Manajemen atas Data Kontrak dalam SPAN secara umum dibagi menjadi 3, yaitu :

1. Addendum Data Kontrak : Addendum atas salah satu elemen data kontrak, baik karena dilakukan addendum terhadap kontrak, maupun dalam rangka perbaikan data.
2. “Cancel” Kontrak : Pembatalan atas (sisa) kontrak yang sebelumnya telah terjadi pembayaran atas sebagian nilai kontrak
3. “Close” Kontrak : Perubahan status kontrak yang mana tidak dapat digunakan lagi sebagai dasar pembayaran. Misalnya karena nilai kontrak outstanding sudah nihil dan/ atau karena masa/ periode tahun anggaran

 Dasar Hukum

Perdirjen Perbendaharaan No. 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara

1. Perubahan Data Kontrak dengan ADK

Perubahan data kontrak dapat dilakukan terkait hal sebagai berikut :

1. Perubahan kontrak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa
2. Perubahan kontrak tidak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa

Pengajuan perubahan kontrak ke KPPN sebagai berikut :

1. Apabila perubahan kontrak terkait merubah struktur data kontrak (sumber dana dan jumlah termin), perubahan harus menggunan surat permohonan sesuai format pada PER-58/PB/2013, apabila tidak terkait itu, perubahan semua elemen kontrak menggunakan addendum aplikasi dengan ADK Addendum dari SAS
2. Addendum aplikasi merupakan urutan perubahan kontrak, misal addendum 01, 02, 03 dst, apabila addendum kontrak merupakan addendum yang dilaksanakan dengan pihak ke-3, maka yang berlaku ada penomoran sesuai kesepakatan dengan pihak ke-3 tersebut

Ruang Lingkup Update dan addendum dengan menggunakan ADK :

1. Perubahan tanggal pembayaran
2. Perubahan jangka waktu pelaksanaan pekerjaan
3. Perubahan Nilai Kontrak tanpa merubah jumlah termin
4. Perubahan COA (belum ada realisasi)
5. Perubahan Supplier (tidak merubah NRS dan site)

Syarat Pengajuan Perubahan Kontrak ke KPPN sebagai berikut :

1. ADK Addendum Kontrak dari aplikasi SAS
2. Mencetak karwas kontrak yang telah dilakukan perubahan dari aplikasi SAS
3. Mencetak Resume Kontrak yang telah dilakukan perubahan dari aplikasi SAS
4. Melampirkan Nomor Register Kontrak (NRK) yang telah terdaftar

1. Perubahan Data Kontrak dengan Surat Permohonan

Perubahan data kontrak dapat dilakukan terkait hal sebagai berikut :

1. Perubahan kontrak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa
2. Perubahan kontrak tidak terkait adanya addendum kontrak sesuai ketentuan perpres pengadaan barang/jasa

Pengajuan perubahan kontrak ke KPPN sebagai berikut :

1. Apabila perubahan kontrak terkait merubah struktur data kontrak (sumber dana dan jumlah termin), perubahan harus menggunan surat permohonan sesuai format pada PER-58/PB/2013, apabila tidak terkait itu, perubahan semua elemen kontrak menggunakan addendum aplikasi dengan ADK Addendum dari SAS
2. Addendum aplikasi merupakan urutan perubahan kontrak, misal addendum 01, 02, 03 dst, apabila addendum kontrak merupakan addendum yang dilaksanakan dengan pihak ke-3, maka yang berlaku ada penomoran sesuai kesepakatan dengan pihak ke-3 tersebut

Ruang Lingkup Update dan addendum dengan menggunakan Surat Permohonan Perubahan Kontrak :

1. Berkurang jumlah termin pembayaran
2. Bertambahnya jumlah termin pembayaran
3. Perubahan COA (setelah ada realisasi)
4. Perubahan Cara Bayar
5. Perubahan Nilai termin pembayaran untuk kontrak yang dibebankan lebih dari satu COA

Syarat Pengajuan Perubahan Kontrak ke KPPN sebagai berikut :

1. Surat permohonan perubahan kontrak sesuai format format pada PER-58/PB/2013
2. Mencetak karwas kontrak yang telah dilakukan perubahan
3. Melampirkan Nomor Register Kontrak (NRK) yang telah terdaftar

1. Pembatalan Data Kontrak

Pembatalan data kontrak adalah bagian dari pengelolaan data kontrak yang dilakukan oleh KPPN dengan tujuan untuk menghapus pencadangan dana dan mengembalikan Fund Availability. Pembatalan data kontrak mengakibatkan sebagian atau seluruh komponen dari data kontrak yang dibatalkan menjadi tidak valid lagi untuk digunakan sebagai dasar pembayaran. Pembatalan data kontrak dapat juga dilakukan oleh KPPN tanpa permintaan PPK terhadap sisa kontrak yang belum dibayarkan dalam hal : Dalam rangka pengelolaan cadangan pagu DIPA terkait berakhirnya tahun anggaran

Pembatalan kontrak oleh Satker dapat dilakukan atas hal sebagai berikut :

1. Pemutusan kontrak oleh PPK
2. Karena Perubahan struktur kontrak
3. Keperluan Revisi DIPA, dilakukan pembatalan sebagian pagu DIPA yang telah dicadangkan

Pengajuan pembatalan kontrak ke KPPN :

1. Membuat surat permohoanan pembatalan kontrak sesuai format format pada PER-58/PB/2013
2. Melampirkan karwas kontrak dan NRK yang telah terdaftar

1. Penutupan Data Kontrak

• KPPN melakukan penutupan data kontrak tahunan dan data komitmen tahunan kontrak tahun jamak pada akhir tahun anggaran.
• Direktur Jenderal Perbendaharaan dapat menetapkan penutupan data kontrak selain pada waktu sebagaimana disebut diatas dengan Surat Keputusan.
• Tujuan penutupan data kontrak adalah untuk memastikan data kontrak tersebut tidak dapat diubah dan/atau digunakan lagi sebagai dasar pembayaran
• Penutupan data kontrak dilakukan terhadap data kontrak yang statusnya “complete” -- sudah lunas dibayar

 Format dan Blangko