Jalan Ir. H. Juanda No. 19, Jakarta Pusat

Perbaikan Data Supplier pada Kontrak Yang Sudah Terdaftar

Implementasi SAKTI pada seluruh Kementerian/Lembaga (K/L) nyatanya memang mempermudah penyelesaian beberapa permasalahan umum satuan kerja. Hal tersebut dikarenakan struktur data SAKTI dan SPAN yang lebih selaras daripada sistem aplikasi yang dipakai satker sebelumnya. Di antara struktur data yang selaras yang akan kita bahas adalah struktur pada modul komitmen yakni pada data supplier dan kontrak.

Setiap data supplier dari SAKTI yang didaftarkan pada SPAN akan memiliki Nomor Register Supplier/NRS, dan hal inilah yang menjadi kunci identifikasi atau primary key dari data supplier. Struktur data supplier secara berjenjang dari yang paling tinggi ke yang terendah secara umum ada 3 tingkatan yakni supplier header, supplier address, dan supplier bank/pegawai/banyak penerima. Jika diupamakan, supplier header merupakan rumah, sedangkan supplier address adalah kamar-kamar di dalam rumah tersebut, lalu supplier bank/pegawai/banyak penerima adalah para penghuni kamar-kamar tadi.

Selanjutnya pada data kontrak pun demikian. Data kontrak yang direkam dari SAKTI dan didaftarkan pada SPAN akan memiliki Nomor Register Kontrak/NRK yang sifatnya juga sama seperti NRS. Namun demikian, struktur data kontrak memiliki tingkatan yang lebih banyak yakni terdapat 4 tingkatan berjenjang seperti contract header, contract line, payment schedule, dan distribution. Sama halnya perumpamaan pada supplier, header dari kontrak merupakan tanah dan halaman, contract line merupakan rumahnya, payment schedule merupakan kamar-kamar di dalam rumah, dan ditribution merupakan penghuni dari kamar-kamar tersebut.

Pada kesempatan kali ini kita akan membahas tentang perbaikan data supplier dalam kontrak yang sudah terdaftar di SPAN. Dikarenakan struktur datanya yang selaras antara SAKTI dan SPAN, maka kita akan membahasnya dari sisi SAKTI yang lebih familiar untuk dipahami satuan kerja.

Terdapat kasus yang mengharuskan satker melakukan perbaikan/penyesuaian data supplier pada kontrak yang sudah didaftarkan ke KPPN. Misalnya kekeliruan penulisan nomor rekening, kode bank, nama rekening, alamat supplier, dan beberapa hal lainnya. Apakah dimungkinkan melakukan penyesuaian/perbaikan/update data tersebut pada supplier yang ada di dalam kontrak? Jawabannya memungkinkan, dengan syarat bahwa NRS/header supplier tersebut tidak bisa berubah atau diganti. Dengan demikian, semua perubahan/perbaikan data supplier tersebut harus dilakukan di dalam NRS yang sama yang digunakan untuk mendaftarkan kontrak tersebut pertama kali.

Salah satu contoh kasusnya adalah kontrak dengan pembayaran bertermin yang pada pertengahan pelaksanaan pembayaran kontrak ternyata terdapat penyesuaian nomor rekening. Intinya nomor rekeningnya harus diubah di tengah jalan, baik itu permintaan dari rekanan, atau karena kekeliruan pendaftaran karena salah tulis nomor rekening. Nomor rekening ini merupakan data di dalam supplier bank yang tidak bisa diubah. Dengan demikian, apabila terjadi kekeliruan penulisan nomor rekening, atau jika dikehendaki adanya perubahan nomor rekening dalam data supplier, maka yang bisa dilakukan oleh satker adalah melakukan pendaftaran nomor rekening baru dengan cara merekam nomor rekening baru tersebut di dalam NRS yang sama. Setelah dilakukan perekaman nomor rekening di dalam NRS yang sama, kemudian satker harus mendaftarkan lagi nomor rekening tersebut ke KPPN sampai berhasil didaftarkan di SPAN. Atas pendaftaran nomor rekening di dalam NRS yang sama tersebut, baru kemudian satker dapat melakukan addendum data kontrak dari SAKTI untuk menyesuaikan data supplier di dalam contract header. Setelahnya, satker harus ajukan ADK addendum kontrak tersebut ke KPPN untuk dimutakhirkan datanya di SPAN.

Secara berurutan, satker dapat memahaminya dengan langkah-langkah sebagai berikut:

  1. Lakukan perekaman nomor rekening baru di dalam NRS yang sama dari aplikasi SAKTI yang digunakan untuk mendaftarkan kontrak pertama kali.
  2. Lakukan pendaftaran data supplier tersebut ke KPPN sampai berhasil.
  3. Lakukan addendum data kontrak pada SAKTI dengan mengeklik ubah pada kontrak, lalu isi nomor addendum dan pada bagian supplier di contract header agar dipilih ulang supplier dengan NRS yang sama namun nomor rekeningnya memakai nomor rekening yang baru.
  4. Simpan data kontrak dan lakukan pengiriman ADK addendum kontrak ke KPPN.

Seperti yang telah dibahas sebelumnya, harus dipastikan NRS pada karwas kontrak tidak berubah. Satker dapat mengeceknya dengan mencetak karwas kontrak di SAKTI sebelum addendum dan setelah addendum.

Hal tersebut kurang lebih sama untuk kasus-kasus yang lainnya misalnya kekeliruan data supplier address, kekeliruan pada kode bank, kode swift, dan mata uang.

Khusus untuk perbaikan nama rekening, maka hal tersebut tidak perlu dilakukan perekaman baris baru pada supplier bank, namun cukup dilakukan dengan perubahan data supplier bank yang nantinya akan mengasilkan ADK BCSU. Jika kasusnya hanya memerlukan ADK BCSU, maka satker tidak perlu melakukan addendum data kontrak karena data supplier nya tidak berbeda baris data dan masih menggunakan baris data supplier yang sama.

 

Setyoko Andra Veda

JF PTPN Mahir KPPN Jakarta I

Peta Situs   |  Email Kemenkeu   |   FAQ   |   Prasyarat   |   Hubungi Kami

Hak Cipta Direktorat Jenderal Perbendaharaan (DJPb) Kementerian Keuangan RI
Manajemen Portal DJPb - Gedung Djuanda I Lt. 9
Gedung Prijadi Praptosuhardo II Lt. 1 Jl. Lapangan Banteng Timur No. 2-4 Jakarta Pusat 10710
Call Center: 14090
Tel: 021-386.5130 Fax: 021-384.6402

IKUTI KAMI

 

PENGADUAN

 

Search