Kegiatan Gugus Kendali Mutu (GKM) biasa diadakan untuk menyamakan persepsi dan melakukan diskusi atas suatu peraturan maupun kebijakan di lingkungan Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb). Ada sebuah kebijakan dalam sistem penataan, pengadministrasian, dan dokumentasi arsip yang perlu dilakukan secara seragam dan sistematis. Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara Surabaya I (KPPN Surabaya I) menindaklanjuti kebijakan sistem pendokumentasian dengan mengadakan GKM pada Rabu, 15 Agustus 2018 di aula lantai IV.
GKM bertema "Implementasi Aplikasi Kearsipan (e-office)" disampaikan oleh Arief Rochman, pelaksana di Subbagian Umum KPPN Surabaya I. Ada beberapa hal penting terkait aplikasi kearsipan yang bisa dijelaskan sebagaimana uraian berikut ini.
Dasar hukum dari implementasi kearsipan adalah :
a) Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-40/PB/2018 tentang Implementasi Aplikasi Kearsipan pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan;
b) Surat Sekretaris Ditjen Perbendaharaan Nomor S-5435/PB.1/2018 tentang Penjelasan Surat Edaran Dirjen Perbendaharaan Nomor SE-40/PB/2018.
Latar belakang implementasi kearsipan (e-Office) :
1) Saat ini di lingkungan DJPb belum memiliki sistem penataan, pengadministrasian, dan pendokumentasian arsip yang tertib, seragam, dan sistematis;
2) Dalam rangka menciptakan penataan dan pendokumentasian arsip di llingkup DJPb, maka perlu dibangun suatu sistem pengelolaan kearsipan berupa aplikasi yang seragam;
3) Dalam upaya menjaga arsip sebagai dokumen pengambilan kebijakan, maka dibutuhkan penataan dan pendokumentasian arsip berbasis IT (teknologi informasi) sebagai sarana untuk memudahkan pencarian dokumen.
Tujuan yang ingin dicapai dari aplikasi kearsipan yaitu :
1) Terwujudnya penataan kearsipan berbasis IT yang memiliki keunggulan berupa arsip yang tertib, database tersentralisasi (di pusat), dan mudah dicari;
2) Penyeragaman penggunaan aplikasi kearsipan seluruh unit Ditjen Perbendaharaan yang terintegrasi dengan aplikasi e-Office;
3) Proses pengarsipan, pengalihan status arsip hingga pemusnahan arsip dapat dilakukan monitoring melalui aplikasi kearsipan;
4) Penyeragaman pengkodean arsip seluruh unit Ditjen Perbendaharaan;
5) Mendukung implementasi ISO pada KPPN dan Kanwil Ditjen Perbendaharaan;
6) Menjadi teladan bagi instansi pemerintah lainnya dalam aspek penataan arsip.
Implementasi penuh aplikasi kearsipan dilaksanakan pada tanggal 03 September 2018 untuk seluruh unit vertikal di lingkungan Ditjen Perbendaharaan. Aplikasi kearsipan dapat dijalankan apabila satuan kerja (KPPN Surabaya I) telah menggunakan aplikasi e-Office dengan Modul Surat Masuk dan Surat Keluar. Kepala KPPN Surabaya I maupun Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi Jawa Timur memantau hasil implementasi aplikasi kearsipan serta kendala-kendala yang dihadapi selama pelaksanaan implementasi, kemudian melaporkannya kepada Kantor Pusat DJPb (Sekretariat Ditjen Perbendaharaan). Dalam upaya memperlancar implementasi aplikasi kearsipan, perlu disiapkan sumber daya manusia (pegawai) serta sarana dan prasarana yang memadai dalam pengelolaan arsip. Oleh karena itu, kegiatan GKM ditujukan pula untuk menyiapkan pegawai yang berkompeten dalam mengelola dokumen kearsipan di lingkungan kerja KPPN Surabaya I.
Kontributor naskah |
: |
Sri Juli Astuti |
Kontributor foto |
: |
Supriyanto |