Efisiensi Alur Pengajuan SPM Jenis Gaji
Ditulis oleh pegawai OJT KPPN Jakarta II
1. Yuni Cahya Pertiwi
2. Ana Khalimatussa’Diyah
3. Mega Ichlasul Rohmah
4. Muhammad Dimas Syafi’i
Sebagai unit vertikal Direktorat Jenderal Perbendaharaan yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Kantor Wilayah, Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) melaksanakan kewenangan perbendaharaan dan Bendahara Umum Negara (BUN), penyaluran pembiayaan atas beban anggaran, serta penatausahaan penerimaan dan pengeluaran anggaran melalui dan dari kas negara berdasarkan peraturan perundang-undangan. Dalam menjalankan tugas dan fungsinya, tentu Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara (KPPN) sering menemukan permasalahan berkaitan dengan pemberian pelayanan kepada satuan kerja sebagai mitra kerjanya. Permasalahan yang paling sering terjadi yaitu terkait penolakan Surat Perintah Membayar (SPM). Penolakan SPM terjadi dikarenakan beberapa alasan diantaranya, ketidaklengkapan dokumen pendukung SPM, adanya kesalahan di dalam SPM seperti kesalahan penulisan akun ataupun uraian, kekurangan pagu, kegagalan pada saat unggah ADK atau ADK belum di inject, ataupun kesalahan format dokumen pendukung.
Terdapat banyak jenis SPM yang diproses di KPPN. Salah satu jenis SPM adalah SPM Langsung untuk mencairkan gaji para PNS. Ada dua jenis yaitu SPM Gaji dan SPM Non Gaji. Perbedaan pengajuan SPM Gaji dan Non Gaji terletak pada tahap rekonsiliasi database satuan kerja dengan database KPPN terkait informasi gaji pegawai satuan kerja yang bersangkutan, sehingga sebelum mengajukan SPM ke KPPN, satuan kerja harus melakukan rekonsiliasi dengan KPPN terlebih dahulu di setiap bulannya. Alur pengajuan SPM Gaji ke KPPN berubah seiringi berjalannya waktu dimana dulu petugas front office baru melakukan tahapan rekonsiliasi gaji ketika petugas satuan kerja telah mengajukan SPM. Hal tersebut setelah dievaluasi merupakan inefisiensi waktu dikarenakan belum tentu adk gaji yang diserahkan petugas satuan kerja telah lengkap dan sesuai serta rekonsiliasi berhasil, namun juga banyak rekonsiliasi yang tertolak disebabkan adk yang tidak lengkap. Gaji yang belum direkonsiliasi dengan database KPPN tidak bisa dilanjutkan pengajuan SPM nya dan petugas satuan kerja harus kembali ke kantor untuk memperbaiki adk gaji tersebut agar dilakukan rekonsiliasi ulang kembali.
Inefisiensi tersebut dipecahkan dengan solusi rekonsiliasi gaji bisa dilakukan tanpa langsung datang ke KPPN yaitu dengan cara mengirimkan adk gaji beserta adk data pendukung lainnya ke email KPPN yang bersangkutan, lalu pihak KPPN pun melakukan rekonsiliasi gaji tersebut dan selanjutkan KPPN memberitahukan kepada satuan kerja yang bersangkutan melalui balasan email bahwa jika rekonsiliasi telah berhasil dapat mengajukan SPM nya ke KPPN untuk dilakukan proses selanjutnya dan jika rekonsiliasi nya tertolak, pihak KPPN memberitahukan alasan penolakan dalam file dokumen yang diunduh melalui aplikasi rekonsiliasi dan memberikan arahan yang harus dilakukan satuan kerja untuk menyempurnakan rekonsiliasi tersebut. Solusi tersebut memberikan efisiensi waktu kepada satuan kerja sehingga tidak perlu bolak-balik dari kantor satuan kerja ke KPPN untuk menyampaikan melengkapi dokumen pendukung jika terjadi penolakan karena alasan belum melakukan rekonsiliasi.
Inovasi kebijakan yang diberlakukan untuk pengajuan SPM gaji tersebut sangat memberikan kemudahan juga kepada KPPN yaitu mengurangi lamanya waktu proses di front office KPPN dan akan secara langsung berdampak kepada pengurangan panjangnya antrian satuan kerja di front office. Proses yang dilakukan di front office menjadi lebih singkat dengan hanya melakukan pengujian SPM dan konversi bagi satuan kerja yang masih menggunakan aplikasi SAS, dan hanya pengujian SPM bagi satuan kerja yang telah menggunakan aplikasi SAKTI.
Inovasi itu pun dilatar belakangi oleh aturan waktu yang harus dipatuhi oleh satuan kerja terkait pengajuan SPM jenis gaji sesuai PMK 190 tahun 2012 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara pasal 59 ayat (6) yang berbunyi “SPM-LS untuk pembayaran gaji induk disampaikan kepada KPPN paling lambat tanggal 15 sebelum bulan pembayaran.”dan ayat (7) yang berbunyi “Dalam hal tanggal 15 sebagaimana dimaksud pada ayat (6) merupakan hari libur atau hari yang dinyatakan libur, penyampaian SPM-LS untuk pembayaran gaji induk kepada KPPN dilakukan paling lambat 1 (satu) hari kerja sebelum tanggal 15.” sehingga dapat memenuhi urgensi gaji sebagai alat kesejahteraan para PNS untuk dipenuhi dengan sebaik-baiknya.
