Oleh: Akhmad Fauzi

Pengelolaan keuangan merupakan salah satu aspek penting dalam menunjang kelancaran operasional suatu organisasi, baik di sektor swasta maupun sektor pemerintahan. Kas sebagai aset yang paling likuid memegang peranan strategis untuk digunakan secara langsung dalam membiayai berbagai kebutuhan sehingga pengelolaan kas harus dilakukan secara tertib, efisien, dan akuntabel.

Dalam praktiknya, terdapat berbagai kebutuhan kecil dan mendesak yang harus segera dipenuhi agar aktivitas organisasi tetap berjalan lancar. Untuk mengatasi hal tersebut, diperlukan suatu mekanisme pengelolaan kas yang sederhana namun tetap terkontrol. Di sektor swasta, mekanisme ini dikenal dengan istilah petty cash, yaitu dana kas kecil yang disediakan khusus untuk membiayai pengeluaran rutin bernilai relatif kecil.

Petty cash atau kas kecil, merupakan sejumlah uang tunai yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran kecil yang bersifat operasional dan rutin. Pengeluaran ini biasanya tidak memerlukan penggunaan metode pembayaran formal seperti transfer bank atau cek. Petty cash sering digunakan untuk membiayai kebutuhan operasional seperti pembelian alat tulis, konsumsi rapat, transportasi, dan kebutuhan mendadak lainnya. Tujuan utama dari petty cash yaitu memastikan pengeluaran kecil dapat dilakukan dengan cepat dan efisien tanpa harus melalui prosedur pengajuan dana yang kompleks. Dalam dunia bisnis, petty cash berperan penting dalam menjaga kelancaran aktivitas sehari-hari tanpa mengganggu alur keuangan utama perusahaan.

Pada sector pemerintah mengenal 2 mekanisme, antara lain mekanisme pembayaran LS (Langsung) yaitu pembayaran dari Kas Negara langsung ke pihak ketiga penerima hak (penyedia barang/jasa) serta mekanisme Uang Persediaan (UP).

Konsep pengelolaan dana operasional semacam petty cash juga diadopsi dalam pengelolaan keuangan sektor pemerintahan. Dalam konteks pemerintahan, mekanisme tersebut adalah Uang Persediaan (UP). Uang Persediaan (UP) adalah uang muka kerja yang dapat dimintakan penggantiannya (revolving) dalam jumlah tertentu dari Kuasa BUN (KPPN) yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran untuk membiayai kegiatan operasional sehari-hari Satuan Kerja atau membiayai pengeluaran yang menurut sifat dan tujuannya tidak mungkin dilakukan melalui mekanisme Pembayaran Langsung (LS) seperti pembelian BBM dan belanja-belanja lainnya untuk keperluan sehari-hari perkantoran, atau pembayaran lainnya yang berdasarkan pertimbangan efektifitas dan efisiensi harus dilakukan melalui Uang Persediaan (UP).

Perbedaan implementasi petty cash di private sector dengan implementasi mekanisme Uang Persediaan (UP) pada sektor pemerintah adalah konsep penggantian atau revolving pada Uang Persediaan. Revolving UP adalah proses pertanggungjawaban bendahara dengan mengajukan kembali UP yang telah terpakai. Mekanisme revolving UP merupakan penggantian dana di muka yang diberikan kepada Bendahara Pengeluaran Satuan Kerja di mana dana yang sudah terpakai untuk operasional sehari-hari akan "diputar" kembali, revolving UP dilakukan minimal sekali dalam sebulan setelah 50% UP terpakai, tujuannya agar dana dapat terus tersedia untuk operasional tanpa menunggu pencairan anggaran baru dan menjaga likuiditas kas negara. Selain revolving UP, Bendahara Pengeluaran juga bertanggungjawab dalam Penihilan Uang Persediaan (UP). Penihilan UP adalah proses mengosongkan saldo Kas Bendahara Pengeluaran di akhir tahun dengan mengembalikan sisa dana ke Kas Negara sebagai bagian dari pertanggungjawaban keuangan APBN.

Disamping Uang Persediaan (UP), Satuan Kerja dimungkinkan untuk menambah dana Uang Persediaan (UP) melalui mekanisme Tambahan Uang Persediaan (TUP). Mekanisme TUP (Tambahan Uang Persediaan) adalah proses pengajuan dana darurat oleh Satuan Kerja ke KPPN saat saldo Uang Persediaan (UP) tidak cukup untuk membiayai kegiatan mendesak yang tidak bisa ditunda atau dibayar melalui mekanisme langsung (LS)

Ketentuan terkait Uang Persediaan (UP) diatur dalam PMK 210/PMK.05/2022 tentang Tata Cara Pembayaran dalam Rangka Pelaksanaan APBN serta PMK Nomor 107 Tahun 2024 tentang Perubahan atas PMK 62 Tahun 2023 tentang Perencanaan Anggaran, Pelaksanaan Anggaran, serta Akuntansi dan Pelaporan Keuangan. Dalam PMK tersebut diatas, diterangkan terdapat 2 jenis sumber pendanaan Uang Persediaan (UP) yaitu dari Rupiah Murni (RM) dan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP), diatur pula proporsi UP adalah 60% Tunai dan 40% Kartu Kredit Pemerintah. Adapun, juga dijelaskan bahwa UP hanya dapat diberikan untuk pengeluaran Belanja Barang (52), Belanja Modal (53), dan Belanja Lain-Lain (58), kecuali diatur lain dalam langkah-langkah akhir tahun. Batas maksimal nilai Uang Persediaan (UP) yang dapat diajukan Satuan Kerja adalah sebagai berikut:

Untuk mendapatkan Uang Persediaan, Bendahara Pengeluaran di Satker terlebih dahulu harus mengajukan permohonan persetujuan Uang Persediaan kepada Kuasa BUN (KPPN) lingkup wilayah kerjanya. Bagi Satker di lingkup KPPN Jakarta 2, telah terbit Surat Kepala KPPN Jakarta 2 nomor S-7/KPN.1202/2026 hal Pengajuan Persediaan pada Awal Tahun Anggaran 2026, dalam surat tersebut dijelaskan secara rinci atas kewajiban yang perlu dipenuhi sebelum mengajukan permohonan persetujuan Uang Persediaan, diantaranya:

• UP dan TUP Tahun Anggaran 2025 telah nihil atau sisa dana UP/TUP telah disetor ke kas negara;
• Telah menyampaikan LPJ Bendahara bulan Desember 2025 dan menyelesaikan Rekonsiliasi Laporan Keuangan Tahun Anggaran 2025;
• KPA telah menetapkan SK Pejabat Pengelola Keuangan Satker Tahun 2026 atau menyampaikan Surat Pemberitahuan Tidak Ada Perubahan Pejabat Pengelola Keuangan dalam hal tidak terdapat pergantian pejabat pengelola keuangan ke KPPN;
• Bendahara Pengeluaran, Bendahara Penerimaan, dan Bendahara Pengeluaran Pembantu telah memiliki Sertifikat Kompetensi Bendahara (BNT);
• Pejabat Pembuat Komitmen dan Pejabat Penandatangan SPM telah memiliki Sertifikat Kompetensi PPK (PNT) dan PPSPM (SNT).

Untuk kelengkapan dokumen dan kewajiban lain, dapat dipedomani Surat Kepala KPPN Jakarta 2 Nomor S-7/KPN.1202/2026.

Persyaratan kewajiban dan dokumen yang diminta menunjukkan bahwa mekanisme pengajuan dan pengelolaan Uang Persediaan tidak hanya bersifat administratif, tetapi juga mencerminkan upaya pemerintah dalam menjaga keseimbangan antara fleksibilitas operasional dan akuntabilitas pengelolaan keuangan negara. Berbagai persyaratan dan dokumen yang harus dipenuhi sebelum persetujuan Uang Persediaan diberikan menunjukkan adanya sistem pengendalian internal yang ketat untuk meminimalkan risiko penyalahgunaan dana. Dengan demikian, Uang Persediaan bukan sekadar dana kas operasional, melainkan instrumen penting dalam mendukung tata kelola keuangan yang tertib, efektif, dan bertanggung jawab.

Berdasarkan keseluruhan pembahasan, pengelolaan kas operasional merupakan elemen strategis dalam menjamin keberlangsungan aktivitas organisasi, baik di sektor swasta maupun sektor pemerintahan. Kebutuhan dana yang bersifat rutin, kecil, dan mendesak menuntut adanya mekanisme pengelolaan yang tidak hanya fleksibel, tetapi juga memiliki pengendalian yang memadai.

Konsep petty cash di sektor swasta menunjukkan pentingnya ketersediaan kas operasional untuk mendukung efektivitas kegiatan sehari-hari. Prinsip tersebut kemudian diadaptasi dalam sektor pemerintahan melalui mekanisme Uang Persediaan (UP) yang diatur secara lebih komprehensif. Berbagai ketentuan, persyaratan, dan prosedur dalam pengelolaan UP mencerminkan komitmen pemerintah untuk memastikan bahwa fleksibilitas operasional tetap berjalan seiring dengan prinsip akuntabilitas dan transparansi keuangan negara.

Dengan demikian, Uang Persediaan memiliki peran yang besar tidak hanya berfungsi sebagai alat pembayaran operasional, tetapi juga sebagai instrumen pengendalian dalam sistem pengelolaan keuangan negara. Pengelolaan UP yang tertib dan sesuai ketentuan diharapkan mampu meningkatkan efektivitas pelaksanaan anggaran sekaligus mendukung terwujudnya tata kelola keuangan negara yang profesional, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.