Shadow Organization (SO) pada Kantor Wilayah Ditjen Perbendaharaan (Kanwil) merupakan bentuk penajaman tugas, fungsi dan struktur
organisasi dalam rangka meningkatkan peran Kanwil dan KPPN, guna mendukung pertumbuhan ekonomi dan pembangunan daerah. Struktur SO menegaskan peran Kanwil sebagai Treasurer, Regional Chief Economist, dan Financial Advisor. Implementasi SO setidaknya akan memiliki implikasi terhadap:
1. Penguatan budaya kerja dengan skema penugasan tim kerja dan cross function antar unit eselon IV dalam satu bidang sesuai SO;
2. Penataan SDM internal Kanwil dan KPPN sesuai dengan kebutuhan komposisi SO;
3. Peningkatan kolaborasi, kerja sama, dan kinerja individu dan tim;
4. Peningkatan kompetensi, searah dengan penajaman tugas dan fungsi Ditjen Perbendaharaan dan Kementerian Keuangan.
Pengelolaan SDM oleh Kanwil menjadi krusial, terutama di awal implementasi SO. Tools pengelolaan SDM yang dapat digunakan berupa identifikasi profil minat/kompetensi pegawai, rekomposisi pegawai pelaksana untuk mendukung struktur SO, pengaturan penugasan tim berbasis profil kompetensi, kinerja, dan kebutuhan pengembangan kompetensi pegawai, serta pengelolaan penghargaan bagi pegawai berkinerja tinggi.
TATA KERJA SO KANWIL
A. Tata Kerja Operating Group (Op Group)
1. COO mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan tugas Tim Kerja.
2. Tim Kerja melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk teknis dan/ atau petunjuk pelaksanaan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
3. Output Tim Kerja dilaporkan kepada COO.
4. Atas Output yang dilaporkan, COO mereviu, mengoreksi, melengkapi, dan/ atau memberikan feedback kepada Tim Kerja.
5. Berdasarkan reviu, koreksi, dan/ atau feedback dari COO, Tim Kerja melakukan perbaikan output.
6. Hasil output final Operating Group disampaikan oleh COO kepada CEO.
7. Dalam hal dibutuhkan dukungan dari KPPN, COO dapat berkoordinasi dengan pejabat/pegawai pada KPPN.
B. Tata Kerja Internal Control Unit (IC Unit)
1. Kepala Seksi Kepatuhan Internal mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan tugas IC Unit.
2. Pelaksana pada Seksi Kepatuhan Internal sebagai Anggota IC Unit melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk teknis dan/ atau petunjuk pelaksanaan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
3. Output IC Unit dilaporkan Anggota JC Unit kepada Kepala Seksi Kepatuhan Internal.
4. Atas output yang dilaporkan, Kepala Seksi Kepatuhan Internal mereviu, mengoreksi, melengkapi, dan atau memberikan feedback kepada Anggota IC Unit.
5. Berdasarkan reviu, koreksi, dan/atau feedback dari Kepala Seksi Kepatuhan Internal, Tim Kerja melakukan perbaikan output.
6. Kepala Seksi Kepatuhan Internal melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada CEO dan/atau UKI El.
7. Dalam hal dibutuhkan dukungan dari KPPN, Kepala Seksi Kepatuhan Internal dapat berkoordinasi dengan Internal Control Officer pada KPPN.
C. Tata Kerja OTS Group dan RE Group
1. Chief bersama Co-Chief mengoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan tugas Tim Kerja.
2. Tim Kerja melaksanakan tugas sesuai dengan petunjuk teknis dan/atau petunjuk pelaksanaan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
3. Output tim kerja dilaporkan Tim Kerja kepada Chief dan/ atau Co-Chief dengan alur sesuai peraturan/naskah dinas yang mengatur teknis pelaksanaan tugas dan/ atau standard operating procedures.
4. Atas output yang dilaporkan, Chief dan/atau Co-Chief mereviu, mengoreksi, melengkapi, dan/ atau memberikan feedback kepada Tim Kerja.
5. Berdasarkan reviu, koreksi, dan/ atau feedback dari Chief dan/ atau Co-Chief, Tim Kerja melakukan perbaikan output.
6. Chief dan/atau Co-Chief memastikan output final OTS Group dan RE Group sebelum disampaikan kepada CEO.
7. Hasil output final OTS Group dan RE Group disampaikan oleh Chief dan/atau Co- Chief kepada CEO dengan alur sesuai peraturan/naskah dinas yang mengatur petunjuk teknis dan/ atau standard operating procedures.
8. Dalam hal dibutuhkan dukungan dari KPPN, Chief dan/atau Co-Chief dapat berkoordinasi dengan pejabat/pegawai pada KPPN.