PENATAUSAHAAN DATA KONTRAK
Terdapat 3 jenis Penatausahaan Data Kontrak, yaitu :
- Addendum Data Kontrak :
Addendum/Perubahan atas salah satu elemen data kontrak, baik akibat addendum terhadap kontrak, maupun dalam rangka perbaikan data.
- “Cancel” Kontrak :
Pembatalan atas (sisa) kontrak yang sebelumnya telah terjadi pembayaran atas sebagian nilai kontrak
- “Close” Kontrak :
Perubahan status kontrak yang mana tidak dapat digunakan lagi sebagai dasar pembayaran. Misalnya karena nilai kontrak outstanding sudah nihil dan/ atau karena masa/ periode tahun anggaran
Dasar Hukum
Perdirjen Perbendaharaan No. 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara
PENDAFTARAN KONTRAK
Dalam rangka pelaksanaan pembayaran yang bersifat kontraktual, Satker wajib mendaftarkan data kontrak dilakukan paling lambat 5 hari kerja setelah kontrak/SPK ditandatangani untuk dicatat ke dalam database SPAN.
Ketentuan Pendaftaran Data Kontrak
- Wajib didaftarkan ke KPPN paling lambat 5 hari kerja setelah kontrak/SPK ditandatangani.
- Pengadaan barang/jasa dengan nilai di atas 50juta wajib merekam data kontrak di SAKTI
- Pengadaan barang/jasa yang pembayarannya dengan termin/tahapan wajib merekam data kontrak di SAKTI
- Pendaftaran data kontrak dilakukan mengacu pada 1 (satu) nomor kontrak tertentu.
- Dalam hal suatu data kontrak terdiri dari beberapa mata uang, pendaftaran dilakukan untuk masing-masing jenis mata uang.
- Dalam hal data kontrak dibayarkan melalui beberapa kantor bayar, pendaftaran dilakukan untuk masing-masing kantor bayar.
Tipe Kontrak
- Kontrak Tahunan (Annnual Contract) : Kontrak yang tanggal mulai dan berakhirnya kontrak berada dalam periode /tahun anggaran yang sama.
- Kontrak Tahun Jamak (Multy Year Contract) : Kontrak yang tanggal mulai dan berakhirnya kontrak berada dalam periode/ tahun anggaran yang berbeda.
- Komitmen Tahunan Kontrak Tahun Jamak (Release Multi-year Contract) : Pembuatan komitmen tahunan atas kontrak jangka panjang tertentu dengan mengacu pada alokasi dalam DIPA untuk pekerjaan dalam kontrak dimaksud.
Data kontrak yang didaftarkan meliputi :
- Informasi Umum, memuat informasi umum terkait identitas rekanan dan data kontrak, meliputi
- Nomor kontrak,
- mata uang,
- tanggal kontrak,
- nama pekerjaan,
- penyedia barang/jasa, dan
- data supplier (nama supplier, NPWP, tipe supplier, nama bank, dan nomor rekening yang digunakan yang digunakan sebagai tujuan pembayaran).
- Informasi Khusus meliputi :
- Line Kontrak (Baris), Digunakan untuk mencatat perbedaan parameter untuk elemen data kontrak terkait Cara Penarikan
- Jadwal Pembayaran, Digunakan untuk mencatat nilai dan waktu dari rencana angsuran
- Informasi Pembebanan memuat data BAS yang menjadi dasar pembebanan dan pencadangan Pagu DIPA.
Syarat Pendaftaran Data Kontrak
Pendaftaran Kontrak diajukan melalui SAKTI dengan melampirkan
- Resume Kontrak yang sudah ditandatangani
- Karwas Kontrak yang sudah ditandatangani
Prosedur Pendaftaran Kontrak
Proses pendaftaran data Kontrak dilakukan dengan mempedomani juknis pada tautan JUKNIS
Bukti Pendaftaran Kontrak berupa penerbitan Nomor Commitment Application Number (CAN) dengan Format : Tipe Kontrak/Kode KPPN.Nomor PO/Release/Addendum
Contoh :
Tahunan (annual) A/107.4/0/0
Keterangan :
A : Annual (Tahunan)
107 : Kode KPPN Tanjung Pandan
4 : Nomor Purchase Order (PO) didapatkan dari sistem SPAN
Perubahan/ Addendum Kontrak
RUANG LINGKUP
Perubahan data kontrak dapat dilakukan terkait hal sebagai berikut :
- Perubahan kontrak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa
- Perubahan kontrak tidak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa
METODE PERUBAHAN DATA KONTRAK:
Perubahan data kontrak terbagi dalam 2 metode perubahan berdasarkan jenis perubahan elemen data:
- Metode Perubahan Data Kontrak dengan ADK
Perubahan Data Kontrak dengan menggunakan ADK digunakan untuk Perubahan elemen data sebagai berikut:
- Perubahan tanggal pembayaran
- Perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan
- Perubahan Nilai Kontrak tanpa merubah jumlah termin
- Perubahan COA (belum ada realisasi)
- Perubahan Supplier (tidak merubah NRS dan site)
Dokumen Pendukung:
- Resume Kontrak yang sudah ditandatangani;
- Karwas Kontrak yang sudah ditandatangani;;
- Perubahan Data Kontrak dengan Surat Permohonan
Perubahan data kontrak dengan menggunakan Surat Permohonan Perubahan Kontrak :
- Berkurang jumlah termin pembayaran
- Bertambahnya jumlah termin pembayaran
- Perubahan COA (setelah ada realisasi)
- Perubahan Cara Bayar
- Perubahan Nilai termin pembayaran untuk kontrak yang dibebankan lebih dari satu COA
Dokumen Pendukung:
- Resume Kontrak yang sudah ditandatangani;
- Karwas Kontrak yang sudah ditandatangani;
- Surat permohonan perubahan kontrak sesuai format pada PER-58/PB/2013.
SYARAT PENGAJUAN
Addendum Kontrak, disampaikan melalui SAKTI user Operator Komitmen pada menu Komitmen dengan melampirkan:
- Resume Kontrak yang sudah ditandatangani;
- Karwas Kontrak yang sudah ditandatangani;
- Surat permohonan perubahan kontrak sesuai format pada PER-58/PB/2013 (jika addendum merubah banyaknya termin/tahapan)
- Perubahan Data Kontrak akan diproses lebih lanjut jika sudah dilengkapi dengan data pendukung sebagaimana poin di atas.
Prosedur Perubahan Data Kontrak
Proses Perubahan Data Kontrak dilakukan dengan mempedomani juknis pada tautan JUKNIS
Pembatalan Data Kontrak
Pembatalan data kontrak adalah bagian dari pengelolaan data kontrak yang dilakukan oleh KPPN dengan tujuan untuk menghapus pencadangan dana dan mengembalikan Fund Availability. Pembatalan data kontrak mengakibatkan sebagian atau seluruh komponen dari data kontrak yang dibatalkan menjadi tidak valid lagi untuk digunakan sebagai dasar pembayaran. Pembatalan data kontrak dapat juga dilakukan oleh KPPN tanpa permintaan PPK terhadap sisa kontrak yang belum dibayarkan dalam hal : Dalam rangka pengelolaan cadangan pagu DIPA terkait berakhirnya tahun anggaran
Pembatalan kontrak oleh Satker dapat dilakukan atas hal sebagai berikut :
- Pemutusan kontrak oleh PPK
- Karena Perubahan struktur kontrak
- Keperluan Revisi DIPA, dilakukan pembatalan sebagian pagu DIPA yang telah dicadangkan
Syarat:
- Surat permohoanan pembatalan kontrak sesuai format format pada PER-58/PB/2013
- Karwas kontrak dan NRK yang telah terdaftar
Prosedur Pembatalan Data Kontrak
Permintaan Pembatalan data Kontrak diajukan melalui email ke alamat: Alamat email ini dilindungi dari robot spam. Anda memerlukan Javascript yang aktif untuk melihatnya.
