Tingginya tuntutan masyarakat akan terwujudnya birokrasi yang transparan, akuntabel, serta bebas dari Korupsi, Kolusi, dan Nepotisme (KKN) mengakibatkan reformasi birokrasi merupakan hal yang harus dilakukan oleh instansi Pemerintah. Reformasi birokrasi merupakan langkah awal untuk melakukan penataan sistem penyelenggaraan pemerintah yang baik, efektif dan efisien, sehingga dapat melayani masyarakat secara cepat tepat dan profesional.
DJPb sebagai unit eselon I Kementerian Keuangan saat ini mempunyai 181 KPPN yang tersebar di seluruh Indonesia. Keberadaan jumlah kantor vertikal yang demikian banyak ini mendorong DJPb untuk meningkatkan pelayanannya kepada stakeholders. Peningkatan pelayanan ini diberikan agar stakeholder tetap percaya bahwa DJPb yakni KPPN yang akuntabel dan profesional dalam melaksanakan tugas-tugas perbendaharaan negara sesuai dengan SOP dan peraturan yang ada. Selain itu DJPb juga tetap menjaga komitmen untuk selalu menerapkan zero tolerance terhadap segala bentuk tindakan KKN dalam pelaksanaan tugas termasuk pemberian layanan kepada stakeholders.
Organisasi Modern dan Fit for Purpose
Organisasi yang modern dan fit for purpose tercermin dengan adanya perilaku anggota organisasi yang memiliki komitmen kuat terhadap organisasi, hubungan yang harmonis di antara setiap anggota organisasi, serta motivasi dan etos kerja yang tinggi. Organisasi kondusif dapat tercipta jika beberapa faktor berikut dapat berjalan dengan baik, antara lain adanya rencana dalam pelaksanaan kegiatannya, dan terdapat pola komunikasi dan hubungan-hubungan dalam interaksi antar personal yang mempengaruhi suasana kerja. Dengan organisasi yang kondusif, pencapaian tujuan organisasi akan berjalan dengan baik.
Sejalan dengan hal tersebut, terdapat tiga alat yang telah ditetapkan oleh DJPb yang diperuntukkan bagi kantor vertikalnya (Kanwil DJPb dan KPPN) untuk mencapai Organisasi yang modern dan fit for purpose, yakni Penerapan Strategy Focused Organization (SFO), Pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM dan Penerapan SMM ISO 9001 : 2015. Mengapa demikian? Mari kita bahas satu persatu.
- Penerapan Strategy Focused Organization
Dalam rangka mendorong komitmen pimpinan dan seluruh pegawai terhadap pelaksanaan pengelolaan kinerja di masing-masing unit lingkup DJPb, telah disampaikan matriks langkah-langkah peningkatan kualitas pengelolaan kinerja.
Langkah-langkah peningkatan kualitas pengelolaan kinerja dimaksud merupakan panduan bagi unit kerja lingkup DJPb untuk melaksanakan action plan yang implementatif berdasarkan lima prinsip SFO, yaitu menggerakkan perubahan melalui peran kepemimpinan, menerjemahkan strategi ke dalam kerangka operasional, menyelaraskan organisasi dengan strategi, cara memotivasi untuk menjadikan strategi sebagai tugas seluruh pegawai, dan menjadikan strategi sebagai proses perbaikan yang berkelanjutan.
Dengan diterapkannya SFO diharapkan mindset dan komitmen para pegawai, khususnya top management bahwa pengelolaan kinerja adalah bagian dari strategic management, bukan hanya administrasi untuk mendokumentasikan semua kegiatan yang dilakukan. Secara proaktif juga merupakan dampak dari pelaksanaan kegiatan tersebut dan identifikasi kegiatan apa saja yang belum dilaksanakan sehingga bisa direncanakan untuk dilaksanakan agar dapat mendukung proses pencapaian strategis organisasi masing-masing dalam kerangka pengelolaan organisasi yang berfokus pada strategi.
- Pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM
DJPb saat ini mempunyai 181 KPPN yang tersebar di seluruh Indonesia. Keberadaan jumlah kantor vertikal yang demikian banyak ini mendorong DJPb untuk meningkatkan pelayanannya kepada stakeholder. Peningkatan pelayanan ini diberikan agar stakeholder tetap percaya bahwa DJPb yakni KPPN yang akuntabel dan profesional dalam melaksanakan tugas-tugas perbendaharaan negara. Selain itu DJPb juga tetap menjaga komitmen untuk selalu menerapkan zero tolerance terhadap segala bentuk tindakan KKN dalam pelaksanaan tugas termasuk pemberian layanan kepada stakeholder. Oleh karena itu, perlu dilakukan akselerasi pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM pada KPPN di lingkungan DJPb secara bertahap, sebagai upaya konkret dalam rangka meningkatkan kualitas reformasi birokrasi di DJPb.
Sejalan dengan hal tersebut, maka diterbitkanlah Keputusan Direktur Jenderal Perbendaharaan No KEP-814/PB/2016 yang mengatur tentang Pedoman Akselerasi Pembangunan Zona Integritas Menuju WBK dan WBBM pada KPPN. Selanjutnya penerbitan Surat Direktur Jenderal Perbendaharaan nomor S-1252/PB/2017 tanggal 21 Januari 2017, hal Penetapan KPPN yang melaksanakan Akselerasi Pembangunan Zona Integritas di lingkungan DJPb, merupakan langkah lanjutan untuk melaksanakan pembangunan Zona Integritas menuju WBK/WBBM di Lingkungan DJPb.
Terdapat beberapa kegiatan yang harus dilakukan, yakni mulai dari pembekalan terhadap pegawai, pembentukan tim kerja, persiapan sarana, dan prasarana pendukung serta pencanangan kepada stakeholder layanan. Selain itu terdapat pemenuhan dokumen yang dipersyaratkan dalam program ini yang tersaji dalam enam faktor pengungkit yaitu :
- Manajemen Perubahan;
- Penataan Tatalaksana;
- Penataan Sistem Manajemen SDM;
- Penguatan Akuntabilitas Kinerja;
- Penguatan Pengawasan;
- Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik.
Ketercapaian pemenuhan dokumen pembangunan Zona Integritas Menuju WBK/WBBM memang bukan jaminan bagi tercapainya institusi yang konsisten pada prinsip integritas dan melayani, namun ini adalah awal bukti komitmen institusi pada prinsip-prinsip tersebut yang perlu terus dijaga dan ditingkatkan kualitasnya.
Banyak manfaat yang dirasakan setelah Pembangunan Zona Integritas pada KPPN, antara lain :
- Meningkatnya komitmen para pegawai KPPN dalam melaksanakan tugas sesuai SOP dan Kode Etik; dan memberikan pelayanan yang bebas korupsi dan bersih melayani;
- Menjadi alat untuk menginternalisasikan nilai-nilai budaya anti korupsi dan pengendalian gratifikasi;
- Meningkatnya kesadaran akan pentingnya tertib administrasi dokumen dalam pelaksanaan tugas untuk menghindari permasalahan dan/atau temuan baik yang merugikan negara ataupun yang tidak merugikan negara di kemudian hari;
- Menjadi alat bagi KPPN dalam melakukan perbaikan demi peningkatan kepuasan pengguna layanan;
- Meningkatnya citra dan kredibilitas KPPN di mata para pemangku kepentingan.
- Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2015
Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001 : 2015 adalah sebagai langkah strategis menuju organisasi modern dengan standar kualitas layanan internasional. Proses penjaminan mutu pada KPPN melalui penerapan SMM ISO 9001:2015 merupakan suatu kegiatan mandiri yang dilaksanakan oleh KPPN yang dirancang, dijalankan, dan diperbaiki secara berkesinambungan untuk menghasilkan layanan yang sesuai dengan harapan mitra kerja dan standar internasional, serta dituntut untuk terus menerus meningkatkan kualitas layanan sejalan dengan meningkatnya kebutuhan terhadap pengelolaan administrasi publik yang baik. Dari sini KPPN dituntut untuk bisa membuat dan melaksanakan pedoman mutu, kebijakan mutu dan konteks organisasi. Dan di setiap akhir periode KPPN akan menguji apakah pelaksanaan kegiatannya telah sesuai dengan pedoman mutu yang telah dia buat.
Dari penerapan ISO 9001:2015 didapat beberapa manfaat :
- Memenuhi standar Quality Assurance Reformasi Birokrasi
- Memberikan gambaran celah kesalahan (fraud) yg ada dalam sistem dan proses bisnis KPPN
- Peningkatan kualitas pelayanan pengelolaan negara, peningkatan efisiensi dan akuntabilitas
- Meningkatkan citra positif KPPN dan DJPb
- Meningkatkan kinerja di unit-unit KPPN, menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi & kerja secara sistematis
Benang Merah Penerapan Strategy Focused Organization (SFO), Pembangunan Zona Integritas dan SMM ISO 9001 : 2015
Dari penjelasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa ketiga alat tersebut dapat mendukung KPPN menuju organisasi yang modern dan fit for purpose sekaligus memiliki persamaan manfaat yaitu seperti:
- Menginginkan komitmen yang kuat di level pimpinan dan pegawai terkait manajemen strategi
Penerapan ketiga alat tersebut diharapkan dapat merubah mindset dan komitmen para pegawai, khususnya top management bahwa ketiga penugasan ini adalah bagian dari strategic management bukan hanya pemenuhan administrasi akibat diterbitkannya suatu aturan Kepala KPPN agar memiliki cara pandang yang menyeluruh (helicopter view) dalam unit kerjanya, sehingga dapat memberikan arahan yang konkret dan komprehensif dalam pelaksanaan tugas unit kerjanya.
- Kesadaran terkait informasi yang terdokumentasi dengan baik
Praktik yang berjalan selama ini, ketika kita mau mencari informasi suatu dokumen kita harus membongkar dokumen arsip terlebih dahulu sehingga tidak efektif dan efisien. Selain itu, KPPN juga terkadang lupa untuk membuat dokumentasi terhadap kegiatannya, misal lupa untuk membuat notulen GKM atau membuat TOR dari pelaksanaan suatu kegiatan. Padahal dokumen tersebut dapat menjadi rujukan bagi pimpinan dalam mengambil keputusan selanjutnya. Penerapan ketiga alat tersebut ialah peningkatan kedisiplinan terhadap penyelesaian dokumen administrasi dan pendokumentasian yang lebih rapi dan sistematis. Tujuan akhirnya adalah meningkatkan kinerja di unit-unit KPPN, menciptakan budaya mutu, budaya disiplin, budaya tertib administrasi dan kerja secara sistematis.
- Titik poin dan ketergantungan lebih berada pada sistem daripada personil tertentu
Dengan menerapkan ketiga alat ini, KPPN dituntut untuk bisa merancang sebuah sistem, melaksanakannya dan melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan sistem tersebut. Jadi jika sistem yang dibangun telah berjalan dengan baik, apabila personil tersebut itu mutasi, maka KPPN tidak bergantung pada personil tersebut. Ini bisa sekaligus menjawab permasalahan klasik KPPN yakni kekurangan personil ataupun minimnya kapabilitas personil yang ada di KPPN
- Zero Defect Continuously dan Interested Parties Satisfaction
Pada era baru pengelolaan birokrasi, suatu organisasi tidak hanya dituntut untuk melaksanakan suatu kegiatan berdasarkan SOP tetapi juga bagaimana bisa membuat pengguna layanan kita menjadi puas. Dengan penerapan ketiga alat ini, KPPN dituntut untuk bisa bekerja sesuai SOP, memberikan kepuasan terhadap layanannya dan yang lebih penting saat ini ialah mengidentifikasi risiko yang bisa menghambat pelayanan serta pencapaian sasaran strategis dan menentukan tindakan mitigasi dan perbaikan secara terus menerus.
Oleh: Gema Otheliansyah, Kanwil DJPb Provinsi Sumatera Selatan
Disclaimer: “Tulisan ini merupakan opini pribadi penulis dan tidak mewakili pandangan instansi/organisasi manapun.