FORMULASI STRATEGI ORGANISASI KANWIL DJPb PROVINSI NUSA TENGGARA BARAT TAHUN 2023
Dalam rangka mewujudkan visi dan misi serta peran baru Kanwil DJPb Provinsi NTB perlu menentukan langkah-langkah satrtegis dan menyusun formulasi strategi organisasi. Penyusunan formulasi strategi dilakukan dengan cara mengidentifikasi kemampuan dan potensi yang ada serta melihat kondisi dan keadaan di lingkungan sekitarnya. Tool yang digunakan untuk melakukan analisa lingkungan eksternal dapat berupa STEP/PEST (Political/Legal, Technological, Environmental/Economic, Sociocultural). Tool analisa lain yang dapat digunakan untuk melakukan analisa internal dan eksternal adalah SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, threats). Faktor eksternal dan internal dari analisa SWOT tersebut dikombinasikan untuk merumuskan strategi organisasi dengan menggunakan pendekatan TOWS.
Analisa STEP
Organisasi harus mampu mengidentifikasi isu eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi atau bahkan keberlangsungan organisasi. Isu tersebut dapat berasal dari faktor politik/hukum, teknologi, lingkungan atau ekonomi, dan sosial budaya. Analisa STEP dapat membantu untuk menentukan bagaimana faktor-faktor diatas yang akan mempengaruhi kinerja organisasi di masa mendatang atau dalam jangka panjang.
- Lingkungan Sociocultural
- Perubahan selera dan ekspektasi pengguna layanan Kanwil DJPb Provinsi NTB yaitu satker dan mitra kerja dimana layanan harus professional, cepat, tepat, dan tuntas;
- Meningkatnya harapan kualitas layanan Kanwil DJPb Provinsi NTB dari pengguna layanan;
- Meningkatnya kesadaran pengawasan terhadap layanan yang diberikan Kanwil DJPb Provinsi NTB;
- Meningkatnya kesadaran budaya anti korupsi dan gratifikasi dalam proses pemberian layanan;
- Pergeseran perilaku sosial masyarakat dari penggunaan perangkat kerja manual ke perangkat kerja digital;
- Meningkatnya budaya kerja berbasis teknologi informasi (TI).
- Lingkungan Technological
- Perkembangan teknologi yang cepat mempermudah komunikasi dan prosedur kerja
- Perkembangan teknologi yang cepat dapat mengurangi peran dan fungsi Kanwil DJPb Provinsi NTB dalam pelaksanaan dan pertanggungjawaban anggaran;
- Implementasi regulasi tentang transaksi elektronik terkait dengan implementasi Digipay/KKP;
- Big data yang dimiliki dalam rangka data analisis;
- Lingkungan Environmental/Economical
- Lokasi dan jarak pengguna layanan (satker dan mitra kerja) yang cukup jauh;
- Daya beli masyarakat yang menurun karena ketidakpastian ekonomi global;
- Adanya potensi bencana alam gempa bumi yang cukup tinggi.
- Lingkungan Political/Legal
- Peraturan tentang keuangan negara dan perbendaharaan yang dinamis;
- Ketentuan dan peraturan Pemerintah Daerah di bidang keuangan daerah lingkup NTB;
- Adanya tahun politik dalam satu tahun kedepan.
- Analisa SWOT
Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis guna merumuskan strategi organisasi,dimana analisis SWOT ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan dan peluang, namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan dan ancaman. Proses pengambilan keputusan strategis selalu berkaitan dengan pengembangan misi, tujuan, strategi, dan kebijakan organisasi. Dengan demikian perencana strategi harus menganalisa faktor faktor strategis organisasi dalam kondisi saat ini. Dengan Analisa SWOT ini diharapkan dapat memberikan gambaran tahap-tahap perumusan tujuan di mulai dari visi dan misi yang menghasilkan nilai-nilai. Visi dan misi dan nilai-nilai tersebut secara bersamaan di analisis dengan mempertimbangkan faktor-faktor lingkungan yang mempengaruhi, baik lingkungan internal maupun lingkungan eksternal. Kanwil DJPb Provinsi NTB telah menetapkan visi Menjadi Pengelola Perbendaharaan Negara yang Unggul di Tingkat Regional. Untuk mewujudkan visi tersebut Kanwil Ditjen Perbendaharaan menjalankan misi yang sejalan dengan tugas dan fungsi Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang meliputi:
- Mewujudkan pengelolaan kas negara yang prudent, efisien, dan optimal;
- Mendukung kinerja pelaksanaan APBN yang efesien, efektif, dan akuntabel;
- Mewujudkan akuntansi dan pelaporan keuangan pemerintah yang akuntabel, transparan, andal, dan tepat waktu;
- Mewujudkan tata kelola investasi pemerintah yang modern, inklusif, dan berkelanjutan;
- Mewujudkan layanan dan tata kelola keuangan Badan Layanan Umum yang inovatif dan modern;
- Mewujudkan tata kelola sumber daya, proses bisnis, dan sistem teknologi informasi perbendaharaan yang modern, efektif, dan adaptif.
Berikut analisa SWOT Kanwil DJPb Provinsi NTB:
Strength
|
Weakness
|
Opportunities
|
Threats
|
Kesimpulan Analisa SWOT:
Dari analisis SWOT diatas Kanwil DJPb Provinsi NTB dapat menggunakan segala kekuatan (Strengths) dan peluang (Oportunities) yang ada guna mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Ancaman (Threats) dan Kelemahan (Weakness) tetap di mitigasi agar tidak menjadi penghambat dalam pencapaian tujuan organisasi. Kombinasi yang dipilih adalah fokus kepada Kekuatan (Strength)-Peluang (Oportunity) (S-O).
- Internal Factor Evaluation
Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi NTB melakukan evaluasi faktor internal yang mempengaruhi kinerja organisasi, dengan matrik sebagai berikut :
Faktor Internal Utama |
Bobot (a) |
Rangking (b) |
Bobot total ( a x b ) |
Kekuatan |
|
|
1,7 |
Keunggulan di bidang SDM |
0,15 |
3 |
0,45 |
Sarana dan prasarana yang sangat bagus |
0,10 |
4 |
0,4 |
Dukungan proses bisnis dan sistem yang kuat dan andal |
0,15 |
3 |
0,45 |
Teknologi informasi yang memadai |
0,10 |
4 |
0,4 |
|
0,5 |
|
|
Kelemahan |
|
|
0,75 |
Belum meratanya pemahaman pegawai terhadap peraturan |
0,15 |
1 |
0,15 |
Belum optimalnya layanan pada jam istirahat |
0,15 |
2 |
0,30 |
Wilayah kerja yang relatif luas |
0,10 |
1 |
0,10 |
Kurangnya informasi kepada masyarakat terkait APBN dan tupoksi Kanwil DJPb |
0,10 |
2 |
0,20 |
|
0,5 |
|
|
Total Bobot Faktor Internal |
1 |
|
0,95 |
- External Factor Evaluation
Kanwil Ditjen Perbendaharaan Provinsi NTB melakukan evaluasi faktor eksternal yang mempengaruhi kinerja organisasi, dengan matrik sebagai berikut :
Faktor Eksternal Utama |
Bobot (a) |
Rangking (b) |
Bobot total ( a x b ) |
Peluang |
|
|
2,45 |
Kemudahan pengguna layanan memperoleh informasi peraturan terbaru |
0,20 |
4 |
0,80 |
Kemudahan pengguna layanan mendapatkan layanan |
0,20 |
4 |
0,80 |
Pihak eksternal/ masyarakat dapat memperoleh informasi APBN dan Tupoksi Kanwil DJPb NTB |
0,15 |
3 |
0,45 |
Optimalisasi media sosial untuk mendukung publikasi dan branding image Kanwil DJPb NTB |
0,10 |
4 |
0,40 |
|
0,65 |
|
|
Ancaman |
|
|
0,7 |
SDM pada Satker kurang memahami peraturan di bidang perbendaharaan |
0,10 |
2 |
0,20 |
Adanya perbedaan proses bisnis serta peraturan terkait pengelolaan keuangan antara pusat dan daerah |
0,10 |
2 |
0,20 |
Masyarakat luas belum mengenal keberadaan Kanwil DJPb di daerah secara menyeluruh |
0,10 |
2 |
0,20 |
Gangguan Jaringan internet dan pemadaman listrik serta bencana alam. |
0,05 |
2 |
0,10 |
|
0,35 |
|
|
Total Bobot Faktor Eksternal |
1 |
|
1,75 |
Analisis SWOT menjelaskan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi Kanwil DJPb Provinsi NTB
Detil |
Bobot |
Rangking |
Total (B x R ) |
Penjelasan |
Kekuatan |
|
|
1,7 |
|
Keunggulan di bidang SDM |
0,15 |
3 |
0,45 |
|
Sarana dan prasarana yang sangat bagus |
0,10 |
4 |
0,4 |
|
Dukungan proses bisnis dan sistem yang kuat dan andal |
0,15 |
3 |
0,45 |
|
Teknologi informasi yang memadai |
0,10 |
4 |
0,4 |
|
|
0,5 |
|
|
|
Kelemahan |
|
|
0,75 |
|
Belum meratanya pemahaman pegawai terhadap peraturan |
0,15 |
1 |
0,15 |
|
Belum optimalnya layanan pada jam istirahat |
0,15 |
2 |
0,30 |
|
Wilayah kerja yang relatif luas |
0,10 |
1 |
0,10 |
|
Kurangnya informasi kepada masyarakat terkait APBN dan tupoksi Kanwil DJPb |
0,10 |
2 |
0,20 |
|
|
0,5 |
|
|
|
Total Bobot Faktor Internal |
1 |
|
0,95 |
|
Detil |
Bobot |
Rangking |
Total (B x R ) |
Penjelasan |
Peluang |
|
|
2,45 |
|
Kemudahan pengguna layanan memperoleh informasi peraturan terbaru |
0,20 |
4 |
0,80 |
|
Kemudahan pengguna layanan mendapatkan layanan |
0,20 |
4 |
0,80 |
|
Pihak eksternal/ masyarakat dapat memperoleh informasi APBN dan Tupoksi Kanwil DJPb NTB |
0,15 |
3 |
0,45 |
|
Optimalisasi media sosial untuk mendukung publikasi dan branding image Kanwil DJPb NTB |
0,10 |
4 |
0,40 |
|
|
0,65 |
|
|
|
Ancaman |
|
|
0,7 |
|
SDM pada Satker kurang memahami peraturan di bidang perbendaharaan |
0,10 |
2 |
0,20 |
|
Adanya perbedaan proses bisnis serta peraturan terkait pengelolaan keuangan antara pusat dan daerah |
0,10 |
2 |
0,20 |
|
Masyarakat luas belum mengenal keberadaan Kanwil DJPb di daerah secara menyeluruh |
0,10 |
2 |
0,20 |
|
Gangguan Jaringan internet dan pemadaman listrik serta bencana alam. |
0,05 |
2 |
0,10 |
|
|
0,35 |
|
|
|
Total Bobot Faktor Eksternal |
1 |
|
1,75 |
|
Pengambilan Keputusan
Koefisien Internal (X) = 1,7 - 0,75 —> 0,95
Koefisien Eksternal (Y) = 2,45 - 0,7 → 1,75
Berdasarkan hasil perhitungan Matriks Evaluasi Faktor internal, kekuatan yang dimiliki organisasi lebih besar dibandingkan kelemahannya. Sementara dari hasil perhitungan Matriks Evaluasi Eksternal, peluang yang dimiliki organisasi lebih besar daripada ancamannya. Apabila nilai Evaluasi Faktor internal dan Evaluasi Faktor Eksternal digambarkan pada diagram kartesius SWOT, didapatkan hasil bahwa koefisien internal dan eksternal berada pada kuadran I sebagaimana terlihat pada gambar di bawah.
Hal ini menunjukkan bahwa strategi yang dapat diambil untuk pengembangan strategi organisasi pada Kanwil DJPb Provinsi NTB adalah strategi agresif atau ekspansif (strategi S-O). Strategi agresif/ekspansif dapat ditempuh dengan menggunakan kekuatan internal untuk memanfaatkan peluang eksternal. Beberapa alternatif strategi ekspansif yang dapat diimplementasikan, antara lain:
- Memanfaatkan kualitas dan kemampuan SDM untuk meningkatkan kompetensi dan pendidikan yang mampu memberikan kesempatan terbuka untuk pengembangan karir;
- Memanfaatkan dan mengembangkan inovasi berbasis teknologi informasi dalam pemberian layanan yang memuaskan;
- Optimalisasi media sosial untuk mendukung publikasi dan branding image Kanwil DJPb NTB sebagai sarana pengembangan peran baru DJPb di daerah;
- Optimalisasi kesempatan pihak eksternal/ masyarakat dalam memperoleh informasi APBN dan Tupoksi Kanwil DJPb NTB sebagai sarana pengembangan peran baru DJPb di daerah.
- Analisa TOWS
Analisa TOWS adalah metode dalam perumusan strategi organisasi yang secara komprehensif dan sistematis menganalisa faktor eksternal dan internal untuk mengevaluasi posisi competitiveness saat ini dan peluang di masa depan. Analisa TOWS sangat berkaitan erat dengan SWOT. Pilihan kombinasi dalam formulasi strategi organisasi dituangkan dalam TOWS matriks sebagai berikut:
|
INTERNAL |
||
E K S T E R N A L |
TOWS |
Weakness W1: Komposisi SDM bervariasi W2: Sinergi antar unit belum optimall W3: Kurang dikenalnya tugas dan fungsi dan peran Kanwil DJPb Provinsi NTB
|
Strengths S1: SDM yang kompeten dan kompetitif S2: Pelaksanaan tugas dan fungsi yang didukung dengan proses bisnis yang handal S3: Memiliki TI yang handal
|
Threats T1:Potensi pemberitaan negatif T2:Potensi pengaduan masyarakat T3: Kondisi rawan bencana gempa bumi T4:Regulasi baru dibidang pelaksanaan anggaran yang belum dipahami satker T5: Tuntutan tugas, fungsi dan peran baru Kanwil DJPb NTB |
WT : mini-mini strategy W1T1: Mengoptimakan komposisi SDM yang dimiliki untuk mengantisipasi pemberitaan negative dan potensi pengaduan masyarakat terhadap layanan Kanwl DJPb Provinsi NTB W2T5: Sinergi Kemenkeu One dalam pelaksanaan tugas, fungsi dan peran baru Kanwil DJPb NTB
|
ST : maxi-mini strategy S1T5: Mendorong SDM agar kompeten dan kompetitif dalam pelaksanaan tugas dan fungsi S2T1: Disiplin dalam melaksanakan proses bisnis untuk menghindari potensi pemberitaan negatif S3T4: Mensosialisasikan regulasi baru di bidang pengeloaan APBN
|
|
Opportunities O1: Branding image Kanwil DJPb O2: Strategi komunikasi publik dan Optimalisasi media sosial O3: Perkembangan TI yang begitu cepat O4: Pengembangan kompetensi Pejabat/Pegawai Kanwil DJPb Provinsi NTB O5: Terciptanya kolaborasi Kemenkeu One di NTB
|
WO: mini-maxi strategy W1O1: Komposisi SDM yang variatif harus dapat meningkatkan branding image W2O5: Sinergi internal dan eksternal lintas unit untuk mewujudkan Kemenkeu One di NTB yang kokoh W3O2: Strategi komunikasi yang handal untuk mensosialisasikan tugas dan fungsi dan peran Kanwil DJPb Provinsi NTB |
SO: maxi-maxi strategy S1O1: Mengoptimalkan SDM yang dimilki untuk branding image S2O2: Sosialisasi tugas, fungsi dan peran baru Kanwil DJPb dilakukan Strategi komunikasi publik dan Optimalisasi media sosial S3O4: IT yang handal harus didukung dengan pengembangan kompetensi Pejabat/Pegawai |
Kesimpulan analisa TOWS:
Berdasarkan opsi kombinasi strategi pada TOWS diatas, maka strategi yang dipilih adalah SO: maxy-maxy strategi yaitu:
- Mengoptimalkan SDM yang dimilki untuk branding image Kanwil DJPb Provinsi NTB;
- Sosialisasi tugas, fungsi dan peran baru Kanwil DJPb Provinsi NTB dilakukan dengan strategi komunikasi publik dan optimalisasi media sosial yang dimiliki;
- IT yang handal harus didukung dengan pengembangan kompetensi Pejabat/Pegawai pada Kanwil DJPb Provinsi NTB.