Surat Perintah Membayar (SPM) merupakan dokumen yang diajukan oleh Satuan Kerja dalam proses pencairan dana. Proses ini sangat krusial untuk memastikan bahwa pengeluaran yang sudah dianggarkan dapat direalisasikan tepat waktu. Namun, tidak jarang terjadi penolakan SPM oleh KPPN (Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara). Penolakan SPM adalah situasi di mana SPM yang sudah diterbitkan tidak dapat diproses oleh KPPN karena tidak memenuhi syarat atau ada kesalahan dalam SPM tersebut. Penolakan ini tentu dapat menyebabkan keterlambatan pembayaran yang berdampak pada kinerja operasional Satuan Kerja. Oleh karena itu, mengetahui cara-cara efektif untuk mengurangi penolakan SPM sangat penting untuk meningkatkan efisiensi.
Data Penerimaan dan Penolakan SPM Januari s.d. Agustus 2024 lingkup KPPN Jakarta I disajikan dalam grafik berikut.
|
BULAN |
JUMLAH PENERIMAAN SPM |
JUMLAH PENOLAKAN SPM |
|
JAN |
8.666 |
1.595 |
|
FEB |
9.564 |
826 |
|
MAR |
12.543 |
855 |
|
APR |
9.513 |
627 |
|
MEI |
11.012 |
680 |
|
JUN |
12.302 |
829 |
|
JUL |
14.406 |
1.603 |
|
AGT |
12.600 |
1.021 |
Apabila dihitung maka rata-rata penolakan SPM per bulannya adalah 9,07%, angka yang cukup tinggi tersebut tidak jarang disebabkan karena alasan penolakan yang sama atau berulang, sehingga perlu dilakukan upaya mitigasi mulai dari level operator Satuan Kerja sampai PPSPM. Berikut adalah alasan terjadinya Penolakan SPM:
- Kesalahan Dokumen
- Kelengkapan Dokumen: salah satu alasan utama penolakan SPM adalah ketidaklengkapan dokumen pendukung atau lampiran. Dokumen seperti karwas kontrak, SPTJM, JUM, Surat Pernyataan Pembayaran Tunkin Tanpa Interkoneksi harus disertakan dan sesuai dengan syarat yang ditetapkan.
- Kebenaran Dokumen: SPM dan lampirannya tidak ada cacat dalam penulisan. Penulisan data jumlah penerima, angka, huruf atau kode transaksi harus benar. Kesalahan kecil dalam pengisian data dapat berdampak besar pada diterimanya SPM tersebut.
- Ketersediaan Dana
Alasan penolakan Dana tidak cukup terjadi jika dana yang diminta tidak tersedia dalam DIPA (Dokumen Anggaran Pendapatan dan Belanja). Penolakan juga bisa terjadi jika jumlah pembayaran dalam SPM tidak sesuai dengan anggaran yang telah disetujui sebelumnya.
- Kesalahan Data Penerima
Apabila data penerima seperti nama, NIP, nama rekening yang tertulis di SPM berbeda dengan yang tercantum di dokumen kontrak/data supplier terdaftar di KPPN maka akan terjadi penolakan oleh sistem SPAN di KPPN.
- SPM Melebihi Batas Waktu Pengajuan
Pengajuan SPM yang melewati batas waktu yang telah ditentukan dapat menyebabkan penolakan, terutama jika pengajuan tersebut tidak sesuai dengan kalender anggaran.
- Ketidaksesuaian Antara SPM dan Dokumen Lampiran
Jika ada ketidaksesuaian antara SPM dengan dokumen lampiran maka SPM bisa ditolak. Pihak verifikator KPPN akan mencocokkan setiap detail dan perbedaan sekecil apapun dapat menyebabkan penolakan.
Lalu, bagaimana cara jitu untuk mengurangi penolakan SPM tersebut?
| a) |
Melakukan Pengecekan dan Verifikasi Data Secara Ketat |
|
Pastikan tidak ada kesalahan seperti nama penerima, nomor rekening, jumlah pembayaran, atau TTE pejabat termasuk tidak ada cacat dalam penulisan. Solusinya adalah dengan melakukan pengecekan ulang oleh beberapa pihak sebelum SPM diajukan. |
|
| b) |
Menguji Kebenaran Tagihan dan Persyaratan Pencairan |
|
Pastikan tagihan dalam SPM sesuai dengan data perjanjian/kontrak atau perubahan data pegawai yang telah disampaikan kepada KPPN. Pastikan besaran UP/TUP dan nilai tagihan sesuai dengan data perjanjian/kontrak dan sesuai dengan persyaratan. |
|
| c) |
Mempersiapkan Dokumen Pendukung dengan Teliti |
|
Pastikan dokumen pendukung seperti karwas kontrak, SPTJM, daftar pembayaran dan SSP disertakan secara lengkap. Buatlah checklist dokumen yang harus dilampirkan sebelum SPM diajukan. Setiap dokumen harus diverifikasi untuk memastikan jumlah dan rincian sesuai dengan yang tertulis di SPM. Selain itu, komunikasi dengan vendor harus ditingkatkan agar dokumen yang dikirimkan sesuai dengan kebutuhan. |
|
| d) |
Melakukan Pelatihan Rutin kepada Staf |
|
Staf yang terlibat dalam proses pengajuan SPM perlu diberikan pelatihan secara rutin terkait prosedur dan regulasi terbaru. Pemahaman yang baik tentang tata cara pengajuan dan dokumen yang dibutuhkan akan membantu mereka mengurangi kesalahan dalam proses ini. |
|
| e) |
Menerapkan Sistem Review Internal |
|
Sebelum SPM diajukan ke KPPN, pastikan bahwa ada sistem review internal yang mengharuskan pengecekan oleh lebih dari satu orang. Sistem ini akan membantu mengidentifikasi kesalahan atau ketidaksesuaian yang mungkin terjadi. |
|
| f) |
Mengatur Jadwal Pengajuan SPM dengan Baik |
| Jangan menunggu hingga mendekati tenggat waktu untuk mengajukan SPM. Mengatur jadwal pengajuan yang tepat atau membuat kalender pengingat dapat menghindari keterlambatan dan penolakan. Selain itu, pengajuan yang lebih awal memberikan waktu bagi tim untuk memperbaiki kesalahan jika terjadi penolakan. |
Kesimpulannya, penolakan Surat Perintah Membayar (SPM) dapat menyebabkan keterlambatan pencairan dana dan mengganggu operasional di Satuan Kerja. Namun, dengan menerapkan langkah-langkah seperti verifikasi data yang ketat, mempersiapkan dokumen pendukung dengan teliti, menguji tagihan dan melakukan pelatihan rutin kepada staf, penolakan SPM bisa diminimalisir. Selain itu, pengajuan SPM tepat waktu dan review internal juga menjadi kunci dalam memastikan bahwa SPM dapat diterima dengan lancar tanpa hambatan.
Ariyuna Fitriani
Pelaksana Seksi Pencairan Dana KPPN Jakarta I
