Aplikasi ESPM Atasi Inefisiensi Waktu Dan Tenaga Pengantaran Dokumen SPM
Ditulis oleh pegawai OJT KPPN Jakarta II
-
Al Ghony Unggul Prasetyo
-
Lolita Widyasti
-
Niken Yolanda
-
Sabila Ali Fitriyah
Sistem pelayanan yang diberikan oleh KPPN identik dengan pelayanan tatap muka terutama dalam mekanisme penyampaian dokumen SPM satker kepada KPPN untuk proses pencairan dana. Perwakilan dari satker datang membawa KIPS untuk menganarkan dokumen SPM langsung kepada KPPN. Layanan tatap muka ini mempermudah koordinasi antara satker dengan KPPN apabila terdapat kesalahan dalam dokumen SPM. Bagi satker yang jarak kantornya relatif dekat dengan KPPN, layanan tatap muka dapat dilakukan dengan mudah. Namun layanan tatap muka ini dapat dinilai kurang efektif bagi satker yang jarak kantornya cukup jauh dari KPPN karena satker perlu menempuh perjalanan yang cukup jauh untuk mengantarkan dokumen SPM ke KPPN. Terlebih lagi jika terdapat dokumen pendukung yang tidak sesuai dan/atau kurang, petugas satker harus kembali lagi ke kantornya untuk memperbaiki dokumen yang salah dan/atau mengambil dokumen yang kurang.
Untuk mengatasi inefisiensi waktu dan tenaga bagi beberapa satker dalam mengantarkan dokumen SPM secara langsung kepada KPPN, Ditjen Perbendaharaan Kementerian Keuangan RI telah mengembangkan sistem Aplikasi eSPM. Aplikasi eSPM merupakan sistem penyampaian ADK dan dokumen melalui jaringan internet dan tanpa tatap muka. Dengan adanya aplikasi eSPM, petugas satker tidak perlu lagi datang langsung ke KPPN untuk mengantarkan dokumen SPM. Aplikasi eSPM merupakan aplikasi berbasis web yang menjadi media perantara pengiriman ADK SPM, SPM Koreksi, RPD Harian, Kontrak, LPJ Bendahara, Gaji, serta softcopy dokumen lampirannya dari satker ke KPPN. Penggunaan aplikasi eSPM diharapkan dapat meningkatkan efisiensi KPPN dalam melakukan pelayanan.
Lalu, apakah aplikasi ini aman digunakan sebagai pengganti dokumen asli? Untuk masalah keamanan, Ditjen Perbendaharaan bekerjasama dengan Badan Siber dan Sandi Nasional (BSSN) untuk memulai penggunaan sertifikat elektronik sebagai pengganti tanda tangan basah dalam setiap dokumen dan ADK yang dikirim melalui aplikasi ini. Penggunaan sertifikat elektronik pada aplikasi eSPM sudah diatur dalam Peraturan Menteri Keuangan Nomor 177/PMK.05/2017 tentang Pelaksanaan Piloting Penerapan Tanda Tangan Elektronik dan Penyampaian Dokumen Elektronik melalui Aplikasi Surat Perintah Membayar Elektronik. Dengan penggunaan sertifikat elektronik sebagai pengganti tanda tangan basah pada aplikasi eSPM dapat dikatakan bahwa penggunaan aplikasi eSPM sudah aman digunakan dalam proses pelayanan. Hal ini karena sertfikat elektronik tersebut hanya dapat diterbitkan oleh BSSN selaku penyelenggara sertifikat elektronik melalui KPPN selaku Otoritas Pendaftaran Instansi Pemerintah.
Proses pemeriksaan SPM yang dikirim melalui aplikasi eSPM memiliki mekanisme yang sama dengan mekanisme pemeriksaan SPM existing. Hanya saja proses penyampaian dokumen SPM dan ADKnya berbeda. SPM yang disampaikan melalui aplikasi eSPM dapat dimonitor secara keseluruhan. Pegawai seksi pencairan dana dapat memonitor SPM mana saja yang telah dikonversi maupun yang telah diapprove. Selain itu, dalam aplikasi eSPM jumlah SPM yang masuk dapat dibatasi sesuai dengan batas waktu tertentu yang telah ditentukan. Adanya batas waktu pengiriman ini dapat secara otomatis menolak SPM yang masuk apabila pengirimannya lebih dari batas waktu yang telah ditentukan. Namun dalam proses pelaksanaannya masih dilakukan proses pencetakan dokumen SPM. Hal ini tidak sesuai dengan salah satu tujuan dikembangkannya aplikasi eSPM yaitu untuk mengurangi penggunaan kertas. Aplikasi ini telah dikembangkan dengan berbasis web sehingga seharusnya segala proses penyelesaian SPM dapat diselesaikan secara elektronik tanpa ada proses pencetakan. Oleh karena itu, perlu dilaksanakan evaluasi lebih lanjut terhadap proses penggunaan aplikasi eSPM agar proses penggunaan aplikasi eSPM lebih efektif dan sesuai dengan tujuan pengembangan aplikasi eSPM.