Seiring berjalannya waktu Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) sebagai kantor vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan di daerah, diharapkan dapat mampu memberikan layanan yang terbaik kepada satuan kerja yang ada di wilayah pembayaran KPPN Balikpapan. Dalam hal ini untuk peningkatan pelayanan kepada stakeholder. Selain mengacu pada Standar Operasional Prosedur (SOP), juga perlu adanya pengakuan atas layanan publik yang telah dilakukan oleh KPPN apakah telah memenuhi standar pelayanan. Sehingga untuk mendapatkan hal itu perlu dilakukan suatu Sistem Manajemen Mutu ISO pada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN).
Selama ini ISO kita dengar hanya dilakukan atau diterapkan oleh perusahaan atau swasta saja sebagai pengakuan bahwa mereka telah memberikan jaminan mutu atas layanan dan produknya sesuai dengan standar internasional. Sedangkan untuk pelayanan pada instansi pemerintah belum semua melakukan ISO. Dan untuk itu perlu peningkatan kualitas layanan publik sejalan dengan kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi yang baik, KPPN Balikpapan di tahun 2015 diberi kepercayaan oleh Kantor Wilayah Perbendaharaan Provinsi Kalimantan Timur untuk ikut dalam mendapatkan pengakuan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008.
Pada tanggal 6 November 2015 alhamdulillah setelah dilakukan audit oleh PT BSI Group Indonesia, KPPN Balikpapan mendapat sertifikat ISO 9001-2008. Dampak dari penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 sangat dirasakan oleh pegawai ataupun mitra kerja KPPN. Sebenarnya tanpa disadari selama ini pegawai telah menerapkan ISO namun selama ini mungkin belum terdokumentasikan secara administratif. Dengan adanya penerapan ISO pegawai KPPN Balikpapan termovitasi untuk menjaga standar pelayanan yang telah diberikan. Sedangkan disisi lain mitra kerja KPPN Balikpapan selaku penerima pelayanan merasa puas dengan pelayanan KPPN yang telah diakui secara internasional.
Dalam perkembangan selanjutnya untuk menjaga standar pelayanan yang diberikan oleh KPPN, pada setiap tahun diadakan Audit Survaillence yang wajib dilakukan oleh Badan Sertifikasi Independen bagi instansi yang telah mempunyai sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008. Audit itu dilakukan untuk menentukan apakah KPPN Balikpapan masih konsisten menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 atau tidak. Apabila dalam audit tersebut tidak ditemukan adanya penyimpangan ataupun tidak dilaksanakannya suatu standar dimaksud, maka KPPN masih berhak untuk menyandang sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 -2018 tahun selanjutnya.
Di tahun 2016 bulan Oktober KPPN Balikpapan dilakukan Audit Surveillance oleh PT SGS Indonesia yang ditunjuk oleh Kantor Pusat DJPb untuk melakukan audit. Dalam audit tersebut ternyata di KPPN Balikpapan tidak ditemukan adanya penyimpangan standar atau tidak konsisten dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008, sehingga KPPN Balikpapan masih berhak menyandang sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 sampai dengan tahun 2017.
Pada tanggal 6 November 2017 KPPN Balikpapan kembali dilakukan dilakukan Audit Surveillance oleh PT BSI Indonesia yang ditunjuk oleh Kantor Pusat DJPb untuk melakukan audit. Dalam audit tersebut kembali tidak ditemukan adanya penyimpangan standar atau tidak konsisten dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008, sehingga KPPN Balikpapan masih berhak menyandang sertifikat Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 sampai dengan tanggal 14 September 2018, selanjutnya setelah tanggal itu KPPN Balikpapan wajib menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2015.
Audit sertifikasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2015 berbeda dengan dengan sebelumnya, karena ISO 9001-2008 terdiri 8 klausul tanpa memasukan manajemen resiko sedangkan dalam SMM ISO 9001-2015 terdiri dari 10 klausul dan mengakomodir manajemen resiko yang ada di KPPN. Dan secara struktur organisasinya juga berubah yang di Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2008 ada Manajemen Puncak, Wakil Manajemen dan Pengendali Dokumen, sedangkan di Sistem Manajemen Mutu ISO 9001-2015 lebih sedehana yang mana hanya ada Manajemen Puncak dan Pengendali Dokumen.
Metode audit sertifikasi SMM ISO 9001-2015 tahun ini menggunakan metode akar kuadrat yaitu audit sampling (sekitar 15 KPPN), dimana apabila KPPN sampling yang ditentukan oleh badan sertifikasi lulus audit, maka seluruh KPPN di Indonesia mendapatkan sertifikat namun apabila salah satu KPPN sampling tidak lulus audit maka KPPN seluruh Indonesia tidak mendapatkan sertifikat. Ini dilakukan karena KPPN memiliki proses bisnis yang sama. Audit ini berbeda dengan audit sebelumnya, yang mana audit sertifikasi sebelumnya tidak mempengaruhi KPPN lainnya.
Sesuai dengan Surat Sekretaris Direktorat Jenderal Perbendaharaan, KPPN Balikpapan merupakan salah satu KPPN sampling yang ditunjuk. Hal ini seiring dengan proses penandatanganan kontrak oleh badan sertifikat yaitu pihak provider TUV Rheinland Indonesia sebagai pemenang lelang. Dalam pelaksanaan kontrak tersebut provider telah menetapkan 15 KPPN sampling untuk audit sertifikasi. Dalam audit tersebut terbagi dalam 2 (dua) stage. Pada stage 1 (satu) terkait pada Kajian/Review Dokumen, sedangkan pada stage 2 (dua) terkait dengan Implementation Review.
Pada tanggal 31 Juli 2018 KPPN Balikpapan mendapatkan jadwal audit stage 1, pada audit stage 1 ini dilakukan oleh 1 (satu) orang auditor. Dalam pelaksanaan audit itu auditor memanggil top manajemen dalam hal ini Kepala Kantor dan pengendali dokumen untuk mereviu terkait dengan dokumen SMM ISO 9001-2015. Pada sesi itu top manajemen ditanyakan mengenai pedoman mutu, konteks organisasi dan kebijakan mutu yang telah dibuat. Pada audit itu Kepala Kantor (Manajemen Puncak) didampingi masing-masing seksi dan subbagian umum. Sedangkan pengendali dokumen ditanyakan terkait ada tidak dokumen yang telah dibuat oleh Kepala Kantor (Manajemen Puncak).
Setelah melakukan audit tersebut, pada sore itu juga auditor dari provider TUV Rheinland Indonesia mengumumkan hasil audit. Hasil audit yang mendasarkan dari wawancara dan pemeriksaan kelengkapan dokumen pada manajemen puncak dan pengendali dokumen. Dapat disimpulkan bahwa KPPN Balikpapan telah membuat dan melengkapi semua pedoman mutu dan kebijakan mutu sesuai SMM ISO 9001-2015 tanpa ada temuan, baik yang bersifat minor maupun major. Namun ada beberapa rekomendasi untuk perbaikannya. Rekomenmdasi ini sifatnya adalah himbauan, sehingga dapat ditindaklanjuti atau tidak . Dari hasil audit ini KPPN Balikpapan berhak untuk ikut dalam audit stage 2.
Audit stage 2 KPPN Balikpapan dilakukan pada tanggal 21 Agustus 2018. Dalam audit ini dilakukan oleh 2 (dua) orang auditor dari TUV Rheinland Indonesia. Hal ini dilakukan karena pada audit ini lebih banyak pada reviu penerapan SMM ISO 9001-2015 di KPPN Balikpapan. Audit ini dilakukan pada masing-masing seksi dan subbagian umum. Pada audit ini lebih banyak ditanyakan mengenai sistem pada masing-masing yang ada pada seksi dan sub bagian umum untuk dibandingkan dengan pedoman mutu serta kebijakan mutu yang telah dibuat pada dokumen SMM ISO 9001-2015.
Pada audit ini masing-masing seksi dan subbagian umum dilakukan masing-masing selama 1 (satu) jam dengan mewawancarai Kepala Seksi/Kepala Sub Bagian Umum dengan didampingi masing-masing staf dengan dokumen penerapannya. Dalam wawancara dan pemeriksaan lapangan itu ditanyakan apakah sistem telah dilakukan dengan konsisten dan dibuktikan dokumen-dokumen yang ada. Hal ini dilakukan untuk mengetahui apakah ada sistem yang tidak dilaksanakan atau sudah dilaksanakan namun tidak dilengkapi dengan dokumen.
Setelah menyelesaikan audit pada masing-masing seksi dan sub bagian umum, auditor dari TUV Rheinland Indonesia melakukan inventarisasi dari hasil wawancara dan pemeriksaan di lapangan. Pada sore itu juga disampaikan kesimpulan dari audit yang dilakukan. Dalam kesimpulan audit secara keseluruhan disampaikan bahwa KPPN Balikpapan telah melakukan prosedur sesuai pada SMM ISO 9001-2009. Dan tidak ditemukan adanya temuan baik yang bersifat major atau minor. Namun ada beberapa rekomendasi yang sifatnya hanya himbauan yang mana bisa diabaikan ataupun ditindaklanjuti. Hal ini tidak menghalangi KPPN Balikpapan untuk mendapatkan sertifikat.
Sertifikasi ISO 9001-2015 baru dapat disampaikan setelah beberapa KPPN sampling telah selesai dilakukan audit, dengan hasil lulus. Dalam perkembangannya ternyata dari hasil audit KPPN lainnya yang telah selesai audit sebanyak 15 KPPN yang menjadi sampling dinyatakan lulus semua. Sehingga dengan hasil tersebut berdasarkan audit sampling semua KPPN secara keseluruhan berhak mendapatkan sertifikat. Seiring dengan semua KPPN telah mendapatkan sertifikat, itu merupakan pengakuan bahwa KPPN telah diakui sebagai kantor yang memberikan pelayanan dengan standar internasional. Kedepannya diharapkan KPPN di seluruh Indonesia dan KPPN Balikpapan khususnya dapat meningkatkan pelayananan sesuai SMM ISO 9001-2015, sehingga yang selama ini Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang selalu unggul dalam survei-survei yang dilakukan pihak luar dapat dipertahankan atau ditingkatkan lagi.
Agus Nugroho
Kepala Subbagian Umum KPPN Balikpapan
*) disclaimer : Tulisan merupakan pendapat pribadi dan bukan mewakili instistusi tempat penulis bertugas
