Liputan Study Visit ke Shared Service Centre Perth
Perth, perbendaharaan.go.id - Ada dua misi penting yang mengiringi perjalanan study visit ke Shared Service Centre, Department of Treasury and Finance (DTF), Western Australia pada awal April 2011. Pertama, mengambil pelajaran dari negara yang telah berhasil membangun sistem informasi manajemen keuangan yang terintegrasi berbasis ERP. Dan kedua, meningkatkan pengetahuan anggota tim teknis yang sehari-hari terlibat dalam pengembangan Sistem Perbendaharaan dan Anggaran Negara.

Study visit dipimpin oleh Agus Supriyanto, Dirjen Perbendaharaan dan diikuti oleh Paruli Lubis, Direktur Transformasi Perbendaharaan dan Sri Hartati, Kepala Pusintek. Turut mendampingi Theo Thomas, Task Team Leader dari World Bank Indonesia. Sementara itu, dari sisi teknis, lima pegawai dari Direktorat Transformasi Perbendaharaan mengikuti program staff placement sebagai rangkaian study visit, yakni Sudarto, Saiful Islam, Slamet Mulyono, Ingelia Puspita dan Dody Dharma Hutabarat. Kunjungan pejabat senior berlangsung selama 2 hari (4-5 April 2011) sedangkan staff placement berlangsung selama 5 hari (4-9 April 2011).

Sekilas tentang Shared Service Center
SSC merupakan unit DTF yang menjadi penyedia sistem informasi manajemen keuangan (system provider) kepada para agency (satker) yang menjadi mitra kerjanya pada tingkat negara bagian (state) Western Australia. Meski SSC menyediakan sistem dan infrastruktur, tanggung jawab terhadap seluruh aktivitas keuangan yang dilakukan tetap berada di tangan agency. Saat ini terdapat 55 agency yang telah menggunakan sistem yang disediakan SSC. Ke depannya, 22 agency akan bergabung dengan layanan SSC.

Komparasi SPAN dan SSC
Sebagai basis sistemnya, SSC menggunakan ERP Oracle Financials yang dikembangkan dengan menggunakan jasa pihak ketiga sebagai tenaga konsultasi. Dalam pengembangannya, SSC meminimalisasi customisasi terhadap standar Oracle (vanila version). Customisasi hanya dilakukan jika (i) melaksanakan perintah undang-undang, (ii) tidak memungkinkan melaksanakan proses bisnis versi standar Oracle ke dalam aktivitas agency dan DTF dan (iii) untuk memenuhi kebutuhan pemeriksaan. Pengalaman DTF WA menunjukkan bahwa dibutuhkan biaya yang sangat besar atas setiap customisasi yang dilakukan, baik pada masa pengembangan maupun pemeliharaan.

Meski rilis Oracle Financials yang akan digunakan SPAN lebih tinggi (r.12) dibandingkan dengan versi SSC (r.11), sistem SSC menggunakan modul Oracle Financials yang lebih lengkap. Modul Oracle Financials yang digunakan SSC antara lain Oracle Financial Analyser, Procure to Pay, iPayment, Asset Management, Order to Cash dan Record to Report.

Perbedaan lainnya adalah akses terhadap sistem, di mana akses SPAN hanya terbatas pada Ditjen Perbendaharaan, Ditjen Anggaran dan satker pengelola BA-BUN pada Kantor Pusat Kementerian Keuangan. Untuk satker lainnya, akan digunakan aplikasi Sistem Aplikasi Keuangan Tingkat Instansi (SAKTI) yang akan menjadi data feeder bagi SPAN. Sementara itu, SSC memberikan akses langsung ke dalam sistem kepada seluruh pengelola keuangan agency, termasuk para pegawai di setiap agency meski dengan akses menu yang terbatas. Selain dukungan infrastruktur telekomunikasi data, luasnya cakupan pemberian akses tersebut didukung dengan lengkapnya modul Oracle Financials yang dipakai.

Melihat lebih dekat
Dalam kunjungan tersebut, para peserta berkesempatan untuk meninjau langsung operasional SSC sehari-hari mulai dari aktivitas pembayaran, penerbitan tagihan kepada pihak ketiga atas nama agency, rekonsiliasi data transaksi dengan perbankan hingga aktivitas pelaporan. Termasuk melihat Service Desk Centre yang membantu agency, pegawai dan supplier dalam penggunaan sistem SSC.

Dalam aktivitas staff placement, peserta juga berkesempatan untuk berkunjung dan berdiskusi langsung dengan Department of Culture and Art (DCA) Western Australia, salah satu agency yang menggunakan layanan SSC. Dari diskusi ini, para peserta dapat memperoleh aspek lain penerapan sistem dari sisi agency. Dua aspek utama yang diangkat oleh DCA dalam diskusi adalah ketatnya jadwal waktu implementasi sejak keputusan bergabung dengan layanan SSC hingga saat implementasiserta berkurangnya kontrol agency terhadap pelaporan.

Di sela-sela aktivitas, rombongan juga berkesempatan bertemu muka dengan pegawai Kementerian Keuangan yang sedang menjalani tugas belajar di beberapa perguruan tinggi di Kota Perth. Selama study visit, rombongan memperoleh bantuan dari Konsulat Jenderal RI di Perth.

Meski dalam waktu yang terbatas, banyak pelajaran berharga yang diperoleh dari kunjungan ke SSC DTF WA. Hasil lengkap dari study visit ini akan dipaparkan pada workshop yang akan digelar pada awal Mei 2011. Study visit dan workshop ini diselenggarakan dengan dukungan dari World Bank dan Australia-Indonesia Partnership.

Oleh: Dody Dharma Hutabarat