Sebelum melakukan pendaftaran dan/atau perubahan supplier baru ke KPPN, sebaiknya satker melakukan pengecekan terlebih dahulu di Aplikasi OM SPAN untuk menghindari tertolaknya SPM dikarenakan sudah terdaftarnya supplier oleh satker lain dengan nama supplier yang berbeda (tidak identik).
Dasar Hukum
Perdirjen Perbendaharaan No. 58/PB/2013 tentang Pengelolaan Data Supplier dan Data Kontrak Dalam Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara
Ketentuan Pendaftaran Data Supplier
Pendaftaran supplier ke KPPN Kotabumi mengacu pada PER-58/PB/2013 yang mengatur tentang supplier dan kontrak, dimana terdapat elemen-element yang pokok (mandatory) yang harus terinput dengan benar, sehingga apabila tidak sesuai akan tertolak oleh sistem SPAN.
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah :
-
Untuk supplier tipe 3 dan tipe 6, tidak dapat menggunakan nomor rekening yang sama. Apabila rekening sudah terdaftar di tipe 3, maka tidak dapat dilakukan pendaftaran di tipe 6. Hal tersebut juga berlaku sebaliknya. SOlusinya adalah membuka rekening pegawai yang baru
-
Pendaftaran supplier ke SPAN dilakukan secara otomatis pada saat Satker menyampaikan ADK SPM atau ADK Kontrak ke KPPN.
-
Laporan Pendaftaran Supplier dan Laporan Penolakan Informasi Supplier akan dikirimkan secara otomatis oleh SPAN ke alamat e-mail yang dicantumkan pada data supplier yang didaftarkan. Oleh karena itu pastikan alamat e-mail yang direkam pada Referensi Supplier di Aplikasi SAS adalah benar.
-
Laporan Pendaftaran Supplier wajib dilampirkan pada saat pengajuan SPM ke KPPN oleh satker.
A. Perubahan Data Supplier
Perubahan supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut :
- Pendaftaran data supplier melalui SPM Dummy atau ADK kontrak
- Perubahan data supplier melalui Surat Permohonan
- SPM dummy bernilai Rp 1,-, dengan program,kegiatan,output dan akun apapun, yang diperlukan hanya untuk pendaftaran supplier
- Membawa hardcopy SPM yang telah ditanda tangani PP SPM
- Membawa ADK SPM yang telah injek PIN PPSPM
- SPM diajukan ke FO pencairan dana KPPN Kotabumi
-
Membuat Surat Permohonan Perubahan Supplier (sesuai format dalam PER-58/PB/2013)
-
Melampirkan Nomor Register Supplier (NRS) yang sudah terdaftar pada KPPN
-
Melampirkan :
-
Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan/Akta Pendirian Badan Usaha;
-
Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;
-
Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP.
-
Atau data lainnya yang dapat mendukung untuk perubahan supplier
-
B. Penonaktifan Supplier
Penonaktifan data supplier dilakukan apabila terdapat kesalahan data supplier yang mengharuskan penonaktifan data supplier atau terdapat informasi rekening pegawai yang tidak lagi digunakan untuk pembayaran, misalnya ganti nomor rekening atau mutasi jabatan. Penonaktifan data supplier dilakukan berdasarkan surat permintaan penonaktifan data supplier dari satker atau dari laporan audit supplier yang dihasilkan oleh sistem aplikasi SPAN.
Pengajuan Penonaktifan Supplier dapat dilakukan melalui mekanisme sebagai berikut :
- Surat Permintaan Penonaktifan Supplier dibuat sesuai format PER-58/PB/2013, yaitu :
- Lampiran XI untuk supplier Tipe 3 (Pegawai)
- Lampiran XIII untuk supplier Selain Tipe 3 (Pegawai)
- Laporan audit sistem yang dihasilkan oleh aplikasi
- Melampirkan NRS yang telah terdaftar
C. Penggabungan (Merge) Data Supplier
Penggabungan (merge) data supplier dilakukan apabila terdapat duplikasi informasi pokok supplier yang telah dilakukan pembayaran. Jika belum ada pembayaran, cukup dilakukan penonaktifan supplier saja. Penggabungan data supplier dilakukan atas dasar permintaan dari Satker yang disampaikan ke KPPN menggunakan format Lampiran XIV. Penggabungan data supplier dilaksanakan oleh unit khusus pengelola data supplier atas surat yang diajukan oleh satuan kerja.
Contoh supplier yang akan dilakukan merge :
- CV. Wis Angel (dengan titik), NRS : 111123, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00001 ke rekening Bank Mandiri.
- CV Wis Angel (tanpa titik), NRS : 123543, telah dibayarkan Uang Muka atas kontrak nomor : 00002 ke rekening Bank Mandiri.
- Atas duplikasi tersebut, Satker harus melakukan penggabungan data supplier ke data yang dianggap paling benar. Tanpa titik atau dengan titik.Setelah penggabungan data supplier, KPPN akan menyampaikan laporan penggabungan supplier kepada satker seusai format Lampiran XV.
-
Membuat Surat Permohonan Merge Supplier sesuai format Lampiran XIV dalam PER-58/PB/2013
-
Melampirkan NRS yang telah terdaftar
-
Perubahan data supplier yang sudah terdaftar pada SPAN dapat dilakukan dengan mengajukan Surat Permintaan Perubahan Data Supplier sesuai Format Lampiran VII PER-58/PB/2013 dengan melampirkan :
-
Fotokopi/Scan Surat Keterangan Domisili Perusahaan / Akta Pendirian Badan Usaha;
-
Fotokopi/Scan Rekening Koran Bank;
-
Fotokopi/Scan NPWP untuk perubahan NPWP
-
D. Pengaktifan Kembali Data Supplier
Pengaktifan kembali data supplier dimungkinkan terjadi apabila ada pegawai yang bekerja/dimutasikan kembali ke satker lama.
Contoh :
- Nayra bekerja di satker A dari tahun 2016 sampai dengan 2019
- Pada awal tahun 2020, Nayra dimutasikan ke satker B. Sehingga akan terbit SKPP dan penonaktifan supplier ybs di satker A
- Pada awal tahun 2021, Nayra kembali dimutasikan dari satker B ke satker A (satker lama)
- Maka supplier Nayra di KPPN mitra kerja Satker A harus diaktifkan lagi jika Nayra masih ingin menggunakan rekening lama
Syarat Pengaktifan Kembali Supplier :
-
Membuat Surat Permohonan Pengaktifan Kembali Supplier Tipe 3 (Pegawai)
-
Melampirkan NRS yang telah terdaftar
Format dan Blangko
| DATA SUPPLIER |
||
| Perubahan Banyaknya Termin Data Kontrak (SPAN) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Pembatalan Data Kontrak (SPAN) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Perubahan Supplier Tipe 3 (Pegawai) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Perubahan Supplier SELAIN Tipe 3 (Pegawai) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Penonaktifan Supplier Tipe 3 (Pegawai) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Penonaktifan Supplier SELAIN Tipe 3 (Pegawai) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Pengaktifan Kembali Supplier Tipe 3 (Pegawai) | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Penambahan Informasi Supplier | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
| Penggabungan (Merge) Supplier | PER-58/PB/2013 | DOWNLOAD DISINI |
