPM melalui aplikasi konversi. Apabila berkas-berkas tersebut sudah sesuai dan benar, ADK tersebut akan dikonversi menjadi file PMRT dan BCSR untuk diproses ke dalam aplikasi SPAN. Apabila sebaliknya, SPM tersebut akan dikembalikan disertai alasan pengembalian. Petugas Front Office KPPN melakukan checklist di e-SPM, untuk monitoring dan verifikasi penerimaan dokumen tagihan. Oleh karena itu, petugas satuan kerja agar aktif memantau posisi, status, dan checklist SPM yang sudah melalui menu monitoring di aplikasi e-SPM.
Di masa pandemi ini, layanan KPPN tidak normal sebagaimana biasa. Oleh karena itu, dalam layanan penerimaan SPM diberlakukan pembatasan waktu penerimaan dan jumlah SPM yang diterima. Waktu penerimaan dibatasi hingga pukul 12.00. Kuota SPM dalam satu hari ditetapkan oleh Kanwil DJPb setempat. Dengan demikian, apabila terdapat SPM yang melebihi waktu dan kuota yang telah ditentukan, akan diproses di hari kerja berikutnya. Ketentuan ini tidak berlaku untuk SPM dalam rangka penanganan Covid-19 dan keperluan mendesak. Juga tidak berlaku untuk SPM gaji dan THR.
Namun demikian, dalam kondisi-kondisi tertentu, kebijakan tersebut dapat dicabut sesuai kewenangan Kepala KPPN. KPPN Tanjung Selor pernah memberikan diskresi tanpa adanya kuota untuk semua SPM menjelang Hari Raya Idulfitri beberapa pekan lalu. Hal ini dilakukan agar pelaksanaan kegiatan operasional kantor satuan kerja di Kementerian/Lembaga tetap berjalan optimal di masa pandemi. Demikian pula program pencegahan dan penanggulangan Covid-19 dapat terus berjalan sehingga aktivitas dapat berjalan normal, meski tidak senormal pada saat sebelum ada pandemi Covid-19.
Banyak manfaat dari implementasi aplikasi e-SPM ini. Di antaranya adalah dapat menghemat biaya perjalanan dinas. Biaya perjalanan dinas tersebut bisa dialihkan untuk keperluan yang lebih prioritas dan mendesak. Aplikasi e-SPM ini juga memudahkan satuan kerja untuk mengajukan SPM dari mana pun karena bersifat daring.
Dari beberapa evaluasi atas implementasi e-SPM, ditemukan beberapa hal yang perlu menjadi perhatian ditinjau dari sisi petugas satuan kerja, regulasi, maupun pengembangan aplikasi.
Pada sisi petugas satker, masih sering ditemui beberapa kesalahan, yaitu (1) ADK SPM belum dimasukkan PIN PPSPM atau PIN PPSPM salah; (2) ADK SPM tidak dapat dibuka; (3) ADK GPP tidak ada; (4) Nomor supplier tidak sama dengan nomor rekening data kontrak; (5) Kesalahan administratif pada SPM, seperti kesalahan kode jenis pembayaran, akun, juga uraian; (6) Dokumen pendukung tidak lengkap; (7) Perbedaan supplier,antara nama, NPWP, atau pun NIP; (8) Nomor SPM sudah pernah digunakan; (9) Data kontrak belum didaftarkan; (10) Pagu tidak mencukupi karena revisi DIPA yang masih dalam proses.
Pada sisi regulasi, pengiriman hard copy yang menunggu masa pandemi menyulitkan petugas KPPN dalam mengecek kebenaran antara ADK SPM dan hard copy nya. Hal ini membuat petugas KPPN harus mencetak scan PDF SPM tersebut sehingga proses penyelesaian SPM menjadi terhambat.
Pada sisi pengembangan sistem, beberapa hal yang perlu mendapatkan perbaikan diantaranya adalah (1) Perubahan status pada e-SPM dibuat otomatis agar mempersingkat waktu penyelesaian SPM; (2) Penambahan kapasitas akses ke server SPM, agar tidak terjadi sistem tidak menjadi error saat terjadi lonjakan jumlah SPM yang masuk; (3) Integrasi data antara aplikasi e-SPM dan aplikasi konversi sehingga proses penyelesaian SPM lebih cepat; (4) Penambahan menu monitoring atas SPM yang tertolak secara otomatis atas kuota SPM yang telah terpenuhi sehingga petugas KPPN dapat memberi prioritas penyelesaian SPM dimaksud keesokan hari.
Oleh karena itu, perlu perhatian serius dari petugas satuan kerja, baik operator maupun PPSPM untuk memverifikasi kembali SPM yang telah diproses sebelum diunggah ke aplikasi e-SPM. Selanjutnya, semoga perbaikan regulasi dan update aplikasi e-SPM segera terwujud sehingga layanan di KPPN selama masa pandemi semakin meningkat.
*) Penulis adalah Kepala Subbag Umum
pada KPPN Tanjung Selor