Pencairan dana yang bersumber dari APBN dilakukan oleh Satuan Kerja (Satker) Mitra KPPN Balikpapan harus dilakukan dengan melalui tahap pengiriman dokumen berupa Surat Perintah Membayar (SPM). Dokumen ini dikirim melalui aplikasi SAKTI yang disertai dengan dokumen pendukung yang berbeda sesuai dengan jenis SPM yang diajukan. KPPN sebagai Kuasa Bendahara Umum Negara (BUN) harus memeriksa kebenaran dan kesesuaian dokumen yang diajukan oleh Satker dan memastikan validasi data melalui aplikasi SPAN. Proses ini dilakukan oleh Seksi Pencairan Dana sebelum dilanjutkan ke Seksi Bank untuk diproses lebih lanjut hingga dana dapat dicairkan.
Pada kenyataannya, SPM yang diajukan cukup sering tertolak baik secara fisik, maupun secara sistem aplikasi. Penolakan ini dilakukan oleh Seksi Pencairan Dana dengan alasan tertentu. Berikut merupakan beberapa alasan SPM yang diajukan oleh Satker dapat tertolak.
- Jenis SPM tidak sesuai dengan jenis belanja
SPM dibagi atas beberapa jenis, seperti Gaji Induk, Gaji Susulan, Gaji lainnya, Tukin, Non Gaji, Non Gaji Kontraktual, GUP, TUP, LS- Banyak Penerima dan lainnya. Jenis SPM terletak pada halaman bagian kanan atas. Beberapa kasus yang menyebabkan tertolaknya SPM adalah ketidaksesuaian jenis SPM dengan belanja. Misalnya untuk kasus yang cukup sering, jenis belanja Tunjangan Kinerja Bulanan, tapi diajukan dengan jenis Tunjangan Kinerja Susulan.
- Nominal pengeluaran tidak sesuai lampiran
Beberapa jenis SPM, seperti SPM Gaji, Tukin, Non Gaji Kontraktual harus disertai dengan dokumen pendukung. Dokumen ini menjadi lampiran SPM yang harus diperiksa oleh KPPN. Pada beberapa kasus, terdapat perhitungan pengeluaran dalam SPM berbeda dengan dokumen pendukung yang dilampirkan. Hal ini tidak diperbolehkan karena dokumen pendukung seharusnya menjadi bukti kebenaran atas dokumen SPM.
- Potongan tidak sesuai lampiran
Pengeluaran belanja yang dilakukan oleh Satker terkadang juga memiliki potongan seperti pajak atau beberapa potongan lainnya seperti BPJS pada SPM Gaji. Sala halnya dengan penolakan nomor 2, beberapa kasus nominal potongan pada SPM tidak sesuai dengan lampiran. Bahkan terdapat kasus potongan pajak tidak sesuai dengan peraturan perundang-undangan.
- Lampiran tidak lengkap
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, beberapa SPM harus disertai dengan dokumen pendukung/ atau lampiran. Namun, cukup sering Satker tidak melampirkan dokumen dukungnya sehingga kebenaran SPM belum dapat dipastikan.
- NPWP2 Kosong
Pada SPM terdapat 2 (dua) informasi NPWP, NPWP 1 dan NPWP2. Untuk jenis PPh 22, NPWP1 harus terisi dengan NPWP Supplier. Sedangkan untuk jenis potongan lain, NPWP1 diisi dengan NPWP Satker. Kasus yang cukup sering adalah tidak ada informasi NPWP2 karena mungkin kesalahan sistem. Sehingga perlu ditolak dan Satker dapat mengajukan ulang
- Uraian tidak sesuai
Setiap SPM memiliki format uraian yang telah disampaikan oleh KPPN kepada Satker. Uraian tersebut memudahkan validasi kebenaran data jenis belanja yang ada pada SPM beserta dokumen lampirannya. Sehingga, kesesuaian informasi pada uraian SPM sangat diperhatikan.
- Tidak ada stampel pada ttd PPSPM
Stampel sangat diperlukan untuk tanda tangan basah (bukan Tanda Tangan Elektronik/TTE) karena stempel sebagai simbol identitas instansi satker. Jika stempel tidak ada maka SPM ditolak oleh Seksi Pencairan Dana.
- TTE/DS tidak lengkap pada lampiran
Tidak semua satker dapat melakukan Tanda Tangan Elektronik (TTE) atau Digital Signature (DS). Beberapa satker masih dalam proses untuk dapat membuat TTE. Proses ini dilakukan bertahap atas arahan dari pusat. Satker yang awalnya terbiasa menggunakan tanda tangan basah sering lupa untuk menggunakan TTE ketika telah dapat menggunakan TTE.
- Supplier (Tidak ditemukan, Nama berbeda, atau tidak sesuai)
Kesalahan supplier juga sangat sering terjadi ketika pengajuan SPM. Aplikasi SPAN akan menolak secara sistem ketika data supplier dalam SPM tidak sesuai. Yang paling sering adalah Akun Bank tidak ditemukan, sehingga satker harus mendaftarkan supplier dulu. Atau dalam kasus lain supplier sudah terdaftar di KPPN lain dengan nama yang sudah ada, tapi ketika mengajukan SPM pada KPPN baru tertolak sistem karena nama berbeda.
