Hampir di semua aspek kehidupan faktor akurasi dan kecepatan adalah kunci penting dalam suatu keberhasilan. Sebagai contoh di sebuah perusahaan besar seperti PT. HM. Sampoerna,Tbk. selalu mengadakan riset untuk memunculkan inovasi baru dalam proses pembuatan rokok yang masih menggunakan tangan manusia, sehingga dalam proses pembuatan 1 batang rokok bisa lebih cepat dan efisien lagi, walaupun mungkin inovasi cara baru tersebut hanya selisih 1 detik saja dibanding cara sebelumnya. Bisa dibayangkan berapa produktivitas yang dihasilkan melalui peningkatan kapasitas produksi dari yang sebelumnya anggap saja sekitar 5000 batang/orang/hari, maka ada efisiensi waktu 5000 detik per orang yang bisa digunakan untuk peningkatan kapasitas produksi perharinya. Angka tersebut tinggal dikalikan jumlah pegawai yang bekerja dalam satu hari. Angka yang luar biasa bukan?

          Gambaran tersebut dapat diimplementasikan pada pengelolaan data kontrak di KPPN, dalam hal ini yang paling utama adalah ketepatan waktu dari satuan kerja (satker) dalam menyampaikan data kontrak ke KPPN di wilayah kerjanya masing-masing. Sesuai dengan Permenkeu No. 190/PMK.05/2012 tentang Tata Cara Pembayaran Dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara, bahwa kontrak harus didaftarkan ke KPPN paling lambat 5 (lima) hari kerja sejak ditandatangani, jika satker terlambat menyampaikannya maka harus mengajukan surat dispensasi. Minimal surat dispensasi itu memerlukan 3 lembar kertas A4. Sebagai sampling KPPN Balikpapan pada tahun 2017 persentase data kontrak yang didaftarkan tepat waktu sebesar 67,79% dari 835 data kontrak yang didaftarkan, itu artinya ada 268 kontrak yang harus dibuatkan surat dispensasi dan jika diasumsikan KPPN Balikpapan itu mewakili 179 KPPN  yang ada di seluruh Indonesia maka kertas yang diperlukan sebanyak 268 kontrak x 3 lembar x 179 KPPN = 143.916 lembar atau sekitar 287 rim kertas. Lumayan bukan?

           Itu hanyalah sebuah gambaran sederhana saja dari manfaat pengelolaan data kontrak yang kiranya bisa lebih dioptimalkan, gambaran yang lebih besarnya adalah seberapa besar dana pemerintah untuk membiayai pembayaran kontrak-kontrak tersebut jika tidak idle sehingga dana tersebut dapat dioptimalkan penggunaannya atau bahkan mungkin pemerintah bisa mengurangi  sisi pembiayaan untuk penerimaan APBN dengan mengoptimalkan penggunaan dana yang ada. Dengan kontrak didaftarkan tepat waktu maka pemerintah memiliki perencanaan kas yang lebih baik untuk penyediaan dana pembayaran belanja pemerintah, kapan dan berapa besarannya, sehingga idle cash pemerintah bisa diminimalkan.

Mulai dari Hal Kecil

          Berdasarkan Permenkeu Nomor 262/PMK.01/2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Instansi Vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor KEP-287/PB/2015 tentang Standar Operasional Prosedur pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara, KPPN Balikpapanadalah KPPN dengan tipe A1 Non Propinsi merupakan instansi vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan dan bertanggung jawab kepada Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Timur serta mempunyai tugas melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan Bendahara Umum Negara (BUN), penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan.

            Pada pertengahan tahun 2015 mulai diterapkan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara (SPAN) di KPPN Balikpapan.  Pada tahun 2016 tercatat dari 640 data kontrak yang didaftarkan hanya terdapat 95 kontrak yang tepat waktu atau 14,84% (data OMSPAN). Sedangkan pada tahun 2017 dari 835 data kontrak yang didaftarkan terdapat 567 kontrak yang tepat waktu atau sekitar 67,79%.

          Penyampaian dan pendaftaran kontrak ini sebenarnya sangat penting dan sangat strategis walaupun selintas bahwa hal tersebut adalah hal kecil dari sebuah sistem yang sangat besar dan komplek, karena dengan penyampaian data kontrak yang tepat waktu akan sangat besar manfaatnya baik untuk satker maupun untuk Bendahara Umum Negara (BUN) dalam rangka Cash Management. Manfaat untuk satker dengan didaftarkannya kontrak yang sudah ditandatangani maka alokasi pagu dana dalam DIPA untuk kontrak tersebut akan diamankan/diblok sehingga tidak bisa dipotong/direvisi tanpa sepengetahuan satker yang bersangkutan meski oleh pihak instansi vertikal di atasnya.  Sedangkan untuk BUN dengan didaftarkannya kontrak maka akan diketahui jumlah dana yang harus disiapkan dan jadwal penarikannya sehingga akan sangat membantu dalam pengelolaan manajemen kas Negara. Persentase penyampaian data kontrak secara tepat waktu juga menjadi salah satu indikator penilaian kinerja KPPN yang dilakukan oleh Kanwil Dijten Perbendaharaan (DJPb) Provinsi Kalimantan Timur sebagai koordinator dan pembina KPPN di wilayah kerjanya.

          Selain itu dengan didaftarkannya kontrak yang sudah ditandatangani akan menjamin masyarakat (rekanan/kontraktor) akan terbayarkan pekerjaannya dengan tepat waktu dan tepat jumlah, sehingga masyarakat bisa menikmati manfaatnya. Sebaliknya apabila tidak/belum didaftarkan maka timbul resiko yang serius di pihak satker, yaitu apabila dikarenakan suatu hal terjadi penghematan dana APBN maka pagu dana untuk kontrak yang sudah ditandatangani bisa saja dipotong atau bahkan dihilangkan dananya. Pemotongan  atau bahkan penghilangan dana terhadap pagu dana yang sudah dialokasikan untuk kontrak tersebut akan menimbulkan permasalahan hukum bagi satker (wanprestasi) dan masalah yang lebih serius hilangnya/menurunnya Trush/kepercayaan kepada pemerintah. Apabila kita amati dari sisi KPPN jika kontrak didaftarkan tepat waktu akan memudahkan untuk melakukan pemantauan dan mendorong ketepatan penagihan per  termin kontrak dimaksud sehingga bisa mempercepat realisasi dan pada akhirnya akan membawa efek multiflier dalam perekonomian.

Optimalisasi Pengelolaan Data Kontrak pada KPPN Balikpapan

            Berdasarkan data di atas terlihat bahwa tingkat kepatuhan satker dalam menyampaikan data kontrak secara tepat waktu ke KPPN di tahun 2017 sebesar 67,79%, hal ini menunjukkan bahwa masih belum optimalnya pengelolaan data kontrak satker di lingkup KPPN Balikpapan. Permasalahan ini masih memungkinkan potensi terjadinya wanprestasi, keterlambatan pembayaran kontrak bahkan yang paling dikhawatirkan adanya permasalahan yang akan merusak trush masyarakat kepada pemerintah.

     Penyebab utama permasalahan tersebut yaitu satker kurang disiplin dalam mengelola data kontrak. Hal ini karena kurangnya pemahaman/kesadaran para pengelola anggaran di satker tentang pentingnya penyampaian data kontrak secara tepat waktu, disamping itu pejabat penandatangan kontrak di beberapa satker jarang ada di tempat sehingga proses penyelesaian kontrak menjadi lebih lambat. Penyebab lainnya yaitu proses lelang di satker yang berlarut-larut yang dikarenakan adanya sanggahan hasil lelang ataupun permasalahan lainnya. Untuk penyebab yang satu ini tidak akan menjadi salah satu yang akan coba ditangani karena memang jangkauan dan rentang kendalinya di luar dari kewenangan yang dimiliki oleh KPPN.

           Dari sisi KPPN sendiri masih terbatasnya dalam melakukan monitoring data kontrak satker karena memang belum adanya aturan ataupun Standar Operating Procedure (SOP) terkait kegiatan monitoring pengelolaan anggaran khususnya pengelolaan data kontrak yang dilakukan oleh satker. Dengan kondisi seperti ini tentunya membatasi ruang gerak KPPN dalam melakukan kegiatan monitoring terhadap pengelolaan anggaran yang ada di seluruh mitra kerjanya. KPPN adalah satker yang berada di level pelaksanaan sehingga setiap gerak dan langkahnya harus berdasarkan ketentuan dan peraturan yang ada. Kondisi ini tentunya memerlukan kreativitas dan inovasi agar bisa menghasilkan suatu cara atau solusi untuk mengatasi permasalahan-permasalahan yang ada tanpa harus melanggar ketentuan dan aturan yang ada yang menjadi dasar dalam setiap pelaksanaan proses bisnis yang ada di KPPN.

          KPPN Balikpapan pada awal tahun 2018 berupaya untuk membuat sebuah inovasi dalam mengatasi permasalahan tersebut, yang tujuan utamanya adalah mengoptimalkan pengelolaan data kontrak satker yang ada di KPPN Balikpapan agar tingkat kepatuhan satker dalam menyampaikan data kontrak dengan tepat waktu meningkat.  Inovasi yang coba dibuat adalah dengan membuat semacam Early Warning kepada satker dalam pengelolaan data kontraknya. Pelaksanaan Early Warning ini pada intinya KPPN membantu memonitoring rencana kontrak yang akan ditandatangani oleh satker dan melakukan konfirmasi atas kontrak yang seharusnya sudah ditandatangani dan mengingatkan agar segera menyampaikan data kontrak tersebut ke KPPN.

Secara ringkas prosedur dari optimalisasi pengelolaan data kontrak pada KPPN Balikpapan melalui Early Warning pendaftaran kontrak adalah sebagai berikut:

1. KPPN mengumpulkan data rencana kontrak yang akan ditandatangani oleh satker untuk dibuat menjadi database rencana kontrak yang akan ditandatangani. Inti data dari database tersebut berisi jenis uraian pekerjaan, nominal kontrak dan waktu minggu ke berapa dan bulan apa rencana kontrak tersebut akan ditandatangani;
2. Berdasarkan database tersebut setiap minggunya KPPN membuat Daftar/Checklistsatker mana saja yang pada minggu berkenaan yang seharusnya sudah menandatangani kontrak;
3. Petugas KPPN melakukan konfirmasi kepada satker yang tercantum di daftar checklist tersebut. Jika memang belum ditandatangani maka petugas akan mengupdate data waktu rencana penandatanganan sesuai hasil konfirmasi tersebut, sedangkan jika sudah ditandatangani maka petugas akan mengingatkan satker agar segera mendaftarkan kontrak berkenaan ke KPPN;
4. Hasil konfirmasi tersebut kemudian diupdate ke database rencana kontrak yang dimiliki oleh KPPN untuk menjadi bahan konfirmasi selanjutnya;
5. Untuk mendukung kelancaran proses tersebut, juga dilakukan beberapa kegiatan yaitu: sosialisasi baik secara tatap muka langsung dengan satker, melalui media pamplet, stiker dan sharing informasi melalui grup WA satker, membuat alamat email khusus untuk penyampaian ADK kontrak dari satker sehingga bisa mempermudah dan mempercepat pendaftaran kontrak, melaksanakan site visit ke satker dalam bentuk kegiatan Stakeholders Day untuk meningkatkan komunikasi dan koordinasi serta menyebarkan kuisioner ke satker terkait peningkatan pengelolaan data kontrak agar menjadi lebih baik lagi.

          Inovasi ini telah dilaksanakan di KPPN Balikpapan mulai bulan Maret 2018, dan berdasarkan data dari OMSPAN persentase tingkat kepatuhan satker dalam menyampaikan data kontrak tepat waktu meningkat cukup signifikan, sebagaimana tabel terlampir:

Sumber : Aplikasi OMSPAN per 26 Juni 2018

Semoga melalui inovasi hal kecil  dan sederhana ini bisa memberi dampak yang cukup besar dalam peningkatan kualitas realisasi belanja satker dan sedikit berkontribusi meminimalkan idle cash untuk manajemen cashflow keuangan negara yang lebih baik.

Dadan Koswaran

Kepala Seksi Pencairan Dana KPPN Balikpapan

*) disclaimer : Tulisan merupakan pendapat pribadi dan bukan mewakili instistusi tempat penulis bertugas