JAKARTA - Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan publik, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) Jakarta I menggelar pelatihan Service Excellence pada Rabu (19/03). Kegiatan yang berlangsung di Ruang Middle Office KPPN Jakarta I ini mengangkat tema "Standar Pelayanan Melalui Telepon" berdasarkan KEP-57/PB/2023. Acara ini menjadi momentum penting bagi seluruh pegawai, termasuk mahasiswa magang dan peserta PKL, untuk memahami dan menerapkan prinsip pelayanan terbaik.

Menyelami Esensi Pelayanan Prima

Acara dimulai dengan sesi Morning Call yang mencakup pembukaan, doa pagi, yel-yel semangat, penyampaian isu terkini, hingga arahan dari Kepala KPPN Jakarta I, Bapak Jamaluddin Ambo Dai. Sesi ini menjadi ajang bagi para pegawai untuk mendapatkan informasi terbaru sekaligus membangun semangat kebersamaan dalam memberikan layanan terbaik.

Pada sesi utama pelatihan, Ibu Retna Widyastuti membawakan materi terkait standar pelayanan melalui telepon. Melalui metode role play, dua peserta magang, Intan dan Safina, memerankan simulasi percakapan antara pegawai KPPN dan satuan kerja (Satker). Simulasi ini memberikan gambaran nyata tentang bagaimana cara menangani pertanyaan atau keluhan dari mitra kerja secara profesional dan empati.

Poin-Poin Penting dalam Pelayanan Melalui Telepon: Memperkenalkan diri dengan jelas. Menampilkan sikap profesional, termasuk berpakaian rapi dan tidak makan/minum saat melayani. Menggunakan etika berkomunikasi yang baik. Menerima dan menjawab telepon dengan menyebutkan unit kerja, salam, nama, serta menawarkan bantuan. Mendengarkan dengan empati dan mencatat kebutuhan penelepon. Memberikan solusi yang jelas dan mengakhiri dengan salam serta ucapan terima kasih. Sesi pelatihan ini juga menyoroti konsep smiling voice, yaitu berbicara dengan senyum yang dapat meningkatkan kesan ramah dan bersahabat dalam komunikasi via telepon. "Walaupun hanya berbicara melalui telepon, senyum tetap penting karena suara kita akan terdengar lebih ramah dan positif," ujar salah satu narasumber, Sdr. Canggih.

Menangani Keluhan dengan Profesionalisme

Dalam dunia pelayanan, keluhan dari mitra kerja adalah hal yang tidak terhindarkan. Oleh karena itu, dalam sesi ini juga dibahas strategi handling complaint menggunakan metode DETIK:

• Dengarkan keluhan tanpa menyela,

• Empati terhadap permasalahan yang disampaikan,

• Tenangkan diri dan pihak yang menyampaikan keluhan,

• Identifikasi masalah serta cari solusi terbaik,

• Komitmen untuk menyelesaikan permasalahan dengan profesional.

Bapak Jamaluddin menegaskan bahwa meskipun ada standar dalam pelayanan, fleksibilitas dalam menangani mitra kerja tetap diperlukan tanpa mengabaikan prinsip pelayanan prima. Ia juga mengingatkan pentingnya kehadiran penuh seluruh pegawai dalam setiap kegiatan internal serta kepatuhan terhadap kode etik, terutama menjelang libur panjang Lebaran.

Pesan Penutup: Integritas dan Semangat Pelayanan

Menutup acara, Kepala KPPN Jakarta I menyampaikan pesan inspiratif, "Apa yang mungkin tidak ideal di mata kita, justru bisa ideal di mata Tuhan." Ia berharap seluruh pegawai terus bersemangat dalam bekerja, menjaga integritas, serta memberikan pelayanan terbaik bagi mitra kerja. Dengan pelatihan ini, diharapkan standar pelayanan KPPN Jakarta I semakin meningkat dan memberikan dampak positif bagi semua pihak.

Pelatihan Service Excellence ini bukan sekadar teori, tetapi langkah nyata dalam menciptakan budaya pelayanan yang prima. Mari terus tingkatkan kualitas layanan dan menjadi bagian dari perubahan positif!

***

KPPN Jakarta I, IHSAN !!!
Inovatif, Harmonis, Sigap, Akuntabel, Nyaman