Pendaftaran supplier mengacu pada PER-58/PB/2013 yang mengatur tentang supplier dan kontrak, dimana terdapat elemen-element yang pokok (mandatory) yang harus terinput dengan benar, sehingga apabila tidak sesuai akan tertolak oleh sistem SPAN. Yang perlu diperhatikan adalah untuk pendaftaran supplier tipe 3 dan 6, nama pegawai/penerima, NIP dan NPWP pegawai/penerima, tidak dilakukan validasi sehingga apabila nama dan nomor rekeking sama, tidak ditemukan perbedaan, akan tetapi perbedaan tersebut akan muncul saat validasi tagihan/PMRT.

Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat Satker menyampaikan ADK SPM atau ADK Kontrak ke KPPN. Selanjutnya KPPN akan melakukan validasi atas data supplier tersebut. Berdasarkan hasil validasi, KPPN melakukan:

·         Persetujuan dan menerbitkan Laporan Pendaftaran Supplier yang memuat NRS (Nomor Register Supplier) apabila data supplier telah memenuhi ketentuan validasi; atau

·         Penolakan dan menerbitkan Laporan Penolakan Informasi Supplier apabila data supplier tidak memenuhi ketentuan validasi.

Laporan Pendaftaran Supplier dan Laporan Penolakan Informasi Supplier akan dikirimkan secara otomatis oleh SPAN ke alamat e-mail yang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan. Oleh karena itu pastikan alamat e-mail yang direkam pada Referensi Supplier di Aplikasi SAS adalah benar. Laporan Pendaftaran Supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM ke KPPN oleh satker.

A. Perubahan Data Supplier

Data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat diubah dengan cara mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai dengan Format Lampiran VII, dengan melampirkan:

·         Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan/Akta Pendirian Badan Usaha;

·         Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;

·         Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP

Perubahan data supplier yang diajukan ke KPPN dilakukan dengan dua mekanisme yang berbeda, tergantung dari elemen data yang diubah :

1.    Perubahan data dengan cara mendaftarkan kembali supplier dengan elemen data yang sudah benar ke KPPN (menggunakan SPM Dummy) dan menonaktifkan supplier lama;

2.    Perubahan data dengan user khusus pada KPPN berdasarkan surat permohonan perubahan data supplier (tanpa SPM Dummy atau tanpa pendaftaran supplier kembali).

B. Penonaktifan Supplier

Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak lagi digunakan untuk pembayaran, misalnya ganti nomor rekening atau mutasi jabatan. Penonaktifan data supplier dilakukan berdasarkan surat permintaan penonaktifan data supplier dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.

Surat permintaan penonaktifan data supplier yang disampaikan Satker meliputi :

·         Surat permintaan penonaktifan data supplier tipe pegawai; atau

·         Selain tipe pegawai.

Surat permintaan penonaktifan data supplier dibuat sesuai format Lampiran XI (Tipe 3 Pegawai) dan Lampiran XIII (Selain Tipe 3 Pegawai).

Atas dasar surat permohonan Satker, KPPN akan melakukan validasi atas kesesuaian surat permintaan penonaktifan dengan data supplier yang telah tercatat pada SPAN. Berdasarkan hasil validasi, KPPN akan menonaktifkan data supplier jika sudah benar atau melakukan penolakan penonaktifan data supplier dan menyampaikan Laporan Informasi Supplier yang telah dinonaktifkan kepada Satker.

C. Penggabungan Data Supplier

Penggabungan Data Supplier atau Merge Supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi pada pencatatan informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran. Jika belum ada pembayaran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja. Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari Satker yang disampaikan ke KPPN menggunakan format Lampiran XIV.

Contoh :

·         CV. Angin Ribut (dengan titik), NRS : 111123, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening Bank Mandiri.

·         CV Angin Ribut (tanpa titik), NRS : 123543, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00002 ke rekening Bank Mandiri.

Atas duplikasi tersebut, Satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang dianggap paling benar. Tanpa titik atau dengan titik.Setelah penggabungan data supplier, KPPN akan menyampaikan laporan penggabungan supplier kepada satker seusai format Lampiran XV.

Secara umum penolakan terhadap pendaftaran Supplier terdiri atas :

1. Perbedaan Nama rekening/nama Pemilik dengan nama rekening pada SPAN

2. Informasi yang sudah terdaftar pada SPAN (diabaikan dan tagihan/kontrak dapat diproses)

3. Terdapat status dalam proses untuk rekening/supplier yang sama

4. Penolakan karena terisinya kode IBAN dan SWIFT untuk bank dalam negeri

5. Type supplier salah

6. Alamat 1 Kosong

7. ADK sudah tidak asli, dst.

Berikut contoh penolakan Supplier yang terjadi pada KPPN beserta solusinya.