Oleh: Muhamad Solikhin (Kepala Seksi Verifikasi, Akuntansi, dan Kepatuhan Internal, KPPN Purwakarta)
Mungkin judul di atas terkesan aneh dan menggelitik bagi sebagian besar pegawai Kementerian Keuangan. Hal tersebut karena masing-masing pegawai sudah terbiasa dan dibiasakan dengan budaya clean desk melalui penataan serta perawatan rutin atas ruang kantor, meja kerja, dan dokumen kerja. Penerapan budaya clean desk merupakan cerminan salah satu program budaya Kementerian Keuangan, yaitu Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, dan Rajin (sering disingkat 5R). Program 5R bertujuan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman guna peningkatan etos kerja dan semangat berkarya. Lalu bagaimana perkembangan budaya clean desk dalam transformasi digital yang sedang berjalan secara adaptif?
Kementerian Keuangan telah membangun super apps Satu Kemenkeu yang merupakan ekosistem yang mengintegrasikan ragam aplikasi dan teknologi informasi yang digunakan pegawai dalam mendukung berbagai pelayanan ke stakeholders maupun untuk kebutuhan internal institusi. Salah satunya adalah aplikasi Naskah Dinas Elektronik yang disingkat Nadine. Aplikasi ini merupakan sistem pengelolaan naskah dinas yang dapat diakses dengan intranet dan internet melalui PC desktop, laptop, maupun smartphone. Perkembangan aplikasi Nadine hingga saat ini telah mengakomodir tata naskah dinas, tata kelola pengarsipan elektronik, penggunaan digital signature, dan penerapan Multi Factor Authentication di lingkungan Kementerian Keuangan.
Transformasi teknologi informasi memacu perkembangan nilai, etika, budaya dan perilaku yang mengarah new thinking or work secara adaptif, dinamis, efektif, efisien dan produktif. Salah satu nilai dasar Aparatur Sipil Negara (ASN) adalah memberikan layanan kepada publik secara jujur, tanggap, cepat, tepat, akurat, berdaya guna, berhasil guna, dan santun. Nilai ASN tersebut juga selaras dengan pelaksanaan nilai Integritas, Profesionalisme, Sinergi, Pelayanan, dan Kesempurnaan di Kementerian Keuangan. Hal tersebut menjadi pedoman bagi pegawai dalam menjalankan perannya sebagai brainware, yang mendukung penyelesaian tugas dan pekerjaan yang diemban.
Apalagi telah diatur pola kerja pegawai yang mengarah pada Activity Based Workplace (ABW), Flexible Working Space (FWS), dan Flexible Working Hour (FWH). Pelaksanaan pola kerja tersebut diselaraskan dengan dengan memaksimalkan sarana dan perangkat teknologi informasi serta komunikasi yang tersedia, guna mendukung produktivitas pegawai di mana pun berada. ABW diimplementasikan dengan mengedepankan tema Fresh Office, yang salah satunya menekankan prinsip Clean Desk, yaitu setiap meja kerja tertata rapi dan bersih, sehingga memberikan kenyamanan bagi siapapun pegawai yang menggunakan.
Bila kita ingat kembali, dulu pekerjaan pegawai lebih didominasi dengan penggunaan kertas dan bersifat klerikal. Bahkan pimpinan sepintas menilai tingkat penyelesaian pekerjaan dari ada tidaknya tumpukan berkas/dokumen kerja di masing-masing meja kerja pegawai. Membaca peraturan terbaru pun harus menunggu kiriman faksimile terbaru, kemudian mencari dalam tumpukan buku kumpulan peraturan-peraturan di rak pustaka, bahkan bertanya pada pegawai senior yang hafal peraturan-peraturan saat itu.
Namun, sejalan dengan perkembangan zaman dan dinamika organisasi, meja kerja pegawai sekarang lebih didominasi PC desktop, laptop dan printer saja. Pencarian berbagai peraturan pun dapat diunduh melalui File Transfer Protocol (FTP) yang disediakan DJPb saat itu. Sejak implementasi super apps Satu Kemenkeu, berbagai software aplikasi Kemenkeu memang dirasakan memberi dampak dan manfaat pada tugas dan pekerjaan sehingga makin paperless, lebih efisien dalam penggunaan alat tulis kantor (ATK), dan mengedepankan output berupa Arsip Data Komputer (ADK), Portable Document File (PDF), maupun file extension lainnya.
Apalagi Kementerian Keuangan telah membekali setiap pegawainya dengan Collaboration Tools, yang mampu mendukung pekerjaan perkantoran dan mengakomodasi kebutuhan pola kerja tim sesuai peran yang diemban masing-masing. Namun, apakah cukup untuk menilai keberhasilan clean desk dari yang tampak secara fisik di meja kerja di kantor saja?
Aplikasi Nadine sudah familiar digunakan untuk mewadahi sarana meja kerja digital maupun tempat pengarsipan digital sehari-hari. Meja kerja digital yang dimaksud telah mengklasifikasikan jenis naskah dinas digital sesuai alurnya ke dalam Surat Masuk, Disposisi, dan Konsep sesuai dengan level kewenangan yang dimiliki pegawai. Proses penomoran naskah dinas dan tanda tangan elektronik sangat mudah dilakukan, bahkan dapat dicek keasliannya melalui scan QR Code. Bahkan setiap naskah dinas dapat dipantau Detail Metadata, Riwayat Konsep, Riwayat Naskah Dinas, Riwayat Disposisi, dan Tindak Lanjut Disposisi. Jadi setiap pejabat, pegawai, dan sekretaris dapat mengawal dan memantau penyelesaian konsep naskah dinas maupun disposisi telah sampai ke siapa saja. Namun, apakah esensi dari tujuan digitalisasi tersebut hanya cukup sampai di situ?
Problematika yang sering kali ditemukan adalah masih banyak pegawai yang jarang membuka naskah dinas terutama di Surat Masuk dan Disposisi, sehingga kian hari kian menumpuk di menu Mejaku karena berbagai kesibukan. Ada yang statusnya belum dibaca dan ada juga statusnya sudah dibaca. Seolah-olah belum ada respons dan tindak lanjut. Pegawai lebih dominan membuka aplikasi Nadine saat menyusun konsep naskah dinas untuk kepentingan surat keluar. Selaras dengan implementasi Program Budaya Kementerian Keuangan yang pertama yaitu Satu Informasi Setiap Hari, maka perlu kesadaran dan kebiasaan di tingkat pelaksana untuk membuka, membaca, dan mengarsipkan surat masuk dan disposisi masuk di menu Mejaku pada Aplikasi Nadine secara konsisten.
Tentu ini menjadi sebuah tantangan bagi pegawai dari berbagai lintas generasi yang kurang minatnya dalam membaca informasi yang diterima di disposisi masuk. Padahal, kebiasaan merespons, membaca, dan mengarsipkan naskah dinas yang diterima di Nadine, merupakan pijakan awal pegawai untuk terlibat langsung dalam implementasi Learning Organization di lingkungan Kementerian Keuangan. Saat ini, peran atasan langsung tetap dibutuhkan dalam menjembatani serta mengedukasi akan pentingnya tata kelola naskah kedinasan kepada bawahannya melalui coaching dan counseling.
Bagi para pejabat, tentunya intensitas membuka Aplikasi Nadine frekuensinya lebih sering dibanding pelaksana, dikarenakan memiliki tanggung jawab untuk mendisposisi surat-surat yang masuk maupun menyetujui dan menandatangani naskah dinas keluar secara elektronik. Berkaca pada implementasi Program Budaya Kementerian Keuangan yang keempat yaitu Rencanakan, Kerjakan, Monitor, dan Tindaklanjuti, tentunya tantangan yang dihadapi para pejabat dalam mendisposisi surat masuk kepada bawahannya adalah responsivitas dan penentuan petunjuk disposisi yang akan diberikan. Misalnya: Selesaikan Sesuai Dengan Ketentuan Yang Berlaku, Untuk Perhatian, Untuk Diketahui, dan lain sebagainya.
Penentuan ini sangat tergantung dari tingkat pemahaman, penafsiran, dan interpretasi pembacanya atas maksud, urgensi, dan isi naskah dinas tersebut. Hal tersebut menjadi dasar pengambilan keputusan para pimpinan selanjutnya, dalam menentukan arahan, instruksi atau disposisi apa yang harus dipilih. Setidaknya meminimalisir frekuensi salah alamat tujuan disposisi pada lingkup instansi vertikal di bawahnya maupun kepada pegawai bawahannya.
Dengan komitmen tetap mempertahankan predikat ISO 9001:2015 yang telah dicapai sebelumnya, tentunya setiap pegawai dapat berinisiasi pola pengarsipan naskah dinas secara digital. Melalui optimalisasi dukungan One Drive dan aplikasi Microsoft Teams, pegawai dapat menyimpan dan men-database berbagai pustaka peraturan maupun filing hasil pekerjaannya secara digital.
Sejalan dengan peningkatan efisiensi dari pendokumentasian output pekerjaan secara paperless, maka terminimalisir penumpukan berkas arsip di meja kerja, rak, filing cabinet, bahkan di lemari arsip aktif maupun ruang arsip inaktif. Dengan memanfaatkan ruang-ruang kosong tersebut, maka tercipta efektivitas atas space baru yang dapat dimanfaatkan untuk mengakomodir penambahan ruang kerja, area fresh office, area PUG, ruang kolaborasi, media center, bahkan ruang inovasi.
Mengaktualisasi nilai-nilai INTRESS (Integrity, Teamwork, Responsive, Elaborative, Smart, and Service) secara riil bagi pegawai DJPb dapat dimulai dari diri sendiri dan meja kerja digitalnya. Bermula dengan membuka dan menggunakan aplikasi Nadine secara rutin dan konsisten, tentunya sangat berguna dalam memperbarui informasi terkini, mengasah cakrawala pemahaman, membentuk mindset, melatih respons, dan menciptakan added value bagi pegawai, agar mampu menyelaraskan dirinya secara adaptif dengan berbagai dinamika dan perubahan terkini.
Bila sudah mengetahui manfaatnya, tentunya setiap pegawai akan terpacu menemukan pola kerja yang tepat dan sesuai secara cerdas, efektif, efisien, serta kolaboratif, dalam menjawab dan menindaklanjuti naskah dinas yang masuk. Pegawai yang kaya berbagai pengetahuan dan informasi terkini, tentunya bermanfaat pada kemudahan, kecepatan, keakuratan, transparansi pada layanan yang diberikan, serta kualitas output yang dihasilkan kepada para pemangku kepentingan. Kepuasan stakeholders tetap menjadi prioritas utama atas layanan yang diberikan.
Meskipun terbiasa berkendara hingga menekan tuas persneling gigi empat hingga fokus melihat ke depan tanpa menoleh sedikit pun, ada baiknya sesekali kita menurunkan gigi satu untuk melambatkan kecepatan bahkan berhenti sejenak untuk memantau situasi jalanan di sekeliling kita secara seksama. Kita perlu mengevaluasi dan mereviu sejenak, apakah yang kita kerjakan sudah sejalan dan sesuai dengan arah dan roadmap yang organisasi harapkan.
Perlu kita sadari perubahan itu sering kali dimulai dari hal-hal kecil, tetapi tak disangka berdampak besar dan nyata di masa depan. Bermula hanya dari manajemen tata kelola naskah dinas dan tata kelola arsip secara digital saja dapat berdampak secara multiplier effect terhadap kontribusi dan peran kita dalam learning organization, pengamalan nilai-nilai organisasi, dan terlibat dalam transformasi organisasi yang sedang berjalan. Berawal dari jarimu, akan nampak semua di layar gadget-mu. Satu Kemenkeu, untuk Kemenkeu Satu.
Disclaimer: Tulisan ini merupakan opini pribadi penulis dan tidak mewakili pandangan organisasi
