Birokrasi Standar ISO dan ZI
(Rantai yang Hilang ketika Suksesi Kepemimpinan?)
OLEH:
Saor Silitonga
Kepala KPPN MAKASSAR I, Pengurus Himpunan Mahasiswa Doktor Ekonomi Unhas
Negeri kita tengah hingar bingar memilih pemimpin baru. Kota Makassar salah satunya. Ketika pemimpin birokrasi berganti, katakanlah walikota/bupati atau gubernur bahkan presiden, bisa terjadi kegamangan untuk beberapa saat atau bahkan jamak terjadi berbagai goncangan di seluruh lapisan organisasi. Mutasi pejabat dan pegawai secara masif menjadi ciri yang sering terlihat. Ibarat sebuah kapal di tengah samudera tiba-tiba ia megalami misorientasi sehingga haluan kapal berubah arah yang terkadang hanya bisa dimengerti atau tidak dimengerti oleh nakhoda apalagi oleh para anak buah kapal. Apakah sesungguhnya yang sedang terjadi?
Demikianlah birokrasi kerap dipandang sebagai lembaga yang lamban, korup, bahkan jahat, sehingga birokrasi memang identik dengan berbagai persepsi negatif. Itu satu hal. Hal yang lain, politisi adalah oknum paling konsumtif di segala masa dan tempat karena polotisi selalu ingin membuktikan ukuran keberhasilan dengan cara mendorong sebanyak mungkin belanja ke arah para konstituennya (Irene S Rubin, Nothern Illionis University).
Bisa dibayangkan kalau politisi menjadi sekaligus birokrat, dan dalam jabatan politis selalu terjadi kerumitan peran karena berbuah tindakan politis birokrat (atau birokrat politis) yang berbaur sedemikian rupa kemudian bergerak sebagai bandul yang berayun ke ekstrim kanan. Itu sebabnya kerap diserukan agar politisi yang memasuki ranah birokrasi agar menyadari bahwa pada detik ketika seorang politisi melangkahkan kaki ke rumah birokrasi sesungguhnya ia bukan lagi milik partai atau kelompok pendukungnya melainkan pelayanan bagi semua.
Berharap birokrasi bertindak sebagai pelayan bagi sebagaian kalangan mungkin masih bagai pungguk merindukan bulan. Dalam konteks suksesi kepemimpinan birokrasi maka para outsider (bukan pendukung), situasi sedemikian bisa menjadi bencana karir karena langsung dianggap tidak seirama dengan pemimpin terpilih. Selanjutnya berbagai program masa lalu dilupakan begitu saja dan teronggok menjadi puing tak bermakna. Seolah ada missing link antara situasi kondisi lama dengan yang baru. Untuk itulah perlu ditetapkan suatu ukuran pelayanan sehingga mutu birokrasi dapat dinilai secara tegas alias tidak kehilangan arah dalam berbagai perubahan.
Dalam dunia usaha pengukuran mutu telah dilembagakan dalam suatu standar oleh International Organization for Standardization yang mengembangkan berbagai pengukuran misalnya mutu pelayanan, mutu perlalatan, mutu produk, dan sebagainya. Organisasi yang telah memenuhi syarat sedemikian rupa akan diberikan sertifikat ISO. Secara etimologis, ISO berarti ‘sama’. Makna yang hendak ditekankan adalah kesamaan antara ketetapan dan hasil. Sebagaimana dilansir oleh organisasi ini penerapan ISO akan dapat meningkatkan kredibilitas perusahaan, jaminan atas kulaitas dengan standar internasional, menghemat biaya, mengoptimalkan kinerja pegawai, dan meningkatkan image perusahaan.
Supaya lebih muda dipahami, mari kita batasi semesta pembicaraan ini pada standar mutu pelayanan. Adagium ISO, “kerjakan yang tertulis, tuliskan yang dikerjakan”, artinya seluruh mutu pelayanan mestilah sudah direncanakan, ditetapkan, dan terdokumentasi terlebih dahulu sejak hulu sampai hilir dan kesesuaian/ketidaksesuaian hasil pelayanan pun dicatat sedemikian rupa yang berguna untuk pengembangan selanjutnya. Sesuai aturan ISO maka mutu pelayanan sebagai tanggungjawab manajemen selalu diawali dengan menetapkan suatu Kebijakan Mutu atau lazim disebut sebagai janji layanan. Dalam hal ini pimpinan puncak dalam suatu organisasi birokrasi harus memastikan bahwa janji layanan sudah sesuai dengan sasaran organisasi, mencakup komitmen perbaikan terus menerus, menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu, dikomunikasikan untuk dipahami oleh para pemangku kepentingan, dan ditinjau secara terus menerus. Secara praksis Kebijakan Mutu bisaanya dirumuskan dalam suatu janji Layanan berbentuk motto yang mudah diingat. Misalnya disalah satu instansi Vertikal Kementerian Keuangan, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Makassar 1, merumuskan ‘GUARDIAN’ sebagai janji layanan yang disingkat dari kata-kata ‘Gagas, Undang-undang, Andal, Rajin, Dinamis, Integritas, Amanah, Nyaman’. Janji Layanan ini terdokumentasi dan dibuat juga berbentuk banner atau spanduk yang ditempatkan pada posisi yang mudah terlihat untuk maksud internalisasi kepada seluruh lapisan manajemen dan para pemangku kepentingan.
Selanjutnya ditetapkan suatu Sasaran Mutu memastikan bahwa persyaratan produk dipenuhi. Sasaran Mutu lazim disebut Indeks Kinerja Utama (IKU) yang berisi target setiap orang dalam organisasi yang didukung oleh berbagai berbagai inisiatif strategi untuk mendukung pencapaian target. Seluruh sasaran mutu akan dicapai melalui Rencana Mutu yang ditetapkan sebagai rencana tindakan sehingga dapat didentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Untuk itu diperlukan suatu Pedoman Mutu yang lazim disebut Proses Bisnis atau Standar Operasional Prosedur (SOP). Di ujung segala prosedur ISO diperlukan suatu catatan Mutu untuk mendokumentesi seluruh pelaksanaan manajemen mutu sehingga ada suatu bahan yang kuat dan terpercaya untuk secara terus-menerus mengembangkan majemen mutu yang lebih baik.
Akan halnya organisasi berstatus Wiayah Bebas dari Korupsi (WBBK)/Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) dikaitkan dengan ISO bisa diibaratkan suatu status yang bersifat pengakuan lokal dari Kemenpan Reformasi Birokrasi kepada suatu organisasi pemerintah dan ISO sebagai pengakuan berskala internasional.
Secara serius, baiklah jika birokrasi menghitung seluruh beban kerja seraya mencocokkan dengan kebutuhan SDM yang sesuai. Kemudian disusun suatu organisasi yang ramping struktur namun kaya fungsi . Rekrutmen dan penempatan SDM birokrasi agar tidak lagi terlalu beraroma politis yang membebani pertimbangan top management khususnya dalam konteks pemerintah daerah. Ini menjadi langkah awal membawa birokrasi berstandar ISO.
Akan halnya Zona Integritas (ZI) menuju Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK)/Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) merupakan predikat yang diberikan kepada instansi pemerintah yang pimpinan dan jajarannya mempunyai komitmen mewujudkan WBK/WBBM melalui reformasi birokrasi, khususnya dalam hal pencegahan korupsi dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Wilayah Bebas dari Korupsi (WBK) adalah predikat yang diberikan kepada suatu unit kerja yang memenuhi sebagian besar manajemen perubahan, penataan tatalaksana, penataan sistem manajemen SDM, penguatan pengawasan, dan penguatan akuntabilitas kinerja. Wilayah Birokrasi Bersih dan Melayani (WBBM) adalah predikat yang diberikan kepada suatu unit kerja yang memenuhi sebagian besar manajemen perubahan, penataan tatalaksana, penataan sistem manajemen SDM, penguatan pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja, dan penguatan kualitas pelayanan publik.
Secara ringkas dapat dikatakan bahwa ISO adalah alat bagi birokrasi dan para pemangku kepentingan untuk memastikan bahwa seluruh prosedur baku (best business process) yang telah dirumuskan sudah dijalankan dengan baik, dan ZI (WBK/WBBM) menjadi suatu jaminan bahwa birokrasi dalam menjalankan tupoksi senantiasa terjaga dari praktik yang menyimpang (fraud) dan siap untuk meningkatkan pencapaian terbaik selanjutnya dalam segala suasana dan perubahan yang sedemikian cepat bergerak.
Birokrasi sedemikianlah yang meletakkan akan batu-batu pijakan sejarah untuk menjawab tantangan zaman yang tidak semakin mudah. Sudah saatnya birokrasi kita didorong ke kompetensi tingkat global, sebab memang kita sedang bertarung dalam era teknologi informasi yang bermuka dua, ramah dan kejam. Namanya juga pemerintah mestilah mengambil peran utama memberi teladan tata cara berorganisasi yang berkelas dunia.
Di buana yang sudah tak berbatas ini, birokrasi standar ISO dan ZI akan menghasilkan kebijakan standar ISO dan ZI pula sehingga menghasilkan suatu masyarakat berkelas dunia. Selamat datang para pemimpin baru, jika Anda mewarisi birokrasi standar ISO dan ZI, sesungguhnya Anda amat beruntung sebab sudah tersedia batu pijakan yang kokoh dan mata rantai pegangan yang kuat bagi Anda untuk melangkah bahkan melompat ke arah dan tingkat yang lebih lagi. Apa pula yang Anda wariskan kelak? Mariki’ Punggawa! (ss-2019)
