Sebelum era teknologi informasi, banyak aktivitas dalam pelaksanaan APBN dilakukan secara manual. KPPN memiliki petugas pelayanan dalam jumlah yang besar. Setiap Satker harus datang ke KPPN untuk mengajukan SPP, kemudian petugas layanan memroses SPP tersebut menjadi SPM dan/ atau SP2D. Pada suatu masa, satker harus menunggu untuk mendapatkan lembar SP2D. Jika Satu Satker menghabiskan waktu kurang lebih 5 menit untuk mendapatkan satu lembar SP2D, betapa lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mencairkan dana untuk satu Kementerian/ Lembaga. Lembar SP2D tersebut disampaikan secara manual kepada bank sebagai dasar untuk melakukan transfer ke rekening Satker atau yang berhak. Kondisi ini tidak sejalan dengan tuntutan kebutuhan, di mana tidak sedikit pula Satker yang membutuhkan dana secara cepat seperti Satker Kepolisian, KPK, BNPB, dan sebagainya. Secara tidak langsung, pengelolaan keuangan sangat penting dalam keberlangsungan organisasi.

Dengan adanya sistem aplikasi, khususnya SPAN yang dibuat oleh Direktorat Sistem Informasi dan Teknologi Perbendaharaan, Satker tidak perlu lagi menunggu untuk mendapatkan SP2D. Saat ini DJPb melalui Direktorat Pengelolaan Kas Negara bekerja sama dengan pihak bank agar dapat mencairkan SP2D melalui interkoneksi dari SPAN. Semua dana ditransfer ke rekening penerima melalui interkoneksi melalui sistem yang lazim digunakan baik Real Time Gross Settlement (RTGS) atau overbooking. Dengan informas tagihan yang benar, Satker bisa fokus mengerjakan tupoksinya tanpa dilanda rasa khawatir adanya dana yang belum masuk ke rekening penerima.

Sebuah pepatah mengatakan, orang yang benar-benar sejahtera adalah orang yang tidak memikirkan perutnya sendiri. DJPb telah mewujudkan hal tersebut dengan adanya sistem SPAN. Para pegawai pemerintah dan stakeholder yang bekerja sama dengan pemerintah tidak perlu lagi memikirkan apakah hak saya sebagai penerima dana sudah di proses dengan mekanisme yang akuntable dan transaparan atau sebaliknya. Karena hak sudah pasti didapat, mereka seharusnya bekerja dengan semaksimal mungkin mewujudkan tujuan organisasi. Satker sebagai mitra kerja KPPN (Kantor Vertikal DJPb) juga dapat melihat proses pengajuan SPM menjadi SP2D melalui aplikasi OM SPAN (Online Monitoring SPAN).

Tiga tahun berlalu setelah adanya aplikasi SPAN. Selama tiga tahun tersebut pula, banyak sistem aplikasi yang dikembangkan oleh DJPb, antara lain OM SPAN, PBNOpen, SAKTI, MonSAKTI, e-DJPb, dan sebagainya. Aplikasi ini memberi kemudahan dalam memberikan informasi, yaitu data dapat diakses lebih cepat dibandingkan dengan sistem manual. Monitoring SP2D menggunakan OM SPAN, monitoring kualitas SDM melalui PBNOpen, proses pembuatan SPM melalui SAKTI, monitoring pembuatan SPM melalui MonSAKTI, dan monitoring persuratan melalui e-DJPb. Aplikasi tersebut memberikan informasi dengan hanya mengklik tombol tertentu dalam PC atau telepon genggam android.

Kemudahan dalam memperoleh data terkadang membawa dampak negatif bagi masyarakat. Terdapat resiko Satker tidak teliti dalam menginput kode akun, nomor supplier, dan sebagainya saat mengajukan SPM ke KPPN. Satker kurang memperhatikan kelengkapan dokumen saat mengajukan SPM. Apabila SPM tertolak, Satker harus kembali ke kantornya, memperbaiki SPM tersebut. Hal ini merupakan kondisi yang memerlukan perhatian sebagai salah satu fokus penyempurnaan di masa yang akan datang.

Ilustrasi di atas memberikan gambaran bahwa sebuah sistem harus didukung dengan kualitas SDM yang memadai. Kualitas SDM yang baik saat perekrutan, harus dipelihara dengan sistem training, dan evaluasi yang baik sehingga selain termotivasi juga memiliki skill yang terkondisi dengan perubahan lingkungan dan tuntutan pekerjaan. Sistem tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak ada operator yang ahli menjalankan sistem tersebut. Sistem teknologi merupakan hasil manifestasi terhadap keinginan untuk melakukan perubahan agar kondisi lingkungan bergerak lebih cepat. Oleh karena itu, sistem ini membutuhkan SDM yang mau dan sanggup bergerak cepat pula.

Sistem teknologi memiliki dua perintah mutlak, yaitu 1 dan 0 (lebih dikenal dengan binary system). Tidak ada perintah lain kecuali 1 dan 0. Semua data dan inputan pada komputer hanya bernilai 1 dan 0. Begitu juga dengan tantangan SDM saat ini, bergerak maju mengembangkan diri atau diam di tempat atau bahkan mundur. SDM yang bergerak maju akan terbuka terhadap perubahan yang baik dan berusaha beradaptasi serta mengembangkan diri untuk menguasai sistem tersebut. SDM yang diam di tempat  akan menerima sistem tersebut tetapi tidak mau beradaptasi dan mempelajarinya lebih lanjut. SDM yang mundur akan dengan jelas menolak sistem yang ada karena sudah nyaman dengan sistem manual atau lingkungan sebelumnya. SDM yang bergerak maju akan cocok dengan sistem yang baru karena mereka belajar untuk mencintai dan memahami sistem tersebut. Sedangkan SDM yang diam di tempat atau bahkan mundur, tidak akan cocok 100% dengan sistem tersebut karena mereka tidak mencintai dengan tulus sistem tersebut. Mereka kalah selangkah dibandingkan dengan SDM yang bergerak maju. Karena tidak mungkin seseorang akan merawat dan menggunakan sistem tersebut jika dia tidak mencintainya sepenuh hati. Terlebih lagi dengan SDM yang mundur dan menolak sebuah sistem. Mereka tidak akan bisa bersatu dengan sistem tersebut karena mereka adalah SDM yang menolak perubahan.

Pembahasan di atas, menunjukkan arti penting pembinaan SDM yang baik pada setiap waktu dan kesempatan. Terutama sekali di lingkungan yang berubah dengan cepat, motivasi dan keahlian pegawai akan menentukan keberhasilan implementasi sistem informasi sebagai media perubahan atau transformasi orgasniasi. Baik sistem maupun SDM saling bergantung. Sistem yang baik tidak dapat digunakan tanpa operator yang cakap. Operator yang cakap tanpa sistem yang baik tidak akan menghasilkan perubahan yang baik. Sistem yang baik dan operator yang cakap akan lebih berpotensi untuk membuahkan perubahan yang bisa dirasakan manfaatnya oleh segenap pemangku kepentingan. Khususnya bagi Direktorat Jenderal Perbendaharaan, pemenuhan misi untuk “Menjadi pengelola perbendaharaan negara yang unggul di tingkat dunia” transformasi organisasi melalaui pengembangan Teknologi Informasi bisa dilaksanakan dengan tetap mengedepankan pentingnya peran dan aspek pengelolaan sumber daya manusia sebagai aset yang memiliki nilai strategis bagi organisasi.

Oleh : Indria Kristiani, Pegawai KPPN Ketapang