Mengurai Penolakan SPM oleh SPAN: Panduan Edukatif bagi Satuan Kerja

oleh Nur Khusna Fahrani , PTPN Terampil KPPN Metro

Mekanisme Penyampaian SPM

Mekanisme pencairan dana atas beban APBN diawali dengan penerbitan Surat Perintah Membayar (SPM) yakni dokumen formal yang diterbitkan oleh Pejabat Pembuat Surat Perintah Membayar (PPSPM) sebagai perintah kepada Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) selaku Kuasa BUN di daerah untuk melakukan pembayaran atas beban APBN. SPM diterbitkan setelah melalui proses verifikasi internal di satuan kerja, termasuk pengujian kelengkapan dokumen, kebenaran perhitungan, serta kesesuaian dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Sejalan dengan kebijakan digitalisasi pengelolaan keuangan negara, penyampaian SPM dilakukan secara elektronik melalui aplikasi SAKTI. Dalam aplikasi ini, satuan kerja merekam data SPM berdasarkan dokumen sumber, seperti kontrak, daftar nominatif, atau data gaji. Data SPM yang telah direkam kemudian dikirimkan dalam bentuk arsip data komputer (ADK) kepada KPPN melalui aplikasi SAKTI. Penggunaan SAKTI memungkinkan proses pengajuan SPM dilakukan secara lebih cepat, efisien, dan terdokumentasi dengan baik.

Penelitian dan Pengujian SPM oleh KPPN

Mengingat besarnya tanggung jawab dan risiko fiskal yang melekat pada proses pembayaran APBN, setiap SPM yang diajukan oleh satuan kerja harus melalui tahapan penelitian dan pengujian. Dalam praktiknya, tidak seluruh SPM yang diajukan oleh satuan kerja dapat lolos dari tahap penelitian dan pengujian oleh KPPN. Sebagian SPM mengalami penolakan oleh petugas KPPN maupun penolakan formal oleh aplikasi Sistem Perbendaharaan Anggaran Negara (SPAN). Penolakan ini bukan semata-mata kesalahan administratif, melainkan bagian dari mekanisme pengendalian untuk memastikan pengelolaan keuangan negara berjalan secara tertib, transparan, dan akuntabel.  Setelah SPM diterima oleh KPPN, petugas KPPN melakukan penelitian dan pengujian terhadap SPM tersebut.

Penelitian SPM meliputi penelitian terhadap:

1. kelengkapan SPM; dan
2. kebenaran SPM meliputi: kebenaran dan keabsahan Tanda Tangan Elektronik pada SPM; kesesuaian penulisan/pengisian jumlah angka dan huruf pada SPM; dan kebenaran penulisan dalam SPM, termasuk tidak boleh terdapat cacat dalam penulisan.

Pengujian SPM meliputi:

1. menguji kebenaran perhitungan angka atas beban APBN yang tercantum dalam SPM, yaitu kebenaran jumlah belanja/pengeluaran dikurangi dengan jumlah potongan/penerimaan dengan jumlah bersih dalam SPM;
2. menguji ketersediaan dana pada kegiatan/ output/jenis belanja dalam DIPA dengan yang dicantumkan pada SPM;
3. menguji kesesuaian tagihan dengan data perjanjian/Kontrak atau perubahan data pegawai yang telah disampaikan kepada KPPN; dan
4. menguji persyaratan pencairan dana.

Pengujian SPM atas ketersediaan dana dan kesesuaian tagihan dengan data perjanjian/Kontrak atau perubahan data pegawai yang telah disampaikan kepada KPPN dilakukan secara sistem melalui aplikasi SPAN.  Apabila dalam proses pengujian sistem ditemukan ketidaksesuaian, maka SPAN secara otomatis akan menolak SPM tersebut. Atas penolakan ini, petugas KPPN akan mengembalikan SPM kepada satuan kerja. Pemahaman yang komprehensif mengenai penyebab penolakan SPM oleh sistem SPAN serta langkah-langkah penyelesaiannya menjadi sangat penting, baik bagi  satuan kerja sebagai pengguna anggaran maupun bagi KPPN sebagai kuasa Bendahara Umum Negara.

Penolakan SPM oleh Sistem SPAN

1. Dana Tidak Cukup

Salah satu jenis penolakan SPM yang paling sering terjadi adalah penolakan dengan keterangan “Dana Tidak Cukup”. Penolakan ini menunjukkan bahwa pagu anggaran yang tersedia pada akun, kegiatan, output, atau komponen terkait tidak mencukupi untuk membiayai nilai SPM yang diajukan. Penolakan karena kekurangan dana pada prinsipnya merupakan mekanisme pengendalian internal yang sangat penting, guna mencegah terjadinya pengeluaran yang melebihi pagu anggaran yang telah ditetapkan dalam DIPA.

Meskipun secara tertulis penolakan ini menunjukkan kurangnya anggaran, namun dalam praktiknya penyebab utama adalah karena ketidaksinkronan data antara aplikasi SAKTI dan SPAN. Hal ini bisa saja terjadi ketika satuan kerja telah melakukan revisi anggaran pada aplikasi SAKTI namun revisi tersebut belum dimutakhirkan ke dalam aplikasi SPAN, sehingga data pagu yang terbaca oleh aplikasi SPAN data pagu sebelum revisi. Kondisi ini menyebabkan aplikasi SPAN menganggap bahwa pagu anggaran tidak mencukupi, meskipun secara administratif revisi telah disetujui.

Untuk mengatasi penolakan SPM karena “Dana Tidak Cukup”, satuan kerja perlu melakukan melakukan pemutakhiran data revisi pada aplikasi SAKTI, kemudian memastikan bahwa data revisi tersebut telah tersinkronisasi ke SPAN dengan melakukan pengecekan ketersediaan dana secara mandiri melalui aplikasi OMSPAN. Setelah dipastikan data telah mutakhir dan dana tersedia, satuan kerja dapat mengajukan kembali SPM kepada KPPN.

2. Supplier Tidak Ditemukan

Penolakan SPM dengan alasan “supplier tidak ditemukan” merupakan salah satu permasalahan yang cukup sering dihadapi oleh satuan kerja. Supplier adalah entitas penerima pembayaran yang telah terdaftar pada aplikasi SPAN, baik itu pihak ketiga (rekanan), pegawai, maupun pihak lainnya. Keterangan penolakan yang muncul di SPAN biasanya tertulis sebagai berikut “Nomor Rekening Bank (0356XXXXXX) pada Penerima (FULAN) tidak ditemukan”. Penolakan ini dapat disebabkan oleh beberapa kondisi, antara lain sebagai berikut ini :

• Supplier belum pernah didaftarkan di sistem SPAN. Dalam kondisi ini, SPAN tidak memiliki referensi data atas rekening dan identitas penerima pembayaran tersebut.
• Supplier sudah terdaftar namun statusnya nonaktif. Hal ini bisa terjadi karena pegawai pindah atau data supplier dinonaktifkan karena alasan tertentu sesuai ketentuan.
• Supplier terdaftar dengan status aktif namun berada pada Nomor Register Supplier (NRS) dan kode pos yang berbeda dengan yang digunakan pada data SPM.

Untuk mengatasi dan mencegah penolakan ini, satuan kerja perlu memastikan beberapa hal berikut:

• Melakukan pengecekan status supplier melalui aplikasi OMSPAN, pada modul Komitmen menu Cari Supplier. Pastikan supplier telah terdaftar dan berstatus aktif;
• Apabila supplier belum terdaftar, lakukan pendaftaran supplier ke KPPN dengan mengirimkan adk BCSR melalui aplikasi SAKTI.
• Apabila supplier terdaftar dan berstatus nonaktif, satuan kerja harus mengajukan surat permohonan pengaktifan supplier kepada KPPN;
• Apabila supplier terdaftar dan berstatus aktif, pastikan data NRS dan kode pos pada SPM sesuai dengan data supplier yang terdaftar di SPAN.

3. Ketidaksesuaian Data Supplier

Penolakan dikarenakan ketidaksesuain data supplier terjadi karena terdapat perbedaan data antara supplier yang tercantum dalam SPM dengan data supplier yang terdaftar di SPAN. Perbedaan ini dapat meliputi perbedaan nama penerima atau pegawai, perbedaan nama pemilik rekening, perbedaan Nomor Induk Pegawai (NIP), atau perbedaan elemen identitas lainnya. Contoh keterangan penolakannya adalah “Site Type 3 : Brs Excel 8 : Nama Pemilik Rekening (Nur Khusna Fahrani) pada Penerima (Nur Khusna F) tidak sama dengan data Supplier (Nur Khusna F).

Apabila SPAN mendeteksi adanya perbedaan data penerima SPM dengan data supplier SPAN, sistem akan menolak SPM demi menjaga keakuratan dan validitas pembayaran. Dalam menghadapi kondisi ini, satuan kerja harus terlebih dahulu memastikan data mana yang benar. Jika data penerima pada SPM yang keliru, maka SPM harus diperbaiki dan diajukan kembali ke KPPN. Namun, jika data pada SPM benar, maka satuan kerja harus mengajukan perubahan data supplier ke KPPN dengan mengirimkan adk perubahan supplier (BCSU) ke KPPN.

4. Ketidaksesuaian Data Kontrak

Penolakan SPM juga sering disebabkan oleh ketidaksesuaian data kontrak antara SAKTI dan SPAN, antara lain terkait Nomor CAN (Contract Account Number) yang biasanya disebabkan karena penginputan nomor CAN secara manual sehingga terdapat perbedaan karakter. Perbedaan data kontrak juga dapat terjadi karena adanya perubahan data kontrak di aplikasi SAKTI namun belum dilakukan perubahan di aplikasi SPAN dalam hal ini satuan kerja belum mengirimkan data addendum kontrak ke KPPN.

Keterangan tolakan SPAN yang disebabkan karena perbedaaan nomor CAN biasanya tertulis sebagai berikut “Jumlah harcopy SPM dan ADK tidak sama/Dokumen Tidak Lengkap/Informasi PO tidak ditemukan. Satker dapat  menghubungi KPPN setempat untuk informasi lebih lanjut A/126.29000025/0/”. Dalam kondisi ini, satuan kerja perlu berkoordinasi dengan KPPN untuk memperoleh data CAN yang paling mutakhir dan memastikan kesesuaian data sebelum mengajukan kembali SPM.

Kesimpulan

Penolakan SPM oleh sistem SPAN pada dasarnya merupakan mekanisme pengendalian yang dirancang untuk menjaga akurasi, akuntabilitas, dan kepatuhan dalam pengelolaan keuangan negara. Pemahaman yang baik mengenai penyebab penolakan serta langkah-langkah pencegahannya, satuan kerja dapat meningkatkan kualitas pengajuan SPM dan meminimalkan risiko penolakan SPM. Dengan peningkatan kompetensi SDM, ketelitian dalam penginputan data, serta koordinasi yang baik antara satuan kerja dan KPPN, diharapkan jumlah penolakan SPM dapat diminimalkan sehingga pelaksanaan APBN dapat berjalan lebih efektif, efisien, dan tepat waktu.