Pada kesempatan kali ini, saya menyampaikan alasan kedua mengapa seluruh unit organisasi harus melakukan pembangunan ZI. Alasannya, yaitu membangun ZI mendorong organisasi menerapkan sistem manajemen secara utuh dalam hal pengelolaan sumber daya, tata kelola proses bisnis, peningkatan layanan, serta penguatan integritas. Secara spesifik, bahwa dalam pembangunan ZI mendorong kita menerapkan konsep POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling) yang sudah lama diperkenalkan oleh Goerge R. Kelly (1978) dan secara best practice diterapkan dalam manajemen modern.
Berdasarkan unsur-unsur pemenuhan dokumen pembangunan ZI, bahwa setiap pengungkit mencerminkan proses POAC tersebut. Artinya dengan pembangunan ZI, unit kerja juga di’push’ untuk menerapkan Sistem Manajemen utuh dalam mengelola perubahan melalui pemenuhan 6 area komponen pengungkit tersebut. Misalnya, pada subkomponen Manajemen Perubahan, maka diperlukan pemenuhan unsur rencana kerja pembangunan ZI yang jelas (Planning), ada tim yang solid dan lengkap beserta pembagian kerja yang jelas dan merata (Organizing), ada optimalisasi pelaksanaannya (Actuating) serta monev yang dilakukan secara berkala (Controlling) untuk menilai tingkat keberhasilan pelaksanaan kegiatan sesuai rencana yang ditetapkan.
Kita menyadari kenyataanya banyak organisasi yang kurang optimal menerapkan konsep POAC dalam menjalankan aktivitasnya. Terdapat kebiasaan yang hanya mengejar pelaksanannya tanpa perencanaan yang matang sehingga kehilangan arah. Selain itu, terdapat perilaku organisasi yang hanya pandai membuat perencanaan, namun tidak mampu dieksekusi. Sebaliknya terdapat organisasi yang mampu mengeksekusi namun tidak mampu dikelola dgn baik dari sisi pembagian tugas dan keterlibatan, sehingga akan muncul istilah ‘one man show’. Akhirnya perilaku yang sering terjadi adalah sebagian besar organisasi hanya mampu membuat perencanaan dan pelaksanaannya tapi tidak pernah dimonitor atau dievaluasi secara kontinyu. Faktor kemalasan salah satu penyebabnya, jika sudah dilaksanakan dianggap sudah selesai, padahal kita perlu feedback (umpan balik) secara obyektif apakah yang dilakukan sudah tepat atau tidak.
Penerapan konsep POAC dalam pembangunan ZI memberikan pembelajaran berharga, bahwa menciptakan ZI bukanlah pekerjaan sambilan, insidental, dan dilakukan secara instan, namun merupakan pekerjaan yang harus disiapkan secara komprehensif, fokus, dan berkelanjutan untuk menghasilkan suatu lingkungan kantor ideal dari sisi penerapan integritas. Oleh karena itu, dibutuhkan perencanaan yang matang, kesiapan sumber daya yang memadai, keterlibatan seluruh anggota organisasi, konsistensi dalam pelaksanaan, dan kemampuan untuk selalu instropeksi atas berbagai permasalahan dan kelemahan pelaksanaan untuk perbaikan kedepan.
Dengan demikian, penerapan ZI ini akan berdampak kepada perubahan perilaku organisasi secara keseluruhan yang terbiasa dengan penerapan konsep POAC. Kebiasaan ini juga akan berdampak kepada perilaku organisasi dalam menjalankan aktivitas yang lebih luas selain pembangunan ZI. Harapannya performa dan layanan organisasi dapat optimal selain penguatan nilai-nilai integritas.
Alasan berikutnya, to be continued ....
Arif Kurniadi, Kepala KPPN Sinjai
